Müşteri Telefon Listeleri Profesyonelce Nasıl Yönetilir?

Neredeyse her işletme zamanla bir müşteri telefon numarası veritabanı oluşturur; bunu resmi olarak planlamamış olsa bile.

Numaralar farklı yerlerde birikebilir:

• yöneticinin telefonu;
• satış çalışanının telefonu;
• WhatsApp;
• Telegram;
• Excel dosyaları;
• kağıt notlar;
• CRM;
• web sitesi formları;
• rezervasyonlar;
• siparişler;
• veya kasa sistemi.

Sorun, işletme bu bilgileri kullanmak istediğinde başlar.

Örneğin müşterilere bilgilendirme mesajı göndermek ister ama hangi dosyanın daha yeni olduğunu, aynı numaranın kaç kez tekrarlandığını veya her numaranın hangi müşteri grubuna ait olduğunu bilmez.

Profesyonel müşteri numarası yönetimi, dağınık bilgileri açık, aranabilir ve kullanılabilir listelere dönüştürmek demektir.

Neden tek büyük numara dosyası yeterli değildir?

İlk bakışta tüm numaraları tek dosyada tutmak en kolay yol gibi görünebilir.

Örneğin:

“customers.xlsx”

ve içinde 5.000 numara.

Ancak bu yapı çok hızlı şekilde sınırlayıcı hale gelir.

Yalnızca belirli bir şubenin müşterilerine mesaj göndermek isteyebilirsiniz.

Ya da yalnızca daha önce belirli bir hizmet satın alan müşterilere.

Veya yalnızca VIP müşterilere.

Her şey tek büyük listedeyse her seferinde veriyi manuel filtrelemek gerekir.

Bu nedenle numaraları gerçek kullanım amacına göre gruplamak daha doğrudur.

Listenin açık bir adı olmalıdır

İlk kural basittir:

Her listenin anlaşılır bir adı olmalıdır.

Şu tür adlar:

• List 1
• New
• Test
• Numbers

birkaç ay sonra neredeyse hiçbir şey ifade etmez.

Ad, gelecekteki kullanıcıya bu numaraların kimlere ait olduğunu söylemelidir.

Örneğin:

• VIP Müşteriler
• Tiflis Şubesi Müşterileri
• Restoran Müşterileri
• Eylül Etkinliği Katılımcıları
• 6 Aydır Pasif Müşteriler
• Tamir Servisi Müşterileri
• Sadakat Kulübü Üyeleri

Liste adı doğru seçildiğinde yanlış gruba gönderim riski ciddi şekilde azalır.

Liste oluşturma ve numara ekleme iki ayrı adım olmalıdır

UX açısından yaygın bir hata, “yeni liste oluştur” ile “mevcut listeye numara ekle” işlemlerini neredeyse aynı göstermektir.

Kullanıcı mevcut listeye numara eklemek yerine yanlışlıkla yeni liste oluşturabilir.

Veya numara alanının liste oluşturmanın bir parçası olduğunu düşünebilir.

Bunu önlemek için arayüz açık olmalıdır:

Adım 1: Yeni liste oluştur

Önce yalnızca liste adı belirlenir.

Adım 2: Mevcut listeyi yönet

Liste oluşturulduktan sonra, o listenin kendine ait kartı veya bölümü olmalı ve burada şunlar yapılabilmelidir:

• liste adını değiştirmek;
• numara eklemek;
• numaranın yanında kişinin adını kaydetmek;
• numarayı silmek;
• mevcut üyeleri görmek;
• veya listenin tamamını silmek.

Bu basit ayrım insan hatasını ciddi şekilde azaltır.

Numarayı isimle mi, isimsiz mi saklamalıyız?

Her iki yöntem de kullanışlıdır.

Bazen işletmenin elinde yalnızca telefon numarası vardır.

Bu durumda sistem her numara için ad girmeyi zorunlu tutmamalıdır.

Ancak müşterinin adı biliniyorsa saklamak çok faydalıdır.

Örneğin:

Mariam

ve telefon numarası.

Böylece liste yönetilirken kullanıcı yalnızca rakamlar görmez.

En önemli konu: tekrarlanan numaralar

Duplicate Phone Numbers müşteri veritabanlarındaki en önemli sorunlardan biridir.

Bir müşterinin numarası:

• iki farklı listede olabilir;
• Customer Directory içinde olabilir;
• ayrıca manuel girilmiş olabilir.

Kampanya gönderilirken sistem tüm kayıtları sadece birleştirmemelidir.

Numaralar önce Normalize edilmeli, ardından Deduplicate yapılmalıdır.

Yani aynı numara farklı kaynaklarda dört kez görünüyorsa aynı Batch içinde yalnızca bir kez gönderilmelidir.

Bunun üç faydası vardır.

Daha düşük maliyet

Aynı müşteri için birkaç aynı SMS harcanmaz.

Daha iyi müşteri deneyimi

Müşteri aynı reklamı arka arkaya üç kez almaz.

Daha doğru raporlama

Gerçek alıcı sayısı netleşir.

Numarayı Normalize etmek ne demektir?

Kullanıcılar numaraları farklı formatlarda girer.

Örneğin ülke koduyla, ülke kodu olmadan, boşluklarla veya ek sembollerle yazılabilir.

Sistem karşılaştırmadan önce numarayı standart bir dahili formata dönüştürmelidir.

Aksi halde aynı numaranın iki farklı yazımı iki ayrı müşteri olarak algılanabilir.

Bir numara birkaç listede olabilir mi?

Evet, bu tamamen normaldir.

Örneğin aynı müşteri aynı anda:

• VIP müşteri;
• Tiflis şubesi müşterisi;
• yılbaşı kampanyası üyesi olabilir.

Sorun birkaç listede bulunmak değildir.

Sorun, sistemin gönderim sırasında tekrarları kontrol edememesidir.

Doğru yapı şudur:

Bir numara birkaç listede olabilir ancak belirli bir Batch içinde mesajı yalnızca bir kez almalıdır.

Müşteri listesi ile CRM arasındaki fark nedir?

Numara listesi belirli bir soruyu yanıtlar:

“Bu grupta kimler olsun?”

CRM daha büyük bir soruya yanıt verir:

“Bu müşteriyle ilişkimiz nedir ve daha önce ne oldu?”

CRM şunları içerebilir:

• geçmiş;
• notlar;
• Tasks;
• Follow-up;
• etkileşimler;
• sorumlu çalışan;
• ve sonraki faaliyetler.

Rigi24 Core, Basic Customer Directory kavramını profesyonel CRM’den ayırır. Bu, işletmenin basit bir ihtiyaç için ağır bir sistem kullanmak zorunda kalmasını önler.

Bir işletme için hangi listeler faydalı olabilir?

Liste türü işletmeye bağlıdır.

Restoran

• VIP müşteriler
• Delivery müşterileri
• Belirli şube müşterileri
• Eski müşteriler

Güzellik salonu

• Saç boyası müşterileri
• Tırnak müşterileri
• VIP müşteriler
• Uzun süredir gelmeyen müşteriler

Eğitim merkezi

• Aktif öğrenciler
• Eski öğrenciler
• Yeni kurs adayları
• Veliler

Tamir servisi

• Periyodik servis müşterileri
• Belirli araç markası müşterileri
• Eski müşteriler

Hizmet şirketi

• B2B müşteriler
• Aktif sözleşmeli müşteriler
• Lead'ler
• Önceki müşteriler

Her liste düzenlenebilir olmalıdır

Liste sabit değildir.

Yeni müşteri eklenir.

Numara değişir.

Bazı kişiler artık o grupta olmamalıdır.

Bazen liste adı da değişmelidir.

Bu nedenle sistem şunlara izin vermelidir:

• Rename;
• Add Member;
• Remove Member;
• Delete List.

Rigi24’te bu işlemler doğrudan ilgili liste kartı içinde yapılır; böylece kullanıcı hangi grup üzerinde çalıştığını bilir.

Tüm listeyi silme işlemi açıkça ayrılmalıdır

Delete Member ve Delete List tamamen farklı iki işlemdir.

Kullanıcı bir numarayı silmek isterken tüm listeyi silme riski olmamalıdır.

Bu nedenle listenin tamamını silme işlemi ayrı ve uyarı görünümlü bir alanda gösterilmelidir.

Bu, yönetim araçlarının tasarımında önemli bir ayrıntıdır.

Gönderimden önce neler kontrol edilmeli?

SMS kampanyası başlamadan önce şu basit Checklist faydalıdır:

1. Liste adını kontrol edin.
2. Üye sayısını görün.
3. Yeni numaraları kontrol edin.
4. Doğru listenin seçildiğinden emin olun.
5. Mesaj metnini okuyun.
6. Tüketilecek SMS miktarını kontrol edin.
7. Sender’ı kontrol edin.
8. Zamanlandıysa tarih ve saati tekrar kontrol edin.

Birkaç saniyelik kontrol, yüzlerce müşteriye yanlış gönderim yapılmasını önleyebilir.

Rapor liste adını neden saklamalıdır?

Bir ay sonra belirli bir mesajın hangi gruba gönderildiğini bilmek istediğinizi düşünün.

Rapor yalnızca numaraları gösteriyorsa kampanyanın hangi listeye ait olduğunu tahmin etmek gerekir.

Source List bilgisini Batch ile birlikte saklamak daha iyidir.

Rigi24’te yeni gönderimler seçilen liste veya listelerin adını raporda saklayabilir.

Bu, geçmiş kampanyaları incelerken çok faydalıdır.

Sonuç

Numara listesi yönetimi basit görünse de SMS maliyeti, müşteri deneyimi ve kampanya doğruluğunu doğrudan etkiler.

Profesyonel yapı şunları içerir:

• açık adlandırılmış listeler;
• liste düzenleme;
• üye ekleme ve çıkarma;
• isteğe bağlı müşteri adı;
• numara standardizasyonu;
• gönderimde tekrarların kaldırılması;
• liste adının raporda saklanması.

Rigi24 bu yapıyı Business paneline yerleştirir ve müşteri numarası veritabanını dağınık dosyalardan yönetilebilir operasyonel bir araca dönüştürür.

Rigi24 SMS hizmetinin kullanım koşulları

SMS pazarlama ve SMS yönetimi ücretsiz Rigi24 Core’un bir parçasıdır. SMS paneli, numara listelerinin yönetimi, mesaj zamanlama, gönderim raporları ve bu bölümün temel özellikleri için ayrı abonelik ücreti alınmaz.

İşletme yalnızca gerçekten kullandığı SMS mesajlarının ücretini öder.

Bu hizmet özellikle Gürcistan’da faaliyet gösteren veya Gürcistan’da kayıtlı işletme, kuruluş ve şirketler için tasarlanmıştır.

Rigi24’ün çevrilmiş sürümleri Gürcistan’da faaliyet gösteren veya yasal olarak kayıtlı farklı milletlerden işletme sahipleri, yöneticiler ve şirketler içindir.

Farsça, İngilizce, Rusça, Türkçe, Arapça, Ermenice ve Azerbaycanca dillerinin bulunması, hizmetin Gürcistan dışındaki yabancı şirketlere bağımsız SMS servisi olarak sunulduğu anlamına gelmez.

Hizmet Gürcistan’da bulunan veya kayıtlı işletmelerin ticari kullanımına yöneliktir. Gürcistan dışındaki yabancı şirketler bunu başka ülkelerdeki faaliyetleri için bağımsız SMS hizmeti olarak kullanamaz.

Rigi24 Gürcistan merkezli bir işletme yönetim platformudur ve SMS hizmeti de bu çerçevede sunulur.

Sık sorulan sorular

Bir müşteri birkaç listede olabilir mi?

Evet. Birden fazla listede bulunmak sorun değildir.

Aynı numara birkaç seçili listede varsa kaç mesaj alır?

Bir Batch içinde tekrarlanan numara mesajı yalnızca bir kez almalıdır.

Numara için isim girmek zorunlu mudur?

Hayır. Numara isimsiz saklanabilir, ancak isim liste yönetimini kolaylaştırır.

Liste adı daha sonra değiştirilebilir mi?

Evet.

Tüm listeyi silmeden tek bir numara silinebilir mi?

Evet. Liste üyeleri listenin kendisinden bağımsız olarak silinebilir.

Liste adı SMS raporunda gösterilebilir mi?

Source List kaydedilmişse liste adı raporda saklanabilir ve gösterilebilir.