Два человека, одно время

Четверг, 10:05 — Тбилиси

Звонок телефона нарушил тишину офиса НетСити.

Мари еще не положила сумку, как ответила на звонок.

— НетСити, доброе утро.

С той стороны раздался голос женщины.

— Здравствуйте. Я Нино Абашидзе, управляющая салоном красоты в Тбилиси.

— Слушаю вас, госпожа Нино.

— На самом деле, я звоню по поводу вашей системы записи. У нас действительно проблемы с бронированием в салоне.

Мари села за компьютер.

— В чем проблема?

— Некоторые клиенты записываются по телефону, некоторые пишут в Инстаграм, некоторые приходят лично. Иногда мы регистрируем двоих на один час, и только когда они приходят в салон, понимаем, что произошло!

Мари спросила:

- У вас сейчас есть четкая программа для управления записями?

- Нет. У нас есть тетрадь, и несколько человек отвечают на сообщения клиентов.

Женщина немного замялась.

- Вчера у нас было два клиента, которые оба говорили, что у них запись на три часа. Чуть не началась драка!

Мари улыбнулась.

- Поняла. Позвольте моему коллеге связаться с вами, чтобы обсудить условия и представить возможности записи.

Через несколько минут в офис вошел Гиорги. Мари объяснила ситуацию.

Гиорги поговорил по телефону с Нино и договорился на тот же день посетить салон для проверки ситуации.

Потом он обратился к Нике.

- Ты готов?

Ника спросил:

- К чему?

- Посещение салона красоты.

Ника поднял брови.

- Салон красоты?!

- Да.

- Гиорги, мне еще не нужна помощь с внешностью!

Мари засмеялась.

Гиорги сказал:

- Не переживай. Мы не идем делать тебе прическу. Мы идем записываться на прием!

Ника провел рукой по своим волосам.

- Ну слава богу!

11:10 — Салон красоты Нино

Салон находился на оживленной улице.

Большая витрина, теплый свет, аккуратные кресла и зеркала в полный рост создавали шикарную атмосферу.

Ника и Гиорги вошли.

Нино встретила их; женщина около сорока пяти лет, дружелюбная и энергичная.

— Добро пожаловать. Спасибо, что пришли вовремя.

Гиорги сказал:

— Пожалуйста. Сначала мы хотим узнать о вашем текущем подходе.

Нино проводила их к стойке регистрации.

На столе лежал большой блокнот. Рядом стояли телефон, планшет и несколько листов бумаги для заметок.

Ника спросил:

— Все записи здесь фиксируются?

Нино ответила:

— Они должны были фиксироваться здесь!

Ника засмеялся.

– То есть, они никогда не слышат?

Нино вздохнула.

– Иногда клиент отправляет сообщение администратору, иногда напрямую стилисту. Некоторые даже звонят мне.

Гиорги спросил:

– И потом вся информация попадает в этот офис?

Нино ответила:

– Если кто-то не забудет, то да!

В этот момент администратор поднял голову из-за монитора.

– Госпожа Нино, клиент пришел в одиннадцать тридцать.

Нино посмотрела на часы.

– Еще даже одиннадцати пятнадцати нет!

Секретарь сказал:

— Сказал, что пришел пораньше.

Нино улыбнулась Гиорги.

— Смотрите, именно в такой суете возникают проблемы.

Но она еще не знала, что через несколько минут увидит свежий пример той же проблемы.

11:30 — два клиента, один стилист

В салоне открылась дверь.

Вошла молодая девушка в светлом платье с большой сумкой. Ее звали Анна, и в тот же день у нее должна была состояться свадьба.

С поспешностью сказала:

— Здравствуйте! У меня запись на одиннадцать тридцать.

Секретарь открыл офис.

— Да, госпожа Анна. На макияж и прическу.

В этот момент в салон вошла пожилая женщина. У нее были аккуратные серебристые волосы и в руках она держала изящную трость.

– Привет, дорогая. У меня тоже запись на одиннадцать тридцать к Тее.

Администратор несколько мгновений смотрел в офис.

– Извините, как вас зовут?

– Майя.

Администратор поискал ее имя. На мобильном телефоне также было сообщение с несколькими днями ранее: «Госпожа Майя, ваша запись на четверг в 11:30 подтверждена.»

Администратор побледнел.

Аня спросила:

– Есть проблема?

Майя сказала:

– Надеюсь, что нет. Сегодня мой семидесятый день рождения!

Аня улыбнулась.

С днём рождения!

Спасибо, дорогая. Ты зачем пришла?

Сегодня моя свадьба.

Мая с радостью сказала:

Ой! Тогда и тебя поздравляю!

Две женщины улыбнулись. Но когда поняли, что обе записаны к одному и тому же стилисту на одно и то же время, их улыбки поблекли.

Анна сказала:

Я записалась три недели назад.

Мая ответила:

Я тоже записалась за две недели.

Администратор сказала:

Позвольте, я позову госпожу Нино.

Нино поспешно подошла.

С чего началась проблема?

Сначала Нино подумала, что одна из клиенток ошиблась.

Но когда они проверили сообщения, оказалось, что никто не виноват.

Анна согласовала с Нино через Инстаграм. Майя говорила по телефону с администратором.

Обе записи были подтверждены.

Но никто не заметил, что один стилист пообещал двум клиентам прийти в одно и то же время.

Ника тихо сказал Георгию:

— Ну что ж, проблема ясна.

Георгий спросил:

— Какая проблема?

— У двух человек есть запись, но один должен выполнить их работу.

Ну и что ты предлагаешь?

Ника серьезно сказал:

Я думаю, что парикмахер может сначала сделать половину лица невесты, потом перейти к бабушке Майе, а затем снова вернуться и сделать вторую половину лица невесты!

Гиорги посмотрел на него. Несколько секунд молчал.

Ника...

Да?

Пожалуйста, не передавай это предложение владельцу салона!

Ника засмеялся. Но Гиорги не улыбнулся.

Сначала нам нужно понять, какие услуги хочет каждая из них и сколько времени это займет.

Ника кивнул.

Решение без программного обеспечения

Гиорги попросил Нино рассмотреть услуги двух клиентов отдельно.

Анна пришла на макияж и прическу. Майя просто хотела привести в порядок свои волосы к своему дню рождения.

Тея, стилист, который обслуживал обеих клиенток, была специалистом по прическам; но в салоне также был специалист по макияжу.

Гиорги спросил:

— Не может ли сначала другой специалист сделать макияж Анны, а Тея одновременно заняться волосами Майи?

Нино на мгновение задумалась.

— Возможно.

Она поговорила со своими сотрудниками. После проверки времени, необходимого для каждой услуги, был составлен график.

Решили, что Тея сначала займется работой с Майей, а Анна в это время подготовится к макияжу. Затем очередь дойдет до прически Анны.

Конечно, все эти изменения должны были быть согласованы с клиентами.

Нино объяснила план.

Майя сказала:

— У меня нет проблем, просто мне нужно быть готовой к часу.

Анна спросила:

— Я тоже успею на свою церемонию?

Нино ответила:

— Да, согласно новому расписанию, если больше не будет задержек.

Анна облегченно вздохнула.

Ника тихо сказал Георгию:

— Значит, проблема решена, не оставляя половину лица без внимания!

На этот раз Георгий засмеялся.

12:15 — Событие, которое снова изменило расписание

Анна сидела на стуле, а специалист по макияжу работал.

Её телефон зазвонил. Это была её сестра.

Она поговорила несколько минут. Когда разговор закончился, она вдруг с тревогой посмотрела на свою сумку.

О нет!

Нино спросила:

Что случилось?

Анна сказала:

Я забыла записаться на маникюр!

Нино спросила:

На руки?

Нет, на ноги. Один из моих ногтей поврежден, и его нужно починить до церемонии.

Майя, сидящая на соседнем кресле, сказала:

Солнышко, похоже, сегодня всё решило тебя пораздражать!

Анна засмеялась.

Точно!

Нино сказала:

– К сожалению, сегодня нашего специалиста по ногтям нет.

Анна с тревогой спросила:

– То есть мне придется звонить в несколько других салонов?

Ника, стоя рядом с ресепшеном, сказал:

– Возможно, это не понадобится.

Анна посмотрела на него.

– Что ты имеешь в виду?

Гиорги обратился к Нике.

– Ты хочешь объяснить?

Ника достал свой телефон.

– Смотрите, на Риги 24 вы можете найти бизнесы, которые зарегистрировали свои услуги, и если у них активное бронирование, вы можете проверить доступные времена.

Анна спросила:

– Даже в других салонах?

– Да.

– Рядом с этим местом?

– Мы можем поискать варианты в этом районе.

Ника открыл раздел услуг красоты. В списке было несколько бизнесов.

Один из салонов предлагал услуги по маникюру. Анна проверила доступные времена.

Нашлось подходящее время.

Гиорги сказал:

– Прежде чем окончательно подтвердить, нужно узнать, как будет подтверждено бронирование этого бизнеса; некоторые записи подтверждаются автоматически, а некоторые требуют подтверждения от владельца салона.

Анна зарегистрировала свой запрос. Через несколько минут пришло подтверждение записи.

С радостью сказала:

Не могу в это поверить! Я еще не вышла из этого салона, а уже записалась в другое место!

Ника улыбнулся.

Просто не забудьте прийти вовремя. Сегодня у нас больше нет места для недоразумений!

Интересный вопрос от госпожи Майи

Майя, услышав разговор, попросила Тэа на мгновение остановиться.

Сынок, у меня вопрос.

Ника подошел ближе.

Слушаю вас.

Этот Риги 24 только для парикмахерских?

Ника улыбнулся.

Нет. Для разных бизнесов.

Майя спросила:

Можно записаться к стоматологу?

Гиорги объяснил:

Если клиника или стоматолог, которого вы ищете, зарегистрированы на Риги 24 и у них активна онлайн-запись, то да.

Майя сказала:

Это очень интересно. Каждый раз, когда я хочу пойти к стоматологу, мне нужно несколько раз позвонить, чтобы найти подходящее время!

Ника сказал:

Здесь вы можете проверить услуги, зарегистрированные бизнесы и доступные временные слоты.

Майя спросила:

То есть я могу увидеть, какая клиника ближе к моему дому?

Гиорги ответил:

Вы можете найти подходящие варианты на основе вашего местоположения и зарегистрированной информации.

Майя немного подумала.

Потом он сказал:

— Жаль, что для врачей это не так просто!

Ника засмеялся.

— Если клиника, в которую вы хотите записаться, зарегистрирована, вы можете использовать этот метод.

Мая посмотрела на Тэа.

— Доченька, тебе тоже нужно научиться! Больше не нужно тратить три дня, чтобы дозвониться по каждому делу!

Тэа засмеялась.

13:30 — главная проблема салона

После того как обстановка успокоилась, Нино села с Гиорги и Никой.

— Сегодня нам действительно повезло, что мы смогли изменить расписание.

Гиорги ответил:

— Но не всегда вам будет так везти.

Нино вздохнула.

– Ты прав.

Гиорги спросил:

– Что бы произошло, если бы сегодня второго специалиста не было?

Нино не ответила. Через несколько мгновений она сказала:

– Вероятно, мы бы потеряли одного из клиентов.

Ника спросил:

– Когда вы записываете на прием, вы также указываете продолжительность каждой услуги?

Нино ответила:

– Почти. То есть сотрудники знают, сколько времени занимает каждая работа, но в офисе мы записываем только время начала.

Ника сказал:

– Значит, проблема не только в том, что двое записались на одиннадцать тридцать.

Гиорги спросил:

– Что еще?

– Что если кто-то придет в одиннадцать, и его работа займет два часа, но вы в двенадцать зарегистрируете еще одного клиента для того же стилиста!

Нино посмотрела на него. Потом засмеялась.

– Именно это произошло на прошлой неделе!

Гиорги улыбнулся.

– Ну что ж, теперь мы приближаемся к сути вопроса.

Запись – это не просто календарь

Гиорги открыл ноутбук. На экране отобразился интерфейс записи Риги 24.

Нино спросила:

– То есть все запросы управляются из одного места?

– Вы можете управлять онлайн-заявками в панели управления и регистрировать записи, которые получаете из других источников, согласно вашему рабочему процессу, чтобы правильно управлять мощностями.

Ника спросил:

— То есть можно определить, сколько времени нужно для каждой услуги?

Гиорги сказал:

— Да, настройка услуг и ёмкости записи — важная часть работы.

Затем он продолжил:

— Если хотите, клиент может выбрать нужного специалиста. Конечно, это зависит от настроек бизнеса.

Нино спросила:

— А если я хочу проверить запрос сама перед окончательным подтверждением записи?

— Вы можете выбрать ручное подтверждение. В подходящих условиях также доступно автоматическое подтверждение.

Нино сказала:

— Для услуг невесты я предпочитаю подтверждать сама.

— Это логичный выбор.

Ника посмотрел на экран.

Потом спросил:

— Так если бы Анна и Майя выбрали один и тот же час, система бы разрешила?

Гиорги сказал:

— Если обе подадут заявку на одинаковую вместимость и настройки будут правильными, не должно быть зарегистрировано более двух подтвержденных бронирований, чем разрешено.

Ника улыбнулся.

— То есть больше никому не нужно красить половину лица и ждать?

Нино засмеялась.

— Я никогда не забуду это твоё предложение!

Вечером того же дня — Нет-Сити

Когда они вернулись в компанию, Ника всё ещё говорил о салоне.

Мари спросила:

Как прошел ваш день?

Ника сказал:

Отлично! Сегодня невеста чуть не ушла на церемонию с половиной макияжа!

Мари удивилась.

Что?!

Гиорги засмеялся.

Это была идея Ники. К счастью, этого не произошло!

Ника с возмущением сказал:

Я просто рассматривал разные решения!

Мари засмеялась.

В этот момент Мортеза спросил из-за своего монитора:

Проблема с записями решена?

Гиорги сказал:

– Пока что решили сегодняшнюю проблему. Для запуска записи нужно настроить их услуги и мощности.

Мертзи кивнул.

– Важно, чтобы перед активацией правильно определили время услуг.

Ника посмотрел на него.

– Мертзи, откуда ты знаешь, в чем была их проблема?

Мертзи ответил:

– Я понял из ваших разговоров.

Ника несколько мгновений смотрел на него.

Потом сказал:

– Ты действительно слышишь все это оттуда?

Мертзи улыбнулся.

— Не всё.

Мари засмеялась.

Ника продолжил:

— Мне нужно понять, чем ты здесь на самом деле занимаешься!

Мертзи коротко улыбнулся.

— Пока учись делать свою работу!

На этот раз Мари не смогла сдержать смех.

Ника с удивлением посмотрел на неё. Он всё ещё не понимал, почему некоторые его слова так смешны для Мари.

Несколько дней спустя — в более спокойном салоне

Нино сидела за стойкой регистрации. На этот раз заявки на запись рассматривались в более четком порядке.

Сотрудники салона были обучены по поводу продолжительности услуг и порядка подтверждения записей.

Конечно, всё ещё не было идеально.

Одна из парикмахеров забыла внести изменение времени записи клиента в систему.

Нино попросила её исправить информацию.

Потом она улыбнулась.

— Программа помогает нам не ошибаться, но не должна думать вместо нас!

Сотрудник засмеялся.

— Конечно, госпожа Нино.

В этот момент зазвонил телефон Нино. Это был номер Анны.

— Здравствуйте, госпожа Нино!

— Здравствуй, дорогая! Как прошла церемония?

Анна засмеялась.

— Отлично! Я просто хотела вас поблагодарить.

— Пожалуйста.

— Кстати, тот салон ногтей, который мы нашли на Риги 24, был очень хорош. Я пришла на мероприятие, и все было в порядке.

Нино улыбнулась.

— Я очень рада.

Анна продолжила:

— В следующий раз я тоже запишусь через ту же систему. Только надеюсь, что на этот раз не будет двух человек на один час записи!

Нино засмеялась.

— Мы тоже надеемся!

Конец дня — Вопросы Ники

Вечером, когда Ника выходил из компании, он сказал Мари:

— Сегодня я узнал что-то интересное.

Мари спросила:

— Что?

— Что некоторые люди действительно могут записаться на один и тот же час, не лгя друг другу.

— Верно.

— И что проблема не всегда в людях. Иногда дело в неправильном подходе.

Мари улыбнулась.

— Сегодня ты получил хороший урок.

Ника поднял свой рюкзак.

— Да. Я только что понял, что с помощью системы записи можно найти не только парикмахерские, но и другие услуги.

Мари сказала:

— Конечно, если эти бизнесы зарегистрированы в системе.

— Я знаю, я знаю!

Ника сделал несколько шагов к двери.

Потом вернулся.

— Кстати, Мари...

— Что такое?

— Ещё один вопрос!

Мари засмеялась.

— Сколько вопросов ты задаёшь в день?

Ника серьёзно сказал:

— Не знаю! Нам нужно создать систему записи для моих вопросов!

Звук смеха Мари раздался в офисе.

Конец пятой главы: двое, один час

Что мы узнали в этой главе

1. Получение бронирования из нескольких источников без централизованной регистрации может привести к конфликтам в записях; даже когда ни один из клиентов не ошибся.

2. Одновременная ёмкость и продолжительность каждой услуги должны быть правильно определены; время начала само по себе недостаточно для управления бронированием.

3. Система записи Rigi 24 позволяет настраивать емкость, определять услуги, выбирать специалиста при наличии и подтверждать вручную или автоматически в зависимости от конфигурации бизнеса.

4. Поиск зарегистрированных бизнесов и запрос записи в различных областях, таких как услуги красоты или стоматология, зависит от активности услуг и реальной доступности.

5. Программное обеспечение не заменяет ответственность и человеческий диалог; обучение сотрудников и правильная регистрация изменений необходимы.

6. Эта глава посвящена записи на прием. Бесплатный основной модуль «Core» Rigi 24 и мини-сайт бизнесов будут представлены в будущем рассказе независимо.