Официальный табель рабочего времени в Грузии: Annex №2 и XLSX Rigi24

Что такое Annex №2?

Приказом №01-15/ნ от 12 февраля 2021 года утверждены правила учёта рабочего времени и официальная форма Annex №2. Порядок действует с 1 марта 2021 года и позднее изменялся.

Ежемесячный электронный документ

Табель может вестись на бумаге и/или электронно. Другой формат допустим, если сохраняется обязательный минимум данных.

Срок закрытия

По общему правилу — не позднее 10-го числа следующего календарного месяца. Для отдельных категорий могут действовать специальные сроки.

Содержание

Организация, подразделение, период, сотрудник и должность, персональный номер, ежедневные отметки, часы, сверхурочные, ночные, праздничные, дистанционные часы, больничные, оплачиваемый и неоплачиваемый отпуск и другие отсутствия.

Смены

При сменной работе необходимо хранить утверждённый график и документ о его изменении.

Хранение

Итоговый подписанный документ хранится не менее одного года.

Rigi24 Annex №2

Rigi24 создаёт отдельный Government Annex №2 XLSX из данных Workforce на базе официального шаблона Matsne.

Автоматизация

Автоматическая выгрузка уменьшает повторный ввод и риск ошибок.

8 языков

Интерфейс поддерживает восемь языков.

Annex №2 — не просто Excel

Это итог цепочки графика, посещаемости, отпуска, болезни, ночных часов и overtime. Красивый файл не исправит ошибочные исходные данные.

В Rigi24 он является финальным этапом Month Close.

Приказ №01-15/ნ

Annex №1 содержит правила, Annex №2 — структуру формы.

Изменения показывают, что экспорт должен поддерживать актуальную редакцию.

Бумага или электронно

Допустимы оба варианта.

Даже электронный процесс требует ответственного лица и правил хранения.

До 10-го числа

Общий срок закрытия — не позднее 10-го дня следующего календарного месяца.

Поэтому корректировки Attendance не должны оставаться открытыми бесконечно.

Источник каждого поля

Профиль, Schedule, Attendance, Leave и approvals должны давать данные в один отчёт.

Так исключается повторный ручной ввод.

Итоги месяца

Форма содержит ежедневные отметки и агрегированные показатели.

Rigi24 может считать их из Session-ов.

Overtime

Extra Time не равен подтверждённому overtime.

При частичном approval разница должна сохраняться.

Ночные и праздничные часы

Нужны реальные интервалы, календарь и Schedule.

Одного общего числа часов часто недостаточно.

Смены

Утверждённый сменный график и его изменения важны для отчётности.

Schedule — часть доказательной базы.

Хранение

Финальный документ хранится минимум один год.

В цифровой среде должна быть понятна окончательная версия.

Пример 100 сотрудников

Это тысячи ежедневных точек данных ежемесячно.

Автоматизация позволяет проверять исключения вместо ручного заполнения.

Контроль качества

Проверьте open sessions, отсутствие Schedule, pending leave и unapproved overtime.

Контроль данных важнее самого формата XLSX.

Rigi24 Export

Government Annex №2 строится из данных Workforce и может группироваться по отделам.

Это уменьшает ошибки и повторную работу.

8 языков

Интерфейс может быть многоязычным, но данные едины.

Официальный выход ориентирован на требования Грузии.

Month Close Workflow

Закрытие месяца следует начинать со списка исключений: open sessions, missing schedule, pending leave и unapproved overtime.

Final Annex №2 формируется после устранения исключений.

Ручные исправления

Иногда корректировки необходимы, но должно быть видно кто, когда и почему изменил данные.

Audit trail помогает при последующей проверке.

Сверка по отделам

В большой компании полезно сверять подразделения отдельно, а затем формировать общий workbook.

Это распределяет ответственность между менеджерами и HR.

Re-export и версии

Если после закрытия требуется исправление, новая выгрузка должна иметь понятную версию.

Молча перезаписывать финальный файл — плохая практика.

Подпись и ответственность

Независимо от формата остаются ответственный за табель и подтверждение руководителя.

Автоматизация не отменяет ответственность работодателя.

Приоритет источников

Если по одному дню существуют несколько источников, компания должна заранее определить приоритет: устройство, approved correction, Leave или иной документ.

Без такого правила один день может выглядеть по-разному в разных отчётах.

Exception Dashboard

Перед Month Close полезен отдельный список проблемных дней: missing check-in/out, overlap, no schedule, pending approval.

Так HR не просматривает вручную тысячи нормальных записей.

Data Freeze

После утверждения Final Report период полезно блокировать либо требовать отдельное право на изменение.

Это защищает уже выданный Annex №2 и Payroll от тихих изменений.

Структура архива

Файлы удобно хранить Year/Month/Department с периодом и version в имени.

Такой архив быстрее проверять при аудите.

Доступ сотрудника

Процесс должен определять, как сотрудник получает информацию о собственном учёте рабочего времени.

Self-service упрощает это при правильном Access Scope.

Сверка с Payroll

Final Annex №2 и Final Payroll не должны показывать разные рабочие часы за один период.

В конце Month Close полезно сравнить Worktime totals с Payroll inputs.

Электронные системы доступа

Поправка 2022 года отдельно учитывает электронные системы допуска и допускает иной формат при полном сохранении обязательных данных.

Это особенно важно для RFID и Access Control.

Ночное окно

Действующие правила используют период 22:00–06:00 для ночных часов.

Для точного расчёта нужны реальные интервалы, а не только общий дневной итог.

Официальные источники и дополнительное чтение

• Work-time recording order No. 01-15/ნ
• 2022 amendment No. 01-89/ნ
• 2023 amendment No. 27/ნ
• Labour Code of Georgia

Правовая информация носит общий характер. Для конкретного дела проверяйте актуальную редакцию Matsne и официальный портал.

Часто задаваемые вопросы

Что такое Annex №2?

Официальная месячная форма учёта рабочего времени в Грузии.

Можно ли электронно?

Да.

Общий срок закрытия?

Не позднее 10-го числа следующего месяца.

Срок хранения?

Минимум один год.

Rigi24 формирует?

Да, из месячного Workforce отчёта.