Что такое запланированное SMS и как бизнес может его использовать?

Не каждое сообщение бизнеса должно отправляться в тот же момент, когда оно написано.

Иногда лучшее время — завтра утром.

Иногда сообщение нужно отправить за несколько часов до события.

Иногда у руководителя есть время подготовить кампанию выходного дня только сегодня.

Иногда сообщение должно попасть конкретной группе клиентов точно в заданное время.

Именно здесь полезен Scheduled SMS.

Вместо того чтобы пользователь входил в систему в определенный час и нажимал «Отправить», сообщение можно подготовить заранее и установить дату и время отправки.

Что означает Scheduled SMS?

Scheduled SMS — это сообщение, которое создается сегодня, но регистрируется для отправки в будущем.

Например:

Сегодня понедельник.

Бизнес хочет в четверг в 11:00 объявить VIP-клиентам о скидке на выходные.

Пользователь:

• выбирает список VIP-клиентов;
• пишет сообщение;
• проверяет количество расходуемых SMS;
• выбирает четверг;
• устанавливает 11:00;
• регистрирует сообщение.

После этого в четверг в 11:00 сотруднику уже не нужно находиться у системы.

Какие компании используют Scheduled SMS?

Практически любой бизнес, который регулярно общается с клиентами, может использовать эту возможность.

Ресторан

Объявление специального меню на выходные.

Салон красоты

Информирование об ограниченном предложении.

Клиника

Отправка общего уведомления в заданное время.

Учебный центр

Объявление о начале регистрации или изменении расписания.

Магазин

Запуск кампании продаж.

Сервисная компания

Напоминание о сроке или уведомление об услуге.

Организатор мероприятия

Сообщение перед началом программы.

Цель планирования не в том, чтобы отправлять больше сообщений, а в том, чтобы отправить сообщение в правильное время.

Почему время отправки важно?

Представьте ресторан, который отправляет рекламу обеда в 23:00.

Текст может быть полностью правильным, но неподходящее время снижает его ценность.

Или уведомление о завтрашнем утре, отправленное ночью, может раздражать клиента.

Поэтому время — часть самого сообщения.

Хорошая кампания состоит из трех элементов:

• правильная аудитория;
• правильный текст;
• правильное время.

Планирование снижает человеческие ошибки

В реальном бизнесе часто происходят простые организационные сбои.

Сотрудник забывает отправить сообщение.

Руководитель на встрече.

Интернет временно недоступен.

Смена изменилась.

Ответственный за кампанию в отпуске.

Если сообщение уже Scheduled, отправка больше не зависит от памяти одного человека.

Чем Draft отличается от Scheduled?

Draft означает, что сообщение еще не зарегистрировано для отправки.

Scheduled означает, что система должна перевести его в процесс отправки в указанное время.

Это важное различие.

Если система только сохранит текст, но не поставит его в очередь, пользователь может решить, что работа завершена, хотя позже ничего не произойдет.

В профессиональной системе статус должен быть ясным.

Например:

• Draft
• Scheduled
• Sending
• Sent
• Failed
• Cancelled

После планирования Feedback должен появляться сразу

Важный момент UX: после нажатия кнопки планирования пользователь должен сразу понять, что операция прошла успешно.

Если сообщение зарегистрировано, но до Обновить страницы не видно в списке, пользователь может подумать, что ничего не произошло.

Что происходит дальше?

Он нажимает кнопку еще раз.

И в системе могут появиться два одинаковых будущих сообщения.

Поэтому система должна сразу:

• показать сообщение об успехе;
• увеличить количество Scheduled;
• показать новую запись в списке запланированных.

В Rigi24 это поведение предусмотрено, чтобы результат был виден без обновления страницы.

Почему Badge с количеством запланированных сообщений полезен?

Предположим, на вкладке планирования написано:

«Запланированные сообщения — 4»

Даже не открывая вкладку, пользователь видит, что в очереди четыре будущих отправки.

Эта небольшая информация помогает не забывать будущие кампании.

Какие данные должно показывать запланированное сообщение?

Минимально полезны:

• номер получателя;
• дата и время отправки;
• Sender;
• Source List;
• текст;
• количество Segment;
• статус;
• возможность отмены.

При групповой отправке несколько записей могут иметь общий Batch.

В будущем отчет можно сделать Batch-ориентированным, чтобы вместо десятков номеров пользователь видел одну Campaign Card.

Должно ли Scheduled SMS отменяться?

Да.

Пока сообщение не отправлено, пользователю может потребоваться Cancel.

Например:

• кампания отменена;
• время изменилось;
• текст оказался неверным;
• выбран неправильный получатель;
• предложение больше не действует.

В Rigi24 для Scheduled-записей предусмотрен Cancel.

Что должно происходить при Cancel?

Сообщение не должно исчезать бесследно.

Лучше изменить его статус на Cancelled.

Почему?

Потому что история важна.

Руководитель должен позже видеть, что сообщение было создано, но отменено до отправки.

Это лучше полного удаления записи.

Нужно ли списывать SMS-кредит сразу при планировании?

Это зависит от Billing-модели системы.

Есть два распространенных подхода:

Резервирование кредита при Scheduling

Кредит сразу откладывается для будущей отправки.

Преимущество — меньше риск нехватки кредита к моменту отправки.

Списание кредита при фактической отправке

Кредит не расходуется, пока Provider реально не отправит сообщение.

Это гибче, но система должна снова проверить баланс при выполнении Scheduled.

Важно, чтобы поведение было понятным, а финансовая отчетность соответствовала реальной отправке.

Что если Sender изменится до времени отправки?

Это еще одно важное системное решение.

Scheduled SMS должен понимать, каким Sender он должен быть отправлен.

Если администратор позже изменит Operational Sender, политика должна быть ясна:

• использовать Sender, сохраненный при планировании?
• или активный Sender в момент выполнения?

В организационных системах это поведение должно быть явным и доступным для Audit.

В Rigi24 информация Sender хранится в записи Outbound, чтобы история отправки оставалась понятной.

Когда не стоит планировать SMS?

Scheduled SMS полезен, но подходит не для каждого сообщения.

Если содержание зависит от текущей ситуации, лучше перепроверить ее перед отправкой.

Например, если сообщение касается ограниченного остатка товара, который может закончиться до времени отправки, автоматическая отправка без проверки может дать клиентам неверную информацию.

Поэтому Schedule лучше использовать, когда текст останется актуальным в момент отправки.

Что лучше для кампании — планирование или мгновенная отправка?

Ни один вариант не всегда лучше.

Мгновенная отправка подходит, когда:

• информация важна прямо сейчас;
• возникли новые обстоятельства;
• пользователь хочет сразу увидеть результат.

Планирование подходит, когда:

• правильное время отправки известно заранее;
• кампания подготовлена заранее;
• ответственного сотрудника может не быть в системе в этот момент;
• несколько будущих сообщений нужно подготовить заранее.

Как предотвратить повторное планирование?

Один из рисков Scheduling — пользователь может решить, что сообщение не зарегистрировалось, и создать его снова.

Чтобы этого избежать:

• после регистрации показать четкий Success Message;
• сразу обновить список Scheduled;
• обновить Badge количества;
• показать точное время.

Эти небольшие детали напрямую предотвращают повторные отправки и дополнительные расходы.

Что происходит с отчетом после отправки?

Когда наступает запланированное время, Scheduled SMS переходит в процесс отправки.

Затем должен быть понятен итоговый статус:

• Sent
• Failed

В случае ошибки причина тоже должна быть записана.

Например:

• Sender не активен;
• недостаточно кредита;
• Provider отклонил сообщение;
• нет связи с Provider.

Тогда руководитель знает не только то, что сообщение не было отправлено, но и почему.

Практический пример

Предположим, у учебного центра 250 клиентов в списке «Осенняя регистрация».

Регистрация начинается в четверг в 10:00.

В среду ответственный сотрудник:

1. выбирает список осенней регистрации;
2. вводит текст;
3. проверяет длину и количество SMS;
4. проверяет Sender;
5. устанавливает четверг 10:00;
6. планирует сообщение;
7. видит запись во вкладке запланированных сообщений.

После этого отправка больше не зависит от присутствия сотрудника в четверг утром.

Лучшие практики использования Scheduled SMS

Перед окончательным планированием проверьте:

• получатели правильные?
• дубли удалены?
• финальный текст правильный?
• Footer проверен?
• расход SMS приемлем?
• Sender правильный?
• дата правильная?
• время правильное?
• часовой пояс правильный?
• сообщение останется актуальным в будущем?

Scheduled SMS в Rigi24

SMS-панель Rigi24 объединяет несколько возможностей:

• выбор списка номеров;
• ручные номера;
• Dedup;
• активный Sender;
• Footer;
• подсчет символов;
• расчет Segment;
• планирование;
• просмотр количества будущих отправок;
• Cancel;
• финальный отчет.

Такое сочетание делает планирование частью полного процесса управления SMS, а не отдельной и непонятной функцией.

Заключение

Scheduled SMS может выглядеть простой функцией, но для бизнеса с регулярной коммуникацией с клиентами имеет большую практическую ценность.

Он помогает:

• отправлять сообщения в правильное время;
• не зависеть от памяти сотрудника;
• готовить кампании заранее;
• видеть будущие отправки;
• отменять ошибочное сообщение до отправки;
• сохранять итоговый отчет.

Профессиональная система должна сразу давать Feedback после планирования и не допускать, чтобы из-за неопределенности одна отправка создавалась несколько раз.

Условия использования SMS-сервиса в Rigi24

SMS-маркетинг и управление SMS являются частью бесплатного Rigi24 Core. За SMS-панель, списки номеров, планирование, отчеты и основные функции раздела отдельная абонентская плата не взимается.

Бизнес оплачивает только фактически использованные SMS.

Сервис предназначен для компаний, организаций и предприятий, работающих в Грузии или зарегистрированных в Грузии.

Переведенные версии Rigi24 предназначены для владельцев бизнеса, менеджеров и компаний разных национальностей, работающих или законно зарегистрированных в Грузии.

Наличие персидского, английского, русского, турецкого, арабского, армянского и азербайджанского языков не означает, что Rigi24 SMS предлагается как независимый коммерческий сервис иностранным компаниям за пределами Грузии.

Сервис предназначен для коммерческого использования компаниями, находящимися или зарегистрированными в Грузии. Иностранные компании за пределами территории Грузии не могут использовать его как отдельный SMS-сервис для деятельности в других странах.

Rigi24 — платформа управления бизнесом, базирующаяся в Грузии, и SMS-сервис предоставляется в рамках этой модели.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли запланировать SMS на несколько дней вперед?

Да, если выбраны будущие дата и время.

Можно ли отменить запланированное сообщение?

До отправки его можно отменить.

Нужно ли обновлять страницу после планирования?

Нет. Подходящая система должна сразу показать новую запланированную запись.

Можно ли использовать списки номеров для планирования?

Да. Выбирается список, и его получатели добавляются в Batch.

Что если один номер повторяется в выбранных списках?

В рамках одной отправки повторяющийся номер проходит Deduplicate.

Остается ли итоговый результат в отчете?

Да. После выполнения запланированной отправки результат должен остаться в History.