İki Kişi, Tek Saat

Perşembe, saat 10:05 — Tiflis

Telefon zili, NetCity ofisinin sessizliğini bozdu.

Mari henüz çantasını tamamen bırakmamıştı ki, aramayı yanıtladı.

— NetCity, günaydın.

Hattın diğer ucundan bir kadın sesi duyuldu.

— Merhaba. Ben Nino Abashidze. Tiflis'te bir güzellik salonunun yöneticisiyim.

— Buyurun, Bayan Nino.

— Aslında randevu sisteminiz hakkında arıyorum. Son zamanlarda gerçekten rezervasyonlarla sorun yaşıyoruz.

Mari bilgisayarın başına oturdu.

— Ne sorununuz var?

— Bazı müşteriler telefonla randevu alıyor, bazıları Instagram'dan mesaj atıyor, bazıları da yüz yüze geliyor. Bazen iki kişiyi bir saat için kaydediyoruz ve salonlarına geldiklerinde ne olduğunu anlıyoruz!

Mari sordu:

- Şu anda randevu yönetimi için belirli bir programınız var mı?

- Hayır. Bir defterimiz var ve birkaç kişi de müşterilerin mesajlarını yanıtlıyor.

Kadın biraz duraksadı.

- Dün iki müşterimiz vardı, ikisi de saat üçte randevuları olduğunu söylüyordu. Neredeyse kavga çıkıyordu!

Mari gülümsedi.

- Anladım. İzin verin, meslektaşım randevu koşullarını incelemek ve imkanları tanıtmak için sizinle iletişime geçsin.

Birkaç dakika sonra, Giorgi ofise girdi. Mari durumu açıkladı.

Giorgi telefonda Nino ile konuştu ve aynı gün durumu incelemek için salona gitmek üzere bir randevu ayarladı.

Sonra Nika'ya döndü.

- Hazır mısın?

Nika sordu:

- Ne için?

- Güzellik salonunu ziyaret.

Nika kaşlarını kaldırdı.

- Güzellik salonu?!

- Evet.

- Giorgi, ben hala görünümümle ilgili yardıma ihtiyacım yok!

Mari güldü.

Giorgi dedi ki:

- Endişelenme. Saçını düzeltmeye gitmiyoruz. Randevuları ayarlamaya gidiyoruz!

Nika saçlarına dokundu.

- Neyse ki!

Saat 11:10 — Nino'nun güzellik salonu

Salon kalabalık bir caddede yer alıyordu.

Büyük vitrin, sıcak ışıklar, düzenli sandalyeler ve tam boy aynalar şık bir atmosfer yaratmıştı.

Nika ve Giorgi içeri girdi.

Nino onlara doğru geldi; yaklaşık kırk beş yaşında, güler yüzlü ve enerjik bir kadın.

– Hoş geldiniz. Erken geldiğiniz için teşekkürler.

Giorgi dedi ki:

– Rica ederiz. Öncelikle mevcut çalışma şeklinizi tanımak istiyoruz.

Nino onları resepsiyon bölümüne götürdü.

Masada büyük bir defter vardı. Yanında telefon, tablet ve birkaç not kağıdı görünüyordu.

Nika sordu:

– Tüm randevular burada mı kaydediliyor?

Nino cevapladı:

– Burada kaydedilmesi gerekiyordu!

Nika güldü.

Yani her zaman böyle olmuyor mu?

Nino bir iç çekti.

Bazen müşteri resepsiyoniste mesaj atıyor, bazen doğrudan kuaföre. Bazıları da bana telefon açıyor.

Giorgi sordu:

Ve sonra tüm bilgiler bu deftere mi giriliyor?

Nino dedi ki:

Eğer biri unutmazsa, evet!

Tam o anda resepsiyonist monitörün arkasından başını kaldırdı.

Hanımefendi Nino, müşteri saat on buçukta geldi.

Nino saate baktı.

Henüz on çeyrek bile olmadı!

Resepsiyon sorumlusunun dediği:

– Daha erken geldi.

Nino, Giorgi'ye gülümsedi.

– Bakın, tam bu kalabalığın ortasında sorun çıkıyor.

Ama birkaç dakika sonra aynı sorunun yeni bir örneğini göreceğini henüz bilmiyordu.

Saat 11:30 — iki müşteri, bir kuaför

Salon açıldı.

Açık renkli elbise ve büyük bir çanta ile genç bir kız içeri girdi. Adı Anna'ydı ve o gün akşam düğünü olacaktı.

Acelesi vardı ve dedi ki:

– Merhaba! 11:30 için randevum vardı.

Resepsiyon sorumlusunu açtı.

– Evet, Bayan Anna. Saç ve makyaj için.

Tam o anda yaşlı bir kadın salona girdi. Düzenli gümüşi saçları vardı ve elinde ince bir baston tutuyordu.

– Merhaba canım. Ben de saat on bir buçukta Tea ile randevum var.

Resepsiyonist birkaç saniye ofise baktı.

– Affedersiniz, adınız nedir?

– Maya.

Resepsiyonist onun adını aradı. Cep telefonunda birkaç gün önceki bir mesaj da görünüyordu: 'Hanım Maya, randevunuzun Perşembe günü saat 11:30'da onaylandığı.'

Resepsiyonistin rengi attı.

Anna sordu:

– Bir sorun mu var?

Maya dedi ki:

– Umarım yok. Bugün yetmişinci doğum günüm!

Anna gülümsedi.

- Doğum günün kutlu olsun.

- Teşekkürler canım. Sen niye geldin?

- Bugün benim düğünüm.

Maya sevinçle söyledi:

- Vay! O zaman seni de tebrik ediyorum!

İki kadın gülümsedi. Ama her ikisinin de aynı saatte bir kuaföre randevusu olduğunu öğrendiklerinde gülümsemeleri soldu.

Anna dedi ki:

- Ben üç hafta önce randevu aldım.

Maya cevap verdi:

- Ben de iki hafta önce ayarladım.

Resepsiyonist dedi ki:

- İzin verin, Bayan Nino gelsin.

Nino aceleyle yaklaştı.

Sorun nereden başlamıştı?

Nino önce bir müşterinin hata yaptığını düşündü.

Ama mesajları kontrol ettiklerinde, hiçbiri suçlu çıkmadı.

Anna Instagram üzerinden Nino ile iletişim kurmuştu. Maya ise telefonla resepsiyonist ile konuşmuştu.

Her ikisi de onaylı randevu almışlardı.

Ama hiç kimse bir kuaförün, belirli bir saatte, iki müşteriye söz verdiğini fark etmemişti.

Nika yavaşça Giorgi'ye dedi ki:

– Tamam, sorun çözüldü.

Giorgi sordu:

– Hangi sorun?

– İki kişi randevu aldı, ama bir kişi onların işini yapmalı.

- Peki senin çözümün ne?

Nika ciddiyetle söyledi:

- Bence kuaför önce gelinin yüzünün yarısını yapmalı, sonra Maya Hanım'a geçmeli, sonra tekrar gelinin diğer yarısını yapmalı!

Giorgi ona baktı. Birkaç saniye sessiz kaldı.

- Nika...

- Efendim?

- Lütfen bu öneriyi salon sahibine verme!

Nika güldü. Ama Giorgi gülümsemedi.

- Önce her birinin ne hizmet istediğini ve bunların ne kadar zaman alacağını anlamalıyız.

Nika başını salladı.

Bir yazılım olmadan bir çözüm

Giorgi, Nino'dan iki müşterinin hizmetlerini ayrı ayrı incelemesini istedi.

Anna, yüz makyajı ve saç modeli için gelmişti. Maya sadece doğum günü için saçını yaptırmak istiyordu.

Tea, her iki müşterinin istediği stilistti; ancak salonda bir yüz makyajı uzmanı da vardı.

Giorgi sordu:

– Önce Anna'nın yüz makyajı başka bir uzman tarafından yapılamaz mı ve aynı anda Tea, Maya'nın saçını yapabilir mi?

Nino bir an düşündü.

– Belki olabilir.

Çalışanlarıyla konuştu. Her hizmet için gereken süreyi kontrol ettikten sonra bir program oluşturuldu.

Tea'nın önce Maya'nın işini yapması ve Anna'nın aynı anda yüz makyajına hazırlanması kararlaştırıldı. Sonra Anna'nın saç modeli için sıra gelecekti.

Tabii ki, bu tüm değişiklikler müşterilerin onayı ile yapılmalıydı.

Nino programı açıkladı.

Maya dedi ki:

– Benim için sorun yok, sadece saat birde hazır olmam gerekiyor.

Anna sordu:

– Ben de törenime yetişecek miyim?

Nino cevap verdi:

– Evet, yeni programa göre, başka bir gecikme olmazsa yetişeceksin.

Anna derin bir nefes aldı.

Nika yavaşça Giorgi'ye söyledi:

– Yani kimsenin yüzünün yarısını yalnız bırakmadan, sorun çözüldü!

Bu sefer Giorgi güldü.

Saat 12:15 — Programı tekrar değiştiren olay

Anna sandalyede oturuyordu ve makyaj uzmanı işine devam ediyordu.

Telefonu çaldı. Kız kardeşinden geliyordu.

Birkaç dakika konuştu. Telefon görüşmesi bittiğinde, aniden endişeyle çantasına baktı.

- Ah hayır!

Nino sordu:

- Ne oldu?

Anna dedi:

- Tırnaklarım için randevu almayı unuttum!

Nino sordu:

- El için mi?

- Hayır, ayak. Tırnaklarımdan biri hasar gördü ve tören öncesi düzeltmem gerekiyor.

Maya yanındaki sandalyede oturuyordu, dedi:

- Gelinim, bugün her şey seni rahatsız etmeye karar vermiş gibi görünüyor!

Anna güldü.

- Tam olarak!

Nino dedi ki:

– Maalesef bugün manikür uzmanımız yok.

Anna endişeyle sordu:

– Yani birkaç salona daha mı telefon etmem gerekecek?

Nika, resepsiyon masasının yanında duruyordu ve dedi ki:

– Belki de gerek yoktur.

Anna ona baktı.

– Ne demek istiyorsun?

Giorgi, Nika'ya döndü.

– Açıklamak ister misin?

Nika telefonunu çıkardı.

– Bakın, Rigi 24'te hizmetlerini kaydettiren işletmeleri bulabilirsiniz ve eğer randevu sistemleri aktifse, rezerve edilebilecek zamanları kontrol edebilirsiniz.

Anna sordu:

– Diğer salonlar bile mi?

– Evet.

– Buraya yakın mı?

– Bu bölgedeki seçenekleri arayabiliriz.

Nika güzellik hizmetleri bölümünü açtı. Listede birkaç işletme görünüyordu.

Salonlardan biri manikür hizmeti veriyordu. Anna gösterilen zamanları kontrol etti.

Uygun bir saat bulundu.

Giorgi dedi ki:

– Kesinleştirmeden önce, o işletmenin rezervasyonunun nasıl onaylandığını görmemiz gerekiyor; bazı randevular otomatik onaylanıyor, bazıları ise salon sahibinin onayını gerektiriyor.

Anna talebini kaydetti. Birkaç dakika sonra, randevu onayı alındı.

Sevinçle söyledi:

- İnanamıyorum! Ben daha bu salondan çıkmadım, başka bir yer için de randevu aldım!

Nika gülümsedi.

- Sadece zamanında gelmeyi unutmayın. Bugün başka bir yanlış anlama kapasitemiz yok!

Hanım Maya'nın ilginç sorusu

Maya konuşmayı duymuştu, Tea'dan bir süre beklemesini istedi.

- Oğlum, bir sorum var.

Nika yaklaştı.

- Buyurun.

- Bu Rigi 24 sadece kuaförler için mi?

Nika gülümsedi.

- Hayır. Farklı işletmeler için.

Maya sordu:

- Örneğin diş hekiminden de randevu alabilir miyim?

Giorgi açıkladı:

- Eğer istediğiniz klinik veya diş hekimi Rigi 24'te kayıtlıysa ve online randevu sistemi aktifse, evet.

Maya dedi ki:

- Çok ilginç. Diş hekimine gitmek istediğimde, uygun bir saat bulmak için birkaç kez aramam gerekiyor!

Nika dedi:

- Burada hizmetleri, kayıtlı işletmeleri ve rezerve edilebilir zamanları kontrol edebilirsiniz.

Maya sordu:

- Yani hangi klinik evime daha yakın olduğunu görebilir miyim?

Giorgi dedi:

- Konumunuza ve kayıtlı bilgilere göre uygun seçenekleri bulabilirsiniz.

Maya biraz düşündü.

Sonra dedi ki:

– O zaman keşke doktorlar için de bu kadar kolay olsaydı!

Nika güldü.

– Eğer katılmak istediğiniz klinik bu yöntemle çalışıyorsa, bu yöntemi kullanabilirsiniz.

Maya Tea'ye baktı.

– Kızım, sen de öğren! Artık her iş için üç gün telefonla uğraşmama gerek yok!

Tea güldü.

Saat 13:30 — Salonun ana meselesi

Durum sakinleştikten sonra, Nino Giorgi ve Nika ile oturdu.

– Bugün gerçekten şansımız yaver gitti, programı değiştirebildik.

Giorgi cevap verdi:

– Ama her zaman bu kadar şanslı olacağınızı düşünmeyin.

Nino iç çekti.

Haklısın.

Giorgi sordu:

Eğer bugün ikinci uzman burada olmasaydı, ne olacaktı?

Nino cevap vermedi. Birkaç saniye sonra dedi ki:

Muhtemelen bir müşteriyi kaybedecektik.

Nika sordu:

Randevu aldığınızda, her hizmetin süresini de belirliyor musunuz?

Nino dedi:

Neredeyse. Yani çalışanlar her işin ne kadar sürdüğünü biliyor, ama ofiste sadece başlangıç saatini yazıyoruz.

Nika dedi:

O zaman sorun sadece iki kişinin saat on bir buçukta randevu alması değil.

Giorgi sordu:

– Başka ne var?

– Yani belki biri saat on birde gelecek ve işi iki saat sürecek, ama siz saat on iki de aynı kuaför için başka bir müşteri kaydedebilirsiniz!

Nino ona baktı. Sonra güldü.

– Tam olarak bu olay geçen hafta oldu!

Giorgi gülümsedi.

– Peki, şimdi asıl meseleye yaklaşıyoruz.

Randevu verme sadece bir takvim değil

Giorgi dizüstü bilgisayarı açtı. Rigi 24 randevu verme ortamını gösterdi.

Nino sordu:

– Yani tüm talepler tek bir yerden mi yönetiliyor?

– Online talepleri yönetim panelinde yönetebilirsiniz ve diğer yollarla aldığınız randevuları da kendi iş akışınıza göre kaydedebilirsiniz, böylece kapasiteler doğru bir şekilde yönetilir.

Nika sordu:

Yani her hizmetin ne kadar zaman alacağını belirlemek mümkün mü?

Giorgi dedi:

Evet, hizmetlerin ayarlanması ve randevu kapasitesi işin önemli bir parçası.

Sonra devam etti:

İsterseniz, müşteri istediği uzmanı da seçebilir. Tabii bu, işletmenin ayarlarına bağlı.

Nino sordu:

Eğer randevu kesinleşmeden önce talebi kendim incelemek istersem ne olacak?

Manuel onay seçeneğini tercih edebilirsiniz. Uygun koşullarda otomatik onay da mevcut.

Nino dedi:

Düğün hizmetleri için kendim onaylamayı tercih ederim.

Mantıklı bir seçim.

Nika ekrana baktı.

Sonra sordu:

– Yani eğer Anna ve Maya aynı saati seçseydi, sistem izin verir miydi?

Giorgi dedi:

– Eğer ikisi de aynı kapasite için talep ederse ve ayarlar doğru yapılmışsa, izin verilen kapasiteden fazla kesin rezervasyon yapılmamalıdır.

Nika gülümsedi.

– Yani artık kimse yüzünün yarısını makyaj yaptırmak zorunda kalmayacak ve beklemek zorunda olmayacak mı?

Nino güldü.

– Bu önerini asla unutmayacağım!

O günün akşamı — NetCity

Şirkete döndüklerinde, Nika hala salondan konuşuyordu.

Mari sordu:

- Gününüz nasıl geçti?

Nika dedi:

- Harika! Bugün bir gelin neredeyse yarım makyajla törene gidecekti!

Mari şaşırdı.

- Ne?!

Giorgi güldü.

- Bu Nika'nın önerisiydi. Neyse ki uygulanmadı!

Nika itiraz ederek dedi:

- Ben sadece farklı çözümleri inceliyordum!

Mari güldü.

Tam o anda Mertzi monitörünün arkasından sordu:

- Randevu sorunları çözüldü mü?

Giorgi dedi:

– Şu anda bugünkü sorunu çözdüler. Randevu sistemini kurmak için de hizmetlerini ve kapasitelerini ayarlamaları gerekiyor.

Mertzi başını salladı.

– Aktifleştirmeden önce hizmet sürelerini doğru belirlemek önemli.

Nika ona baktı.

– Mertzi, sen nereden biliyorsun onların sorunu neymiş?

Mertzi cevapladı:

– Konuşmalarınızdan anladım.

Nika bir süre ona baktı.

Sonra dedi:

– Gerçekten oradan her şeyi duyuyor musun?

Mertzi gülümsedi.

- Hayır, her şeyi değil.

Mari güldü.

Nika devam etti:

- Bir gün burada tam olarak ne yaptığını anlamam lazım!

Mertzi kısa bir gülümseme ile yanıt verdi.

- Şimdilik kendi işini öğren!

Mari bu sefer gülmesini tutamadı.

Nika ona şaşkınlıkla baktı. Hala bazı sözlerinin neden Mari için bu kadar komik olduğunu bilmiyordu.

Birkaç gün sonra - daha sakin bir salon

Nino resepsiyon masasının arkasında oturuyordu. Bu sefer randevu talepleri daha belirgin bir süreçte inceleniyordu.

Salon çalışanları hizmet süreleri ve randevu onaylama yöntemleri hakkında eğitim almışlardı.

Tabii ki hala her şey kusursuz değildi.

Bir kuaför, bir müşterinin telefonla zaman değişikliğini sistemde kaydetmeyi unutmuştu.

Nino ondan bilgileri düzeltmesini istedi.

Sonra gülümsedi.

Yazılım hata yapmamıza yardımcı olur, ama bizim yerimize düşünmeyecek!

Çalışan güldü.

Tabii ki, Nino Hanım.

Tam o anda Nino'nun telefonu çaldı. Arayan Anna'ydı.

Merhaba Nino Hanım!

Merhaba canım! Tören nasıl geçti?

Anna güldü.

Harika! Sadece size teşekkür etmek istedim.

Rica ederim.

- Doğru, Rigi 24'te bulduğumuz o tırnak salonu da çok güzeldi. Törene yetiştim ve her şey yoluna girdi.

Nino gülümsedi.

- Çok mutluyum.

Anna devam etti:

- Bir dahaki sefere de aynı sistemden randevu alacağım. Sadece umarım bu sefer iki kişi bir saatlik randevu almaz!

Nino güldü.

- Biz de umuyoruz!

Günün sonu — Nika'nın soruları

Akşam, Nika şirkette çıkarken Mari'ye dedi ki:

- Bugün ilginç bir şey öğrendim.

Mari sordu:

- Ne?

— Bazen iki kişinin gerçekten aynı saate randevusu olabilir; üstelik ikisi de yalan söylemiyor olabilir.

- Doğru.

- Ve sorun her zaman insanlardan kaynaklanmıyor. Bazen yöntem yanlıştır.

Mari gülümsedi.

- Bugün iyi bir ders aldın.

Nika çantasını aldı.

- Evet. Yeni anladım ki bir randevu sistemi ile kuaförden diğer hizmetleri bulmak mümkün.

Mari dedi ki:

- Tabii ki, o işletmeler sistemde kayıtlı olduğunda.

- Biliyorum, biliyorum!

Nika kapıya birkaç adım attı.

Sonra geri döndü.

- Gerçekten Mari...

- Canım?

- Bir soru daha!

Mari güldü.

- Günde kaç soru soruyorsun?

Nika ciddiyetle söyledi:

- Bilmiyorum! Sorularım için bir randevu sistemi kurmalıyız!

Mari'nin kahkahası ofiste yankılandı.

Beşinci bölümün sonu: iki kişi, bir saat

Bu bölümde öğrendiklerimiz

1. Merkezi kayıt olmadan birkaç yoldan rezervasyon almak, randevuların çakışmasına neden olabilir; hatta hiçbir müşteri hata yapmamış olsa bile.

2. Aynı anda kapasite ve her hizmetin süresi doğru tanımlanmalıdır; başlangıç saati tek başına rezervasyon yönetimi için yeterli değildir.

3. Rigi 24 randevu sistemi, işletmenin yapılandırmasına uygun olarak kapasite ayarlama, hizmet tanımlama, uzman seçme ve manuel veya otomatik onaylama imkanı sunar.

4. Kayıtlı işletmeleri bulmak ve güzellik veya diş hekimliği gibi farklı alanlarda randevu talep etmek, hizmetlerin aktif olmasına ve gerçek erişime bağlıdır.

5. Yazılım, sorumluluk alma ve insan diyalogunun yerini almaz; personelin eğitimi ve değişikliklerin doğru kaydedilmesi gereklidir.

6. Bu bölüm randevu sistemine dair. Rigi 24'ün ücretsiz temel modülü 'Core' ve işletmelerin mini web siteleri, gelecekteki hikayede bağımsız olarak tanıtılacaktır.