Rigi24 ინვოისები — ინვოისების, მიღება–ჩაბარების აქტებისა და ბუღალტერთან მუშაობის სრული გზამკვლევი

Rigi24 ინვოისები მხოლოდ PDF-ის გენერატორი არ არის. ეს არის ერთიანი სამუშაო პროცესი კლიენტის მონაცემებისთვის, ინვოისის შექმნა/გაგზავნისთვის, გადახდების კონტროლისთვის, ბუღალტერთან თანამშრომლობისა და ინვოისთან დაკავშირებული დოკუმენტებისთვის. საქართველოში მოქმედი ბიზნესებისთვის განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია ზედნადების მოთხოვნის და მიღება–ჩაბარების აქტის პროცესები.

რას აკეთებს Rigi24 ინვოისები?

Rigi24 ინვოისების მოდულის მიზანია გზა „კლიენტიდან გადახდამდე და საბუღალტრო შემდგომ მოქმედებამდე“ ერთ სისტემაში დარჩეს. კლიენტის Excel-ში, ინვოისის Word-ში, PDF-ის საქაღალდეში, გაგზავნილი შეტყობინების Telegram-ში და გადახდის სტატუსის სხვა ფაილში შენახვის ნაცვლად, ინფორმაცია ერთ ბიზნეს-ოპერაციასთან არის დაკავშირებული.

1. კლიენტის მართვა ინვოისამდე

ინვოისის შექმნისას შესაძლებელია არსებული კლიენტის არჩევა ან ახლის დამატება. პირის/კომპანიის სახელი, საკონტაქტო და დოკუმენტისთვის საჭირო მონაცემები კლიენტის პროფილში ინახება და შემდეგ ინვოისებში თავიდან შეყვანა აღარ არის საჭირო.

2. ინვოისი მონახაზიდან საბოლოო გამოშვებამდე

ინვოისი შეიძლება ჯერ მონახაზი-ად მომზადდეს, რათა საბოლოო გამოშვებამდე შემოწმდეს. ერთ დოკუმენტში იწერება პროდუქტი ან მომსახურება, რაოდენობა, ფასი, აღწერა, ფასდაკლება, გადასახადი, გადახდის ვადა და სხვა კომერციული მონაცემები. დამტკიცების შემდეგ ინვოისი მზად არის გასაგზავნად და მისი ისტორია სისტემაში რჩება.

ხშირად გამოყენებული პროდუქტებისა და მომსახურებების კატალოგი ამცირებს განმეორებით შეყვანას და შეცდომის რისკს.

3. პროფესიონალური PDF, QR და უსაფრთხო საჯარო ბმული

საბოლოო ინვოისი იქმნება პროფესიონალურ PDF ფორმატში: გამყიდველი, მყიდველი, პოზიციები, ჯამები, გადახდის დეტალები, შენიშვნები და კონფიგურაციის შემთხვევაში ლოგო, ბეჭედი და ხელმოწერა. უსაფრთხო საჯარო URL და QR კოდი კლიენტს დოკუმენტის ნახვის საშუალებას აძლევს ბიზნესის დახურულ პანელში შესვლის გარეშე.

დამატებით იხილეთ: რა არის ონლაინ ინვოისის შემქმნელი?

4. გაგზავნა Email, SMS და Telegram არხებით

ინვოისის გამოშვების შემდეგ თანამშრომელს არ უნდა უწევდეს ფაილის გადმოწერა და სხვადასხვა პროგრამაში ხელით გაგზავნა. Rigi24 ინვოისების მოდული მხარს უჭერს მრავალარხიან პროცესს: Email ოფიციალური გაგზავნისთვის, SMS სწრაფი ბმულისთვის და Telegram იმ ბიზნესებისთვის, რომლებიც ყოველდღიურ კომუნიკაციას მესენჯერში აწარმოებენ. გაგზავნის ფაქტიც ინვოისის ისტორიასთან რჩება დაკავშირებული.

5. გადახდები, ნაწილობრივი გადახდა და დავალიანება

ინვოისის პროცესი გამოშვებით არ მთავრდება. გადახდები იმავე ინვოისზე რეგისტრირდება, რათა ჩანდეს რა გადაიხადა კლიენტმა, რამდენი დარჩა და რომელი დოკუმენტი საჭიროებს შემდგომ რეაგირებას. ეს განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია მოვალეთა ანგარიშისა და ვადაგადაცილებული ინვოისების კონტროლისთვის.

6. პერიოდული ინვოისები განმეორებადი მომსახურებისთვის

ყოველთვიური მხარდაჭერა, აბონემენტი, ქირა, რეტეინერი და სხვა განმეორებადი მომსახურება ყოველ ციკლზე ერთი და იგივე დოკუმენტის ხელით შექმნას არ უნდა მოითხოვდეს. Rigi24 ინვოისების მოდული პერიოდული ინვოისების პროცესს აწყობს ისე, რომ თითოეულ პერიოდს თავისი დამოუკიდებელი და თვალსაჩინო ინვოისი ჰქონდეს.

ცალკე გზამკვლევი: ავტომატური ყოველთვიური და პერიოდული ინვოისები.

7. სამუშაო პროცესი ბუღალტერთან

Rigi24 ინვოისების მოდულის მნიშვნელოვანი განსხვავება უბრალო PDF გენერატორისგან ის არის, რომ სამუშაო ინვოისის გამოშვებით არ სრულდება. დაკავშირებული დოკუმენტები და მოთხოვნები შეიძლება გადავიდეს ბუღალტრის სამუშაო პროცესში, რათა ბიზნესმა და ბუღალტერმა ერთი და იგივე კომერციული ინფორმაციიდან იმუშაონ და ხედავდნენ რა დასრულდა და რა დარჩა შესასრულებელი.

8. ზედნადების მოთხოვნა ბუღალტრისთვის

საქართველოში საქონლის გარკვეულ ოპერაციებსა და გადაადგილებას შეიძლება დასჭირდეს სასაქონლო ზედნადები ან სხვა სააღრიცხვო/საგადასახადო დოკუმენტი. Rigi24 ინვოისების მოდულში შესაძლებელია ზედნადების საჭიროების დაფიქსირება, მოთხოვნის ბუღალტერთან გადაცემა და სტატუსის კონტროლი.

მნიშვნელოვანი: Rigi24 ინვოისების მოდული არ ცვლის Revenue Service-ის ოფიციალურ პორტალს და ბუღალტრის პროფესიულ პასუხისმგებლობას. კონკრეტული ოპერაციისთვის საჭირო დოკუმენტი და ოფიციალური რეგისტრაცია კანონით დადგენილი წესით უნდა შესრულდეს. ოფიციალური წყარო: შემოსავლების სამსახური — სააღრიცხვო დოკუმენტაცია.

9. მიღება–ჩაბარების აქტი — მნიშვნელოვანი დოკუმენტი ქართული B2B პრაქტიკისთვის

მიღება–ჩაბარების აქტი ქართულ B2B ურთიერთობებში ხშირად გამოიყენება შესრულებული სამუშაოს ან მომსახურების ჩაბარებისა და მიღების დასაფიქსირებლად. Rigi24 ინვოისების მოდულში აქტი კონკრეტულ ინვოისთან არის დაკავშირებული და იმავე ინვოისის მონაცემებით იქმნება, ამიტომ მხარეებისა და მომსახურების მონაცემების თავიდან შეყვანა საჭირო არ არის.

შექმნილი აქტი ინვოისთან ერთად რჩება ერთ პროცესში და შესაძლებელია შესაბამის მხარეს გაეგზავნოს. ინვოისი → მიღება–ჩაბარების აქტი პირდაპირი კავშირი განსაკუთრებით გამოსადეგია კომპანიებისთვის, რომლებსაც მომსახურების დასრულების შემდეგ დოკუმენტების მოწესრიგებული ჯაჭვი სჭირდებათ.

10. ისტორია და ოპერაციული კონტროლი

ინვოისების რაოდენობის ზრდასთან ერთად მთავარი კითხვა აღარ არის მხოლოდ „PDF შეიქმნა თუ არა?“. მენეჯერს სჭირდება იცოდეს ვინ შექმნა დოკუმენტი, გაიგზავნა თუ არა, რამდენი გადაიხადეს, აქვს თუ არა ბუღალტერს დარჩენილი დავალება და საჭიროა თუ არა დაკავშირებული აქტი. ერთიანი ისტორია ამცირებს დამოკიდებულებას ადამიანების მეხსიერებასა და გაფანტულ შეტყობინებებზე.

სწრაფი ინსტრუქცია: როგორ გამოვუშვათ პირველი ინვოისი

1. გახსენით Rigi24 ინვოისების მოდული და აირჩიეთ ან შექმენით კლიენტი.
2. შექმენით ახალი ინვოისი და შეავსეთ პროდუქტი/მომსახურება, რაოდენობა, თანხა, გადასახადი/ფასდაკლება და ვადა.
3. შეამოწმეთ მონახაზი და შემდეგ გამოუშვით საბოლოო ინვოისი.
4. გადაამოწმეთ PDF და საჯარო ბმული.
5. გააგზავნეთ შესაბამისი არხით — Email, SMS ან Telegram.
6. მიღებული გადახდები დაარეგისტრირეთ და აკონტროლეთ დარჩენილი ნაშთი.
7. საჭიროების შემთხვევაში შექმენით ბუღალტრის/ზედნადების მოთხოვნა.
8. თუ საჭიროა, იმავე ინვოისიდან შექმენით მიღება–ჩაბარების აქტი და გააგზავნეთ.

ვისთვის არის Rigi24 ინვოისების მოდული?

მომსახურების კომპანიები, ტექნიკური მხარდაჭერა, სააგენტოები, B2B გაყიდვები, კონსულტანტები, სააბონენტო ბიზნესი და კომპანიები, რომლებიც თვეში ბევრ ინვოისს გამოსცემენ, ყველაზე დიდ სარგებელს იღებენ ორგანიზებული პროცესიდან. მაშინაც კი, თუ ოფიციალური ბუღალტერია სხვა პროგრამაში კეთდება, Rigi24 ინვოისების მოდული შეიძლება გახდეს ოპერაციული ფენა გაყიდვებს, კლიენტსა და ბუღალტერს შორის.

რა არ არის Rigi24 ინვოისების მოდული?

Rigi24 ინვოისების მოდული არ არის შექმნილი სრული საბუღალტრო სისტემის ან პროფესიონალი ბუღალტრის ჩასანაცვლებლად. მისი მთავარი ფუნქცია ინვოისისა და დაკავშირებული კომერციული დოკუმენტების ციკლის ორგანიზებაა. საგადასახადო დეკლარაციები, ოფიციალური აღრიცხვა და პროფესიული გადაწყვეტილებები შესაბამის წესებსა და სპეციალისტებს უნდა დაეყრდნოს.

დაკავშირებული Rigi24 რესურსები

• Rigi24-ის ინვოისის მოდული
• ონლაინ ინვოისი Word-ისა და Excel-ის გარეშე
• ავტომატური პერიოდული ინვოისები
• რა ფუნქციები უნდა ჰქონდეს პროფესიონალურ ინვოისის პროგრამას?
• CRM მცირე ბიზნესისთვის საქართველოში

შეჯამება

Rigi24 ინვოისები ინვოისს ცალკე ფაილად არ ტოვებს. კლიენტი, დოკუმენტი, გაგზავნა, გადახდა, ბუღალტრის შემდგომი მოქმედება, ზედნადების მოთხოვნა და საჭიროებისას მიღება–ჩაბარების აქტი ერთ თვალსაჩინო პროცესში რჩება. ბიზნესისთვის, რომელსაც სურს კომერციული დოკუმენტების მეტი წესრიგი და ნაკლები გაფანტული ნაბიჯი, სწორედ ეს უწყვეტობაა მთავარი ღირებულება.

ნახეთ Rigi24-ის ინვოისის მოდული და დაიწყეთ გამოყენება →