ملف وقت العمل الرسمي في جورجيا: Annex №2 وتصدير Rigi24 XLSX

ما هو Annex №2؟

اعتمد الأمر الوزاري رقم 01-15/ნ في 12 فبراير 2021 قواعد تسجيل وقت العمل والنموذج الرسمي Annex №2.

وثيقة شهرية إلكترونية

يمكن حفظ السجل ورقياً أو إلكترونياً، ويمكن استخدام نموذج آخر بشرط الحفاظ على الحد الأدنى من البيانات المطلوبة.

موعد الإغلاق

كقاعدة عامة لا يتجاوز اليوم العاشر من الشهر التالي، مع إمكانية وجود قواعد خاصة لبعض الفئات.

المحتوى

بيانات المؤسسة والموظف والحضور اليومي والساعات والعمل الإضافي والليلي والعطل والعمل عن بعد والمرض والإجازات وحالات الغياب.

الورديات

يجب الاحتفاظ بجدول الورديات المعتمد ومستندات أي تغيير.

Rigi24

ينشئ Rigi24 ملف Government Annex №2 XLSX من بيانات Workforce بالاعتماد على القالب الرسمي.

8 لغات

الواجهة متوفرة بثماني لغات.

Annex №2 ليس مجرد Excel

النموذج الرسمي نتيجة سلسلة من الجدول والحضور والإجازة والمرض والليل وovertime.

في Rigi24 هو المرحلة الأخيرة من إغلاق الشهر.

الأمر 01-15/ნ

Annex №1 يحدد القواعد وAnnex №2 يحدد النموذج.

التعديلات اللاحقة تعني ضرورة تحديث التصدير.

ورقي أم إلكتروني

كلاهما مسموح.

حتى الإلكتروني يحتاج مسؤولاً وإجراءات للحفظ.

اليوم العاشر

كقاعدة عامة لا يتجاوز الإغلاق اليوم العاشر من الشهر التالي.

يجب ألا تبقى تصحيحات Attendance مفتوحة بلا نهاية.

مصدر كل حقل

الملف وSchedule وAttendance وLeave وapprovals تغذي التقرير.

المصدر الواحد يمنع إعادة الكتابة.

إجماليات الشهر

النموذج يحتوي على تفاصيل يومية وإجماليات.

يمكن لـRigi24 حسابها من Sessions.

Overtime

Extra Time ليس تلقائياً overtime معتمداً.

يجب حفظ الفرق عند الموافقة الجزئية.

الليل والعطل

يجب مقارنة الفترات الفعلية بالتقويم وSchedule.

إجمالي اليوم وحده قد لا يكفي.

الورديات

الجدول المعتمد وتعديلاته مهمان.

Schedule جزء من دليل التقرير.

الحفظ

الوثيقة النهائية تحفظ سنة على الأقل.

يجب أن تكون النسخة النهائية قابلة للتتبع.

مثال 100 موظف

ينتج آلاف نقاط البيانات شهرياً.

الأتمتة تجعل HR يركز على الاستثناءات.

فحص الجودة

راجع open sessions وSchedule المفقود وpending leave وunapproved overtime.

جودة البيانات تسبق إنشاء XLSX.

Rigi24 Export

يُنشأ Government Annex №2 من بيانات Workforce ويمكن تنظيمه حسب الأقسام.

يقلل الإدخال اليدوي والأخطاء.

8 لغات

قد تختلف لغة الواجهة لكن البيانات مركزية.

يبقى الإخراج الرسمي موجهاً لمتطلبات جورجيا.

Month Close Workflow

يجب أن يبدأ إغلاق الشهر بقائمة الاستثناءات مثل open sessions وmissing schedule وpending leave وunapproved overtime.

بعد حل الاستثناءات يتم إنشاء Final Annex №2.

حكم التعديلات اليدوية

قد يكون التصحيح اليدوي ضرورياً لكن يجب حفظ من غيّر ومتى ولماذا.

Audit trail مهم للمراجعة اللاحقة.

مطابقة الأقسام

في الشركات الكبيرة من المفيد مراجعة كل قسم ثم إنشاء workbook موحد.

هذا يوزع المسؤولية بين المديرين وHR.

Re-export وVersioning

إذا لزم تصحيح بعد الإغلاق يجب إصدار نسخة جديدة واضحة.

استبدال الملف النهائي بصمت ممارسة سيئة.

التوقيع والمسؤولية

سواء كان الملف إلكترونياً أو ورقياً تبقى مسؤولية الشخص المختص واعتماد المدير جزءاً من العملية.

الأتمتة لا تلغي المسؤولية القانونية.

أولوية مصادر البيانات

إذا وُجد أكثر من مصدر لليوم نفسه يجب أن تحدد الشركة أولوية الجهاز وapproved correction وLeave أو المستند الآخر.

بدون قاعدة واضحة قد يظهر اليوم نفسه بصورة مختلفة في تقارير مختلفة.

Exception Dashboard

قبل Month Close من المفيد وجود قائمة بالأيام المشكلة فقط: missing check-in/out وoverlap وno schedule وpending approval.

هذا يمنع HR من مراجعة آلاف السجلات الطبيعية يدوياً.

Data Freeze

بعد اعتماد Final Report من الأفضل قفل الفترة أو جعل التعديل يحتاج صلاحية خاصة.

هذا يحمي Annex №2 وPayroll من التغيير الصامت.

هيكل الأرشيف

يفضل حفظ الملفات بهيكل Year/Month/Department مع الفترة وversion في الاسم.

يصبح البحث أسرع أثناء التدقيق.

وصول الموظف

يجب أن يحدد المسار كيف يحصل الموظف على معلومات سجله الشخصي.

Self-service يسهل ذلك عند ضبط Access Scope.

مطابقة Payroll

لا ينبغي أن يعرض Final Annex №2 وFinal Payroll ساعات مختلفة للفترة نفسها.

من المفيد مقارنة Worktime totals مع Payroll inputs في نهاية Month Close.

أنظمة الدخول الإلكترونية

تعديل 2022 يأخذ أنظمة الدخول الإلكترونية في الاعتبار ويسمح بشكل مختلف إذا احتُفظ بكل البيانات الإلزامية.

هذا مهم لبيئات RFID وAccess Control.

نافذة العمل الليلي

تستخدم القواعد الحالية فترة 22:00–06:00 لحساب ساعات الليل.

يحتاج الحساب الدقيق إلى intervals فعلية.

المصادر الرسمية وقراءة إضافية

• Work-time recording order No. 01-15/ნ
• 2022 amendment No. 01-89/ნ
• 2023 amendment No. 27/ნ
• Labour Code of Georgia

المعلومات القانونية عامة. في أي ملف فعلي راجع أحدث نص في Matsne والبوابة الرسمية المختصة.

الأسئلة الشائعة

ما هو Annex №2؟

النموذج الرسمي الشهري لتسجيل وقت العمل في جورجيا.

هل يمكن أن يكون إلكترونياً؟

نعم.

ما موعد الإغلاق العام؟

في موعد لا يتجاوز اليوم العاشر من الشهر التالي.

مدة الحفظ؟

سنة واحدة على الأقل.

هل ينشئه Rigi24؟

نعم، من التقرير الشهري لـWorkforce.