სამუშაო დროის ოფიციალური ფაილი საქართველოში — დანართი №2 და Rigi24 XLSX

რა არის დანართი №2?

2021 წლის 12 თებერვლის №01-15/ნ ბრძანებით დამტკიცდა სამუშაო დროის აღრიცხვის წესი (დანართი №1) და ფორმა (დანართი №2). წესი 2021 წლის 1 მარტიდან ამოქმედდა და შემდგომ შეიცვალა.

ყოველთვიური ელექტრონული დოკუმენტი

ფორმა ყოველთვიური დოკუმენტია და მისი წარმოება შესაძლებელია ქაღალდზე ან ელექტრონულად. სხვა ფორმატიც დასაშვებია, თუ მინიმალური სავალდებულო მონაცემები დაცულია.

დახურვის ვადა

ზოგადი წესით დახურვის თარიღს დამსაქმებელი განსაზღვრავს, მაგრამ ის არ უნდა იყოს მომდევნო თვის 10 რიცხვზე გვიან. სპეციალური ჯგუფებისთვის შეიძლება განსხვავებული ვადა მოქმედებდეს.

საჭირო მონაცემები

ფორმა მოიცავს ორგანიზაციას, ერთეულს, პერიოდს, საიდენტიფიკაციო კოდს, თანამშრომლის სახელსა და პოზიციას, პირად/ტაბელის ნომერს, ყოველდღიურ გამოცხადებას, სამუშაო საათებს, overtime-ს, ღამის, უქმე დღის, დისტანციურ საათებს, ავადმყოფობას, Paid/Unpaid Leave-ს და სხვა გაცდენებს.

ცვლის გრაფიკი

ცვლაში მუშაობისას ფორმას უნდა ახლდეს დამტკიცებული გრაფიკი, ხოლო ცვლილების შემთხვევაში — ცვლილების დოკუმენტიც.

შენახვა

საბოლოო შევსებული და ხელმოწერილი ფორმა მინიმუმ ერთი წელი ინახება.

Rigi24 Government Annex №2

Rigi24 HR Manager-ის თვიურ ანგარიშში ცალკე Government Annex №2 XLSX იქმნება დასწრების, გრაფიკის, შვებულების და სამუშაო დროის კატეგორიებიდან, Matsne-ის ოფიციალურ შაბლონზე დაყრდნობით.

დეპარტამენტები

Workbook შეიძლება დეპარტამენტების მიხედვით დალაგდეს მნიშვნელობიანი worksheet სახელებით.

8 ენა

ინტერფეისი 8 ენაზეა, ხოლო ოფიციალური გამოსავალი საქართველოს მოთხოვნებზეა ორიენტირებული.

დანართი №2 უბრალოდ Excel არ არის

ოფიციალური ფორმა არის გრაფიკის, დასწრების, შვებულების, ავადმყოფობის, ღამის და overtime მონაცემების საბოლოო შედეგი. არასწორ წყაროს კარგი ფორმატირება ვერ გამოასწორებს.

Rigi24-ში Annex №2 Month Close-ის ბოლო ეტაპია და არა ხელით შესავსები ცალკე ფაილი.

№01-15/ნ ბრძანება

2021 წლის 12 თებერვლის ბრძანებით Annex №1-ში წესები, ხოლო Annex №2-ში ფორმა დამტკიცდა.

შემდგომი ცვლილებები აჩვენებს, რომ Export-ის შაბლონი განახლებადი უნდა იყოს.

ქაღალდი თუ ელექტრონული?

ფორმა შეიძლება ქაღალდზე ან ელექტრონულად იწარმოოს.

ელექტრონული ფორმაც მოითხოვს პასუხისმგებელ პირს, მომზადების, შენახვისა და მიწოდების პროცესს.

შემდეგი თვის 10 რიცხვი

ზოგადი წესით დახურვა არ უნდა იყოს მომდევნო თვის 10 რიცხვზე გვიან.

ამიტომ Attendance კორექტირებებს რეალური Month Close უნდა ჰქონდეს.

მონაცემის წყარო

Employee Profile იძლევა თანამშრომლის მონაცემს, Schedule — გეგმას, Attendance — ფაქტობრივ დროს, Leave — შვებულებას, approval — overtime-ს.

ერთიან სისტემაში იგივე წყარო მრავალ ანგარიშში გამოიყენება.

ნახევარი თვის და მთლიანი ჯამები

ფორმაში ყოველდღიურ სტატუსთან ერთად სხვადასხვა ჯამიც არის.

Rigi24 ჯამებს Session-ებიდან და Schedule-იდან ითვლის.

Overtime

Extra Time ავტომატურად არ უნდა გახდეს დამტკიცებული overtime.

ნაწილობრივი approval-ისას სხვაობა წყაროში უნდა დარჩეს.

ღამისა და უქმე დღის სამუშაო

ზუსტი გამოთვლა რეალურ Time Interval-ს, კალენდარსა და Schedule-ს მოითხოვს.

მხოლოდ დღიური ჯამი ხშირად არასაკმარისია.

ცვლის გრაფიკი

ცვლაში მომუშავეებისთვის დამტკიცებული Schedule და მისი ცვლილებები მნიშვნელოვანია.

Schedule ანგარიშის მტკიცებულების ნაწილიცაა.

შენახვა მინიმუმ ერთი წელი

საბოლოო ფორმა მინიმუმ ერთი წელი ინახება.

ციფრულ გარემოში final version, თარიღი და პასუხისმგებელი პირი უნდა იკითხებოდეს.

100 თანამშრომლის მაგალითი

100 თანამშრომელი თვეში ათასობით დღიურ ჩანაწერს ქმნის.

ავტომატიზაცია HR-ს საშუალებას აძლევს გამონაკლისებზე იმუშაოს და არა უჯრედების ხელით შევსებაზე.

Export-მდე ხარისხის კონტროლი

შეამოწმეთ Schedule-ის არქონა, open session, pending leave, unapproved overtime და სხვა შეუსაბამობები.

ეს კონტროლი XLSX-ის შექმნაზე არანაკლებ მნიშვნელოვანია.

Rigi24-ის ავტომატური Export

Government Annex №2 იქმნება Workforce-ის რეალური მონაცემებიდან და შეიძლება დეპარტამენტების მიხედვით დალაგდეს.

ეს ამცირებს ხელით შეყვანას და შეცდომებს.

8 ენა

მომხმარებლები მუშაობენ სხვადასხვა ენაზე, მაგრამ მონაცემი ცენტრალურია.

ოფიციალური Export საქართველოს მოთხოვნებზე რჩება ორიენტირებული.

Month Close Workflow

თვიური დახურვა უნდა დაიწყოს Exception List-ით: open sessions, missing schedule, pending leave და unapproved overtime.

მხოლოდ გამონაკლისების გასწორების შემდეგ უნდა შეიქმნას final Annex №2.

Manual Correction Governance

ხელით კორექტირება ზოგჯერ აუცილებელია, მაგრამ უნდა დარჩეს ვინ, როდის და რატომ შეცვალა მონაცემი.

Audit trail ამცირებს გაურკვევლობას შემდგომ შემოწმებაზე.

Department Reconciliation

დიდ კომპანიაში სასარგებლოა დეპარტამენტების ცალ-ცალკე reconciliation და შემდეგ საერთო workbook.

ეს პასუხისმგებლობას ანაწილებს მენეჯერებსა და HR-ს შორის.

Re-export და Versioning

თუ დახურვის შემდეგ აუცილებელი კორექტირება მოხდა, ახალი Export უნდა იყოს მკაფიოდ ვერსირებული.

ძველი საბოლოო ფაილის ჩუმად გადაწერა ცუდი პრაქტიკაა.

ხელმოწერა და პასუხისმგებელი პირი

ელექტრონული ან ქაღალდის ფორმის მიუხედავად, პასუხისმგებელი პირი და ხელმძღვანელის დადასტურება პროცესის ნაწილია.

ავტომატიზაცია პასუხისმგებლობას არ აუქმებს.

Source Priority

თუ ერთი დღის შესახებ რამდენიმე წყარო არსებობს, კომპანიამ წინასწარ უნდა განსაზღვროს რომელი მონაცემია მთავარი: მოწყობილობა, მენეჯერის approved correction, Leave ან სხვა დოკუმენტი.

წესის გარეშე ერთი და იგივე დღე სხვადასხვა ანგარიშში განსხვავებულად შეიძლება გამოჩნდეს.

Exception Dashboard

Month Close-მდე სასარგებლოა ცალკე სია მხოლოდ პრობლემური დღეებისთვის: missing check-in, missing check-out, overlap, no schedule ან pending approval.

ასეთი Dashboard HR-ს ათასობით ნორმალური ჩანაწერის ხელით დათვალიერებას არ აიძულებს.

Data Freeze

როდესაც თვის Final Report დამტკიცებულია, პრაქტიკულია პერიოდის მონაცემი გარკვეულად ჩაიკეტოს ან ცვლილება განსაკუთრებულ უფლებას მოითხოვდეს.

ეს იცავს უკვე გაცემულ Annex №2-სა და Payroll-ს ჩუმი ცვლილებისგან.

Archive Structure

ფაილები უმჯობესია ინახებოდეს Year/Month/Department სტრუქტურით და სახელში ჰქონდეს პერიოდი და version.

ასეთი არქივი ბევრად სწრაფად იძებნება შემოწმების დროს.

Employee Access

დამსაქმებელს პასუხისმგებლობა აქვს თანამშრომლებისთვის შესაბამისი ინფორმაციის გაცნობაზეც. პროცესში უნდა იყოს განსაზღვრული როგორ მიიღებს თანამშრომელი საკუთარ ჩანაწერს ან განმარტებას.

Self-service ამ ნაწილსაც ამარტივებს, თუ Access Scope სწორად არის დაყენებული.

Reconciliation with Payroll

Final Annex №2 და Final Payroll არ უნდა ყვებოდნენ ერთმანეთისგან განსხვავებულ ისტორიას იმავე სამუშაო საათებზე.

Month Close-ის ბოლოს სასარგებლოა Worktime totals და Payroll inputs ერთმანეთთან შედარება.

Electronic Access Systems

2022 წლის ცვლილება პირდაპირ ითვალისწინებს ელექტრონული დაშვების სისტემის არსებობის შემთხვევას და საშუალებას აძლევს დამსაქმებელს სხვა ფორმა გამოიყენოს, თუ სავალდებულო მინიმალური მონაცემები სრულად არის დაცული.

ეს მნიშვნელოვანია RFID/Access Control გარემოსთვის, რადგან ელექტრონული Source შეიძლება გახდეს სამუშაო დროის აღრიცხვის პრაქტიკული საფუძველი.

Night Work Window

მოქმედ ტექსტში ღამის სამუშაოს კატეგორია 22:00-დან 06:00-მდე პერიოდს უკავშირდება. ამიტომ ზუსტი Interval მონაცემი აუცილებელია ღამის საათების სწორად დასათვლელად.

თუ სისტემა მხოლოდ დღიურ ჯამს ინახავს, ასეთი დაყოფა შემდგომ რთულდება.

ოფიციალური წყაროები და დამატებითი კითხვა

• Work-time recording order No. 01-15/ნ
• 2022 amendment No. 01-89/ნ
• 2023 amendment No. 27/ნ
• Labour Code of Georgia

სამართლებრივი ინფორმაცია არის ზოგადი საინფორმაციო მასალა. კონკრეტულ საქმეზე გადაამოწმეთ მოქმედი Matsne და შესაბამისი სახელმწიფო პორტალი.

ხშირად დასმული კითხვები

რა არის Annex №2?

საქართველოს სამუშაო დროის ოფიციალური ყოველთვიური ფორმა.

შეიძლება ელექტრონული იყოს?

დიახ, დაშვებულია ქაღალდის და/ან ელექტრონული ფორმა.

როდის იხურება?

ზოგადი წესით არაუგვიანეს მომდევნო თვის 10 რიცხვისა.

რამდენ ხანს ინახება?

მინიმუმ ერთი წელი.

Rigi24 ქმნის?

დიახ, თვიური Workforce ანგარიშიდან Government Annex №2 XLSX იქმნება.