Полное руководство по счетам Rigi24 — счета, акты приёма-передачи, оплаты и работа с бухгалтером

Rigi24 Счета — это не просто генератор PDF. Это связанный процесс для карточек клиентов, создания и отправки счетов, контроля оплат, работы с бухгалтером и документов, связанных со счётом. Для компаний в Грузии особенно полезны процессы запроса накладной (ზედნადები) и акта приёма‑передачи (მიღება–ჩაბარების აქტი).

Что именно делает Rigi24 Счета?

Задача модуля счетов Rigi24 — сохранить весь путь от клиента до оплаты и дальнейшей работы бухгалтера в одной системе. Вместо Excel для клиента, Word для счёта, отдельной папки для PDF, Telegram для отправки и ещё одного файла для статуса оплаты записи остаются связанными с одной коммерческой операцией.

1. Управление клиентом до создания счёта

При создании счёта можно выбрать существующего клиента или добавить нового. Имя человека или компании, контакты и нужные для документов данные сохраняются в карточке и повторно используются в следующих счетах.

2. Счёт от черновик до окончательного выпуска

Сначала документ можно подготовить как черновик и проверить до выпуска. В одном месте хранятся товары или услуги, количество, цена, описание, скидка, налог, срок оплаты и другие коммерческие данные. После подтверждения счёт готов к отправке, а его история остаётся в системе.

Каталог часто используемых товаров и услуг ускоряет повторное выставление счетов и снижает риск ошибок.

3. Профессиональный PDF, QR и безопасная публичная ссылка

Итоговый счёт формируется в профессиональном PDF с данными продавца и покупателя, позициями, итогами, реквизитами оплаты, примечаниями и, если настроено, логотипом, печатью и подписью. Безопасная публичная ссылка и QR позволяют клиенту посмотреть документ без доступа к закрытой панели компании.

Подробнее: Что такое онлайн‑фактурирование?

4. Отправка через Email, SMS и Telegram

После выпуска сотруднику не нужно скачивать файл и вручную повторять отправку в разных приложениях. модуль счетов Rigi24 поддерживает несколько каналов: Email для официальной передачи, SMS для быстрой ссылки и Telegram для компаний, которые постоянно общаются в мессенджере. Сам факт отправки остаётся связанным со счётом.

5. Оплаты, частичная оплата и задолженность

Работа со счётом не заканчивается его выпуском. Платежи можно фиксировать рядом с документом, чтобы видеть, сколько оплачено, сколько осталось и какие счета требуют дальнейшего контроля. Это особенно важно для списка должников и просроченных платежей.

6. Регулярные счета для повторяющихся услуг

Ежемесячная поддержка, подписка, аренда, ретейнер и другие повторяющиеся услуги не должны заставлять сотрудника каждый период вручную создавать один и тот же документ. модуль счетов Rigi24 организует регулярный процесс, сохраняя каждый выпущенный счёт отдельным и отслеживаемым.

Отдельное руководство: Автоматические ежемесячные и регулярные счета.

7. Рабочий процесс с бухгалтером

Важное отличие модуль счетов Rigi24 от простого PDF‑генератора в том, что процесс не заканчивается после счёта. Связанные документы и запросы можно передать в рабочий процесс бухгалтера, чтобы компания и бухгалтер использовали одни коммерческие данные и видели, что уже выполнено, а что ещё ожидает действия.

8. Запрос товарной накладной (ზედნადები) бухгалтеру

В Грузии для определённых операций и движения товара могут требоваться сасаколо накладная (სასაქონლო ზედნადები) или другие учётные/налоговые документы. В модуле счетов Rigi24 можно зафиксировать необходимость накладной, передать запрос бухгалтеру и отслеживать его статус.

Важно: Модуль счетов Rigi24 не заменяет официальный портал Revenue Service и профессиональную ответственность бухгалтера. Какой документ нужен для конкретной операции и как его официально зарегистрировать, определяется применимыми правилами. Официальный источник: Revenue Service Georgia — Accounting Documents.

9. Акт приёма‑передачи (მიღება–ჩაბარების აქტი)

მიღება–ჩაბარების აქტი широко используется в грузинской B2B‑практике для фиксации передачи и приёмки выполненной работы или услуги. В модуле счетов Rigi24 акт связан с конкретным счётом и создаётся на основе его данных, поэтому реквизиты сторон и описание услуги не нужно вводить заново.

После создания акт остаётся рядом со счётом и может быть отправлен соответствующей стороне. Прямая связь счёт → акт приёма-передачи особенно полезна компаниям, которым нужен понятный документальный след после завершения услуги.

10. История и операционный контроль

При росте числа счетов вопрос уже не только в том, создан ли PDF. Менеджеру важно знать, кто выпустил документ, был ли он отправлен, сколько оплачено, есть ли задача у бухгалтера и требуется ли дополнительный документ. Единая история снижает зависимость от памяти сотрудников и разрозненных сообщений.

Быстрое обучение: как выпустить первый счёт

1. Откройте модуль счетов Rigi24 и выберите или создайте клиента.
2. Создайте счёт и добавьте товары/услуги, количество, сумму, налог/скидку и срок.
3. Проверьте черновик и выпустите финальный документ.
4. Проверьте PDF и публичную ссылку.
5. Отправьте по подходящему каналу: Email, SMS или Telegram.
6. Регистрируйте поступающие платежи и контролируйте остаток.
7. При необходимости создайте запрос бухгалтеру/на накладную.
8. Если требуется, создайте акт приёма‑передачи из того же счёта и отправьте его.

Кому подходит модуль счетов Rigi24?

Сервисным компаниям, технической поддержке, агентствам, B2B‑отделам продаж, консультантам, подписочным бизнесам и компаниям с большим количеством ежемесячных счетов особенно полезен организованный процесс. Даже если официальная бухгалтерия ведётся в другой программе, Модуль счетов Rigi24 может быть операционным слоем между продажами, клиентом и бухгалтером.

Чем модуль счетов Rigi24 не является?

Модуль не предназначен для замены полноценной бухгалтерской системы или профессионального бухгалтера. Его главная задача — организовать коммерческий жизненный цикл счёта и связанных документов. Налоговые декларации, обязательный учёт и профессиональные решения должны соответствовать официальным правилам.

Связанные материалы Rigi24

• Модуль счетов Rigi24
• Онлайн‑счета без Word и Excel
• Автоматические регулярные счета
• Что должно уметь профессиональное ПО для счетов?
• CRM для малого бизнеса в Грузии

Итог

Rigi24 Счета не оставляет счёт отдельным файлом. Клиент, документ, отправка, оплата, бухгалтерская задача, запрос накладной и при необходимости акт приёма‑передачи остаются в одном отслеживаемом процессе. Для бизнеса, которому важны порядок и меньше разрозненных действий, эта связанность является главным преимуществом.

Посмотреть модуль модуль счетов Rigi24 и начать работу →