الدليل الكامل لمتجر Rigi24: من تسجيل المنتج حتى تسليم الطلب

البيع عبر الإنترنت لا يعني فقط إنشاء صفحة لعرض المنتجات. عندما يزداد عدد الطلبات، تصبح إدارة المخزون والدفع وتجهيز الطلب والمندوب والتوصيل وفشل التوصيل والمرتجعات والتواصل مع العميل جزءاً أساسياً من العمل اليومي.

تم تصميم Rigi24 Store انطلاقاً من هذه الفكرة؛ فالمتجر ليس مجرد مكان لعرض المنتجات، بل جزء من نظام متكامل لإدارة الطلبات وعمليات البيع. ويمكن لهذا الموديول أن يعمل إلى جانب Rigi24 Core على أساس هوية العمل والبيانات الأساسية نفسها.

في Rigi24 يمكن متابعة الطلب من لحظة تسجيله حتى التسليم النهائي، والتحكم في المخزون، وتعيين مندوب داخلي أو خارجي، وإدارة مسارات التوصيل، واستخدام PIN أمني عند التسليم، وعند فشل التوصيل إدارة إعادة الإرسال أو إرجاع البضاعة بطريقة منظمة.

ما هو Rigi24 Store؟

تم تصميم موديول Store في Rigi24 للشركات التي لا تريد أن يقتصر البيع عبر الإنترنت على مجرد «تسجيل طلب».

في هذا النظام تستمر العملية بعد تسجيل الطلب أيضاً:

طلب → تأكيد → تجهيز → جاهز للتسليم → تعيين مندوب → إرسال → تسليم أو فشل تسليم → إعادة إرسال أو إرجاع

يرى مدير المتجر حالة الطلب في جميع هذه المراحل، كما يمكن تتبع سجل التغييرات.

تجعل هذه البنية المتجر والمخزون وقسم التوصيل يعملون ضمن مسار مشترك، فلا تكون هناك حاجة لإدارة حالة الطلب في عدة برامج أو ملفات مختلفة.

1. إدارة المنتجات والمخزون

الجزء الأول في أي متجر هو المنتجات.

في Rigi24 يمكن أن تكون للمنتجات وVariantاتها أسعار وكميات مخزون مستقلة، ويرتبط نظام المخزون مباشرة بدورة الطلب.

عند تسجيل طلب، لا يغيّر النظام رقم المخزون ظاهرياً فقط، بل ينشئ حجزاً للمخزون من أجل ذلك الطلب.

تظهر أهمية ذلك خصوصاً عندما يطلب عدة عملاء المنتج نفسه في وقت متقارب جداً.

يمكن أن تشمل دورة المخزون العمليات التالية:

• حجز البضاعة للطلب
• تحرير الحجز
• إخراج البضاعة من المخزون عند الإرسال
• إرجاع البضاعة إلى المخزون
• إدخال مخزون جديد
• تصحيح المخزون

وبذلك تبقى حالة البضاعة متطابقة مع الحالة الفعلية للطلب.

2. كيف يدخل الطلب إلى النظام؟

يمكن إنشاء الطلب في Rigi24 من مسارين رئيسيين.

طلب العميل عبر الإنترنت

يسجل العميل طلبه عبر المتجر، ويدخل الطلب مباشرة إلى لوحة إدارة النشاط التجاري.

تسجيل يدوي بواسطة المتجر

أحياناً يطلب العميل هاتفياً أو حضورياً أو عبر شبكات التواصل الاجتماعي.

في هذه الحالة يستطيع المدير أو موظف المتجر إنشاء الطلب مباشرة داخل Rigi24.

وبذلك لا تكون هناك حاجة للاحتفاظ بطلبات الهاتف أو Instagram خارج النظام.

3. دورة حالات الطلب الكاملة

يمر كل طلب بعدة حالات محددة.

جديد

تم تسجيل الطلب للتو.

تم التأكيد

قام المتجر بمراجعة الطلب وتأكيده.

قيد التجهيز

يجري تجهيز المنتج أو الطرد.

جاهز

الطلب جاهز للتسليم إلى العميل أو إلى المندوب.

قيد التوصيل

استلم المندوب الطلب وبدأت عملية التوصيل.

تم التسليم

تم تسليم الطلب إلى العميل بنجاح.

فشل التوصيل

لم يتمكن المندوب من تسليم الطلب.

تم الإرجاع

عاد الطلب إلى المتجر أو المستودع.

تم الإلغاء

تم إلغاء الطلب.

تتيح هذه المراحل للمدير معرفة الحالة الدقيقة لكل طلب.

4. الاستلام من المتجر أو التوصيل إلى العنوان

يدعم Rigi24 طريقتين رئيسيتين لاستلام الطلب.

الاستلام من المتجر

يستلم العميل الطلب من المتجر أو موقع النشاط التجاري.

التوصيل إلى عنوان العميل

في هذه الحالة تدخل معلومات العنوان والمندوب ووقت التوصيل وحالة التسليم ضمن دورة Delivery.

5. إدارة دفع الطلب

تُحدد طريقة الدفع لكل طلب داخل النظام أيضاً.

ومن الحالات والطرق التي يمكن إدارتها:

• الدفع عبر الإنترنت
• الدفع النقدي عند التسليم
• الدفع بالبطاقة عند التسليم
• التحويل البنكي
• طرق دفع أخرى
• الدفع خارج Rigi24
• دفع جزئي
• دفع كامل

كما يمكن رؤية المبلغ المسجل وحالة الدفع ضمن معلومات الطلب.

وهذا مهم جداً للطلبات التي يتم تحصيل قيمتها عند التسليم، لأن المتجر والمندوب يحتاجان إلى معرفة المبلغ الذي يجب تحصيله من العميل.

6. بدء إرسال الطلب

عندما يصبح الطلب جاهزاً، يستطيع المدير بدء عملية الإرسال.

في Rigi24 لا يتم بدء التوصيل بمجرد تغيير Status بسيط.

يحدد المدير أولاً معلومات الإرسال.

ومنها:

• اختيار المندوب
• الوقت التقريبي لبدء التوصيل
• الوقت التقريبي لنهاية فترة التوصيل

بعد تأكيد هذه البيانات ينتقل الطلب إلى حالة قيد التوصيل.

7. المندوب الداخلي في Rigi24

من الإمكانات المهمة في النظام استخدام مستخدمي Rigi24 كمندوبين.

يستطيع المدير البحث عن المندوب المطلوب باستخدام رقم الهاتف المحمول.

إذا كان الشخص عضواً في Rigi24 من قبل، تظهر بياناته، وإذا كانت له صورة ملف شخصي يمكن عرضها أيضاً.

بعد ذلك يمكن تعيين المستخدم نفسه كمندوب للمتجر.

8. ماذا يحدث إذا لم يكن المندوب عضواً في Rigi24؟

إذا تم البحث عن رقم الهاتف ولم يكن صاحبه عضواً في Rigi24 بعد، يمكن تسجيل بياناته.

عند القيام بذلك:

1. يتم إنشاء المستخدم في Rigi24.
2. تُحفظ بيانات المندوب.
3. يمكن تعيين المستخدم كمندوب للمتجر.

بعد التسجيل، يحتاج المندوب إلى تشغيل أو Start بوت Rigi24 على Telegram للاستفادة من ميزات Telegram.

بهذه الطريقة لا يضطر المدير إلى مطالبة كل مندوب بإكمال عملية تسجيل معقدة بنفسه قبل إضافته.

9. مندوب خارجي بدون حساب مستخدم

ليس المندوبون في جميع الأنشطة التجارية أعضاء دائمين في الفريق.

قد يستخدم المتجر سائقا أو مندوبا متعاقدا أو خدمة نقل أخرى.

يدعم Rigi24 أيضاً خيار External Courier.

أي أن المدير يستطيع تسجيل البيانات المطلوبة للتوصيل، مثل اسم المندوب ورقم هاتفه، من دون إنشاء حساب مستخدم كامل له.

وبذلك لا يكون المتجر محصوراً بالمندوبين الأعضاء في Rigi24.

10. إدارة المسار أو Delivery Run

عندما يكون لدى مندوب واحد عدة طلبات للتوصيل، لا يكون من المناسب إدارة كل طلب بصورة منفصلة.

لهذا يستخدم Rigi24 مفهوم Delivery Run.

يمكن أن يضم Run واحد عدة طلبات.

ويمكن إدارة معلومات مثل الآتي لكل مسار:

• المندوب
• طلبات المسار
• عدد المحطات
• فترة التوصيل
• المسار
• وقت البدء
• حالة المسار

يمكن إضافة الطلبات إلى المسار أو إزالتها منه، ويمكن للمندوب إدارة مجموعة من الطلبات ضمن Run واحد.

11. إشعار المندوب بمسار جديد

عند إنشاء مسار جديد للمندوب، يمكن إرسال معلومات المسار إليه عبر Telegram.

يمكن أن تحتوي الرسالة على معلومات مثل:

• المسار الجديد
• عدد الوجهات
• فترة التوصيل
• معلومات المسار
• زر الدخول إلى لوحة المندوب

وهذه المعلومات تكون ضمن الرسالة نفسها.

وبذلك لا يحتاج المندوب إلى الاتصال المستمر بمدير المتجر لمعرفة الطلبات المخصصة له.

12. PIN من ستة أرقام لتسليم آمن

من أهم ميزات نظام التوصيل في Rigi24 استخدام PIN التسليم.

عندما يدخل الطلب مرحلة الإرسال، يتم إنشاء PIN من ستة أرقام للعميل.

يجب على العميل إعطاء هذا الرمز للمندوب فقط عندما يكون قد استلم البضاعة فعلياً.

بعد الحصول على PIN يدخله المندوب في النظام.

إذا كان PIN صحيحاً يتم تأكيد تسليم الطلب.

النقطة الأمنية المهمة هي أن PIN نفسه لا يتم تخزينه في النظام بصيغة Plain Text.

يحتفظ النظام فقط بالـ Hash الخاص به.

وللمزيد حول مبدأ عدم تخزين القيم الحساسة كنص واضح، يمكن مراجعة إرشادات OWASP الخاصة بالتخزين الآمن والـ Hashing. يساعد هذا التصميم على تقليل احتمال تسجيل تسليم غير صحيح أو غير حقيقي.

13. ما المعلومات التي يحصل عليها العميل أثناء الإرسال؟

عندما يدخل الطلب مسار التوصيل، يمكن أن يحصل العميل على معلومات مثل:

• رقم الطلب
• اسم المندوب
• رقم هاتف المندوب
• الوقت التقريبي للتوصيل
• PIN التسليم
• رابط تتبع الطلب

إذا تم إرسال الطلب للمرة الثانية وكانت هناك رسوم لإعادة التوصيل، يمكن أيضاً عرض المعلومات المالية الخاصة بإعادة الإرسال في رسالة العميل.

14. التتبع العام للطلب

يمكن استخدام Public Tracking للطلب.

أي أن العميل يستطيع مشاهدة حالة طلبه من خلال رابط التتبع.

وبهذه الإمكانية لا يحتاج العميل إلى الاتصال المتكرر بالمتجر لأسئلة مثل «أين طلبي؟» أو «هل تم إرساله؟».

15. ماذا يحدث إذا لم يكن العميل موجوداً في المكان؟

من المشكلات الواقعية للمتاجر الإلكترونية أن جميع عمليات الإرسال لا تنجح.

فقد يحدث مثلاً:

• أن لا يكون العميل موجوداً في العنوان.
• أن لا يرد العميل على الهاتف.
• أن يكون العنوان غير صحيح.
• أن لا يستلم العميل الطلب.
• أن تحدث مشكلة أخرى أثناء التوصيل.

في هذه الحالة يستطيع المندوب تسجيل الطلب بحالة Delivery Failed.

كما يمكن تسجيل سبب فشل التسليم.

وبهذه الطريقة لا يتم تسجيل الطلب خطأً على أنه Delivered.

16. مراجعة عمليات التوصيل غير الناجحة بواسطة المدير

لدى Rigi24 قسم خاص لمراجعة الطلبات التي لم يتم تسليمها.

يستطيع المدير رؤية الطلبات التي:

• ما زالت في الطريق.
• تجاوزت وقت التوصيل.
• فشل توصيلها.
• تحتاج إلى قرار تالٍ.

بالنسبة إلى Delivery Failed يستطيع المدير أن يقرر إرسال الطلب مرة أخرى أو إعادة البضاعة.

17. إعادة إرسال الطلب

إذا كان العميل لا يزال يريد الطلب، يستطيع المدير تجهيزه لمحاولة إرسال جديدة.

يمكن أن تتم إعادة الإرسال مع المندوب نفسه، أو يمكن إلغاء التعيين السابق واختيار مندوب آخر عند الحاجة.

عند إعادة الإرسال يمكن تحديد أشياء مثل:

• المندوب
• فترة توصيل جديدة
• رسوم إعادة التوصيل

ثم تُحفظ هذه البيانات للمحاولة الجديدة.

إذا لم يتم تحصيل رسوم إعادة التوصيل من العميل، يمكن أن تكون القيمة صفراً.

18. منع خصم المخزون مرة ثانية عند إعادة الإرسال

من النقاط المهمة في تصميم هذه الدورة أن إعادة الإرسال لا تعني بيع البضاعة مرة أخرى.

لقد خرجت البضاعة بالفعل من المخزون بسبب الطلب نفسه.

لذلك لا ينبغي أن يؤدي Retry أو إعادة التوصيل إلى خصم المخزون مرة ثانية.

يفصل Rigi24 بين هذين المفهومين:

إعادة الإرسال

و:

إخراج جديد من المخزون

فهما ليسا الشيء نفسه.

يمنع هذا الفصل أخطاء المخزون في الطلبات التي تحتاج إلى أكثر من محاولة توصيل.

19. عودة الطرد من المندوب إلى المكتب

في بعض الحالات يعيد المندوب الطرد إلى مكتب المتجر بعد فشل التسليم.

هذه المرحلة ليست هي نفسها إعادة البضاعة إلى المخزون.

يستطيع النظام أولاً تسجيل أن الطرد تم استلامه من المندوب وعاد إلى المكتب.

بعد ذلك يمكن للمدير اتخاذ قرار بشأن الخطوة التالية.

على سبيل المثال يمكن إعادة إرساله إلى العميل.

هذا الفصل مهم جداً، لأن الطرد قد يكون في المكتب بينما لم يتم إلغاء الطلب بعد.

20. إعادة البضاعة فعلياً إلى المخزون

إذا كان القرار النهائي هو عدم إرسال الطلب مرة أخرى وكانت البضاعة قد عادت فعلياً إلى المتجر أو المستودع، يستطيع المدير تأكيد Return to Inventory.

في هذه المرحلة تعود كمية البضاعة إلى المخزون.

أي أن Rigi24 يميز بين حالتين:

الطرد عاد إلى المكتب

و

البضاعة عادت إلى المخزون

هذا الفرق مهم جداً للحفاظ على صحة بيانات المخزون.

21. تأكيد التسليم يدوياً بواسطة المدير

المسار الطبيعي والآمن للتسليم هو استخدام PIN الخاص بالعميل.

لكن في ظروف خاصة قد يكون المدير متأكداً من أن الطلب تم تسليمه فعلياً رغم أن PIN لم يتم تسجيله.

لهذه الحالات تتوفر إمكانية التأكيد الإداري.

يتم تسجيل هذا الإجراء كعملية قام بها المدير، بحيث يكون واضحاً أن التسليم لم يتم عبر مسار PIN المعتاد.

22. إلغاء تعيين المندوب واختيار مندوب آخر

إذا كانت إعادة الإرسال قد عُينت لمندوب من قبل لكنها لم تبدأ بعد، يمكن للمدير إلغاء هذا التعيين.

بعد الإلغاء يمكن اختيار مندوب آخر.

وبذلك لا يؤدي اختيار Courier بشكل خاطئ إلى بقاء الطلب مقفلاً على المندوب نفسه.

23. Telegram في متجر Rigi24

Telegram هو أحد قنوات الإشعار المهمة في Store.

فعلى سبيل المثال يستطيع البائع استلام رسالة عند تسجيل طلب جديد.

يمكن أن تحتوي رسالة البائع على معلومات مثل:

• اسم المتجر
• رقم الطلب
• اسم العميل
• رقم الهاتف
• قيمة الطلب
• طريقة الدفع
• زر الدخول مباشرة إلى إدارة المتجر

وتظهر هذه المعلومات داخل رسالة الإشعار.

كما يتلقى المندوب معلومات المسارات الجديدة عبر Telegram.

ويمكن للعميل أيضاً، بحسب نوع العملية، تلقي رسائل عن حالة الطلب أو PIN التسليم. وللمعلومات التقنية عن عمل الـ Bots يمكن مراجعة وثائق Telegram Bots الرسمية.

24. متى يتم استخدام SMS؟

يمكن لـ Rigi24 استخدام SMS أيضاً في الأجزاء المتعلقة بالتوصيل.

لكن بنية النظام مصممة بحيث لا يكون إرسال SMS إجبارياً أو بلا حاجة.

يمكن أن يكون Telegram هو القناة الأساسية، ويتم استخدام SMS وفق إعدادات النشاط التجاري.

يساعد ذلك أيضاً على التحكم في تكلفة الرسائل النصية.

25. إشعار العميل عند تغير الحالة

عندما تتغير حالة الطلب، يمكن إعداد رسالة العميل بما يتناسب مع الحالة الجديدة.

على سبيل المثال يمكن للعميل معرفة أن الطلب

• تم تأكيده.
• يجري تجهيزه.
• جاهز للإرسال.
• في طريق التوصيل.
• تم تسليمه.
• فشل تسليمه.

وعند فشل التوصيل يمكن أيضاً عرض سبب الفشل في الإشعار. وإذا كان النشاط التجاري يريد إدارة تاريخ العميل والعلاقة معه بما يتجاوز طلباً واحداً، فإن دليل CRM في Rigi24 مرتبط بهذا الموضوع.

26. الفاتورة ومعلومات الطلب الكاملة

من داخل الطلب يستطيع المدير الوصول إلى معلوماته الكاملة.

ومنها:

• المنتجات
• الكمية
• سعر الوحدة
• مجموع المنتجات
• رسوم التوصيل
• الإجمالي النهائي
• معلومات العميل
• العنوان
• رقم الطلب
• رمز التتبع
• طريقة الدفع
• حالة الدفع
• تاريخ الإنشاء
• حالة التوصيل
• معلومات المندوب
• سجل الحالات

كما يمكن إنشاء فاتورة للطلب.

27. سجل عمليات الطلب

من مزايا النظام التشغيلي الجيد أنه لا يعرض الحالة الحالية فقط.

يحتفظ Rigi24 أيضاً بتاريخ تغير حالات الطلب.

وهذا مهم جداً عند مراجعة المشكلات.

فيمكن مثلاً معرفة:

• متى تم تأكيد الطلب.
• متى أصبح جاهزاً.
• متى تم تسليمه إلى المندوب.
• متى حدث Delivery Failed.
• هل تمت إعادة إرساله.
• هل أكد المدير التسليم يدوياً.

28. متجر Rigi24 بثماني لغات

تم إعداد Store وCourier والرسائل المرتبطة بهما للغات الثماني الرئيسية في Rigi24:

• ქართული — Georgian
• English
• Русский — Russian
• Türkçe — Turkish
• فارسی — Persian
• العربية — Arabic
• Հայերեն — Armenian
• Azərbaycan dili — Azerbaijani

كما تم أخذ بنية RTL في الاعتبار للفارسية والعربية.

وهذا مهم للشركات التي تعمل مع عملاء أو موظفين متعددي اللغات.

29. مثال واقعي على دورة الطلب

لنفترض أن عميلاً يطلب منتجاً من المتجر.

المرحلة الأولى

يدخل الطلب إلى النظام.

الحالة: New

ويتم حجز كمية المخزون المطلوبة للطلب.

المرحلة الثانية

يقوم المتجر بمراجعة الطلب.

الحالة: Confirmed

المرحلة الثالثة

يقوم الموظف بتجهيز الطرد.

الحالة: Preparing

المرحلة الرابعة

يصبح الطرد جاهزاً للتسليم إلى المندوب.

الحالة: Ready

المرحلة الخامسة

يختار المدير المندوب ويحدد فترة التوصيل.

الحالة: Out for Delivery

ويتم إنشاء PIN تسليم للعميل.

المرحلة السادسة

يصل المندوب إلى عنوان العميل.

إذا استلم العميل البضاعة

يعطي PIN الخاص به للمندوب.

يدخل المندوب PIN. الحالة

Delivered وبذلك تنتهي دورة الطلب.

30. مثال على فشل التوصيل

لنفترض أن المندوب وصل إلى عنوان العميل لكنه لم يجده.

يسجل المندوب السبب. الحالة

Delivery Failed يرى المدير الآن الطلب في

قسم Delivery Review. ويمكنه أن يقرر

إعادة الإرسال أو إرجاع البضاعة. إذا طلب العميل إعادة الإرسال

يحدد المدير المندوب والوقت الجديد

ويمكنه أيضاً تسجيل رسوم إعادة التوصيل. بعد ذلك يدخل الطلب

في دورة إرسال جديدة من دون خصم المخزون مرة أخرى.

31. لماذا هذه البنية مهمة؟

تعمل متاجر كثيرة بالهاتف وبرامج الرسائل وملفات Excel طالما أن عدد الطلبات قليل.

تبدأ المشكلة عندما يزداد عدد الطلبات.

فتظهر أسئلة مثل:

«من أخذ هذا الطلب؟»

«هل تم تسليمه أم لا؟»

«هل أعاد المندوب الطرد؟»

«هل عادت البضاعة إلى المخزون؟»

«من يدفع رسوم الإرسال الثانية؟»

«هل دفع العميل كامل المبلغ؟»

«لماذا انخفض مخزون هذا المنتج؟»

«أي مندوب كان مسؤولاً عن هذا الطلب؟»

هدف Rigi24 Store هو أن تكون إجابات هذه الأسئلة داخل النظام نفسه.

بعد تنظيم الطلبات وبيانات العملاء يمكن للنشاط التجاري أيضاً استخدام برنامج ولاء العملاء لتشجيع الشراء المتكرر والحفاظ على العملاء.

32. Rigi24 Store ليس مجرد صفحة بيع

الفرق الرئيسي بين Rigi24 والمتجر البسيط هو الجزء التشغيلي.

لا ينتهي البيع عند ضغط العميل على زر الطلب.

فالجزء الأصعب يبدأ بعد ذلك:

المخزون، التجهيز، الدفع، المندوب، المسار، التوصيل، PIN، فشل التوصيل، إعادة الإرسال، الإرجاع والتتبع.

يحاول Rigi24 إبقاء جميع هذه المراحل ضمن دورة واحدة مترابطة.

الخلاصة

تم تصميم Rigi24 Store للشركات التي تريد إدارة العمليات الفعلية بعد الطلب إلى جانب البيع عبر الإنترنت.

من تسجيل المنتجات والمخزون إلى الطلب والدفع والتجهيز وتعيين المندوب ومسار التوصيل وPIN والتتبع وفشل التوصيل وإعادة الإرسال وإرجاع البضاعة، يمكن أن تكون جميعها أجزاء من مسار واحد.

وبذلك لا يرى مدير المتجر فقط أن «هناك طلباً»، بل يعرف أين يوجد الطلب، ومن المسؤول عنه، وما المبلغ الذي يجب تحصيله، وما حالة المخزون، وما هي الخطوة التالية.

Rigi24 Store؛ من الطلب إلى التسليم، كل شيء ضمن مسار واضح وقابل للتتبع.