Rigi24 HR Manager؛ مدیریت کامل منابع انسانی، حضور و غیاب، حقوق، AI و Telegram Mini App

HR واقعی یعنی مدیریت یک چرخه کامل

Rigi24 HR Manager فقط فهرست کارکنان یا دستگاه حضور و غیاب نیست. هدف، اتصال چرخه کامل نیروی انسانی از پرونده استخدام و قرارداد تا ساختار سازمانی، برنامه کاری، حضور، مرخصی، اصلاحات، اضافه‌کاری تأییدشده، Payroll، گزارش و حساب شخصی کارمند در یک سیستم واحد است.

پرونده جامع کارکنان

برای هر کارمند می‌توان پرونده مستقلی شامل اطلاعات هویتی و کاری، شماره پرسنلی، تماس، تاریخ استخدام، سمت، دپارتمان، گروه کاری، قراردادها، مدارک و سوابق مرتبط داشت. HR به‌جای فایل‌های پراکنده به یک منبع واحد و قابل کنترل مراجعه می‌کند.

ساختار سازمانی، مدیران و سطح دسترسی

دپارتمان‌ها، مدیران و محدوده دسترسی قابل تعریف‌اند. مدیر یک بخش لزوماً نباید اطلاعات تمام سازمان را مشاهده کند. Rigi24 داده‌ها و عملیات را بر اساس Role و Permission محدود می‌کند.

برنامه کاری و شیفت

الگوهای کاری و گروه‌های شیفت با زمان واقعی ثبت‌شده مقایسه می‌شوند تا دیرکرد، خروج زودهنگام، کم‌کاری و زمان اضافه مشخص شود. این پایه برای محاسبه دقیق Attendance و Payroll اهمیت دارد.

حضور و غیاب چندمسیره

بسته به سیاست سازمان، حضور می‌تواند از دستگاه آنلاین، RFID، PIN و روش‌های مجاز مبتنی بر حساب کاربری ثبت شود. برای سایت‌های بدون اینترنت نیز سناریوی دستگاه آفلاین و انتقال بعدی داده قابل استفاده است.

GPS و مدیریت شعبه‌ها

دفتر اصلی و هر شعبه می‌توانند مختصات و شعاع مجاز خود را داشته باشند. در Check-in یا Check-out موبایلی، فاصله تا محل فعال و دقت GPS بررسی می‌شود. اگر موقعیت خارج از محدوده یا کیفیت GPS ضعیف باشد، ثبت می‌تواند رد شود.

Telegram Mini App

کارمند می‌تواند از Mini App تلگرام به حساب شخصی خود دسترسی داشته باشد و در صورت داشتن مجوز، حضور و خروج GPS را ثبت کند. با SSO امن می‌توان از Mini App به بخش‌های کامل حساب وب رفت بدون اینکه کاربر در هر مرحله دوباره رمز اصلی خود را وارد کند.

مرخصی و درخواست‌ها

نوع مرخصی، مانده، درخواست، تاریخچه تأیید و اثر آن بر حضور و حقوق در یک فرایند نگهداری می‌شود. Paid Leave و Unpaid Leave مستقل هستند و سیستم می‌تواند کمبود مانده مرخصی با حقوق را هشدار دهد.

اضافه‌کاری با تأیید جزئی

ماندن بیشتر در محل کار به‌تنهایی به معنی اضافه‌کاری قابل پرداخت نیست. Rigi24 زمان اضافه را نگه می‌دارد اما مدیر مجاز می‌تواند فقط بخشی از آن را تأیید کند؛ مثلاً از دو ساعت ثبت‌شده فقط یک ساعت وارد Payroll شود.

کار واقعی و کم‌کاری

اگر کارمند چند بار در روز ورود و خروج داشته باشد، زمان کار می‌تواند از بازه‌های واقعی محاسبه شود. اختلاف با Net Shift به‌عنوان Underwork قابل بررسی است و این روش از محاسبه ساده و نادرست «اولین ورود تا آخرین خروج» جلوگیری می‌کند.

Payroll و قواعد سازمان

Payroll به حضور، مرخصی، تأیید اضافه‌کاری، تنظیمات مالیاتی و قوانین داخلی متصل می‌شود. هدف این است که HR و حسابداری از دو مجموعه داده متفاوت استفاده نکنند.

گزارش، Excel و Government Annex №2

گزارش روزانه، ماهانه و دوره‌ای، Excel مدیریتی و خروجی Government Annex №2 در دسترس است. خروجی رسمی زمان کار از همان داده‌های Workforce تولید می‌شود تا ورود تکراری اطلاعات کاهش یابد.

پرتال شخصی کارمند

کارمند می‌تواند بسته به دسترسی، پروفایل کاری، سابقه حضور، مرخصی، اسناد، قراردادها و خروجی‌های حقوقی مرتبط با خودش را مشاهده کند. این Self-service حجم پرسش‌های تکراری از HR را کاهش می‌دهد.

هوش مصنوعی Rigi24

AI قرار نیست یک Chatbot تزئینی باشد. هدف، دستیار عملیاتی است که کاربر را در امکانات HR، فرایندها، گزارش‌ها، مرخصی، Attendance و مسیر انجام کار راهنمایی کند و به‌مرور امکان تحلیل و اتوماسیون بیشتری فراهم کند.

AI با همان سطح دسترسی کاربر

هوش مصنوعی نباید راه میان‌بری برای دیدن داده غیرمجاز باشد. اگر کاربر اجازه مشاهده حقوق یا پرونده همکار را ندارد، AI نیز نباید آن را افشا کند. عملیات حساس باید تابع Role، Permission و در صورت نیاز Approval باقی بماند.

امنیت بدون شعار «غیرقابل هک»

هیچ سرویس آنلاین حرفه‌ای نباید ادعای غیرقابل‌هک‌بودن کند. رویکرد درست، دفاع لایه‌ای است: کاهش سطح حمله، جداسازی نقش‌ها، Authorization سمت سرور، اعتبارسنجی Request، اتصال هویت و ثبت عملیات. Telegram Mini App می‌تواند نیاز به ورود مکرر رمز را کاهش دهد، اما کنترل اصلی همچنان سمت سرور است.

۸ زبان در کل تجربه

Rigi24 HR Manager برای محیط چندملیتی طراحی شده و رابط آن در گرجی، انگلیسی، روسی، فارسی، ترکی، عربی، ارمنی و آذربایجانی ارائه می‌شود. هدف این است که Web، Personal Account و Mini App زبان انتخاب‌شده کاربر را یکپارچه حفظ کنند.

جمع‌بندی

پرونده کارمند ← ساختار سازمانی ← شیفت ← حضور ← GPS و شعبه‌ها ← مرخصی ← بررسی و اصلاح ← اضافه‌کاری تأییدشده ← Payroll ← گزارش و Annex №2 ← حساب شخصی ← Telegram Mini App ← AI. این زنجیره، کار دستی را کم و یک مرجع واحد برای Workforce ایجاد می‌کند.

معماری ماژولار؛ HR در مرکز اکوسیستم Rigi24

Rigi24 HR Manager یک ماژول حرفه‌ای مستقل اما متصل با هسته Rigi24 است. شرکت می‌تواند HR را بدون اجبار به خرید سایر ماژول‌ها فعال کند، اما در صورت نیاز همین ساختار به Core، CRM، PBX Cloud، AI Assistant و سایر بخش‌های اکوسیستم متصل می‌شود. این مدل از ایجاد چند دیتابیس جدا و چند هویت متفاوت برای یک کارمند جلوگیری می‌کند.

پرونده کارمند، Role، Permission و ساختار Business یک بار تعریف می‌شوند و ماژول‌های دیگر از همان هویت استفاده می‌کنند. در عمل یعنی وقتی یک نیروی انسانی در Workforce تعریف شده، لازم نیست برای هر ابزار سازمانی دوباره از صفر ساخته شود.

پرونده کامل کارمند از روز صفر

چرخه HR از همان روز ثبت نیروی جدید شروع می‌شود. اطلاعات هویتی و کاری، کد پرسنلی، تماس، تاریخ استخدام، Position، Department، Workgroup، قراردادها و مدارک می‌توانند در یک پرونده نگهداری شوند. این پرونده منبع مشترک Schedule، Attendance، Leave و Payroll است.

هرچه اطلاعات اولیه دقیق‌تر باشد، خطاهای بعدی کمتر می‌شوند. اختلاف در نام، شماره پرسنلی یا تاریخ استخدام میان چند Excel مختلف یکی از مشکلات کلاسیک HR است؛ Rigi24 تلاش می‌کند این داده‌های پایه را به یک Source of Truth تبدیل کند.

ساختار سازمانی، دپارتمان و مدیر

Departments و Positions فقط برای نمایش چارت نیستند. آن‌ها Scope دسترسی و Approval را هم مشخص می‌کنند. مدیر یک دپارتمان می‌تواند کارکنان همان بخش را ببیند و درخواست‌های مرتبط را بررسی کند، بدون اینکه لزوماً به Payroll یا پرونده سایر واحدها دسترسی کامل داشته باشد.

این تفکیک برای سازمان‌های متوسط و بزرگ بسیار مهم است. اگر همه مدیران Full Access داشته باشند، امنیت و مسئولیت‌پذیری از بین می‌رود؛ اگر هم هیچ اختیاری نداشته باشند، تمام کار روی دوش HR مرکزی می‌افتد.

Role و Permission؛ امنیت از طراحی شروع می‌شود

Owner، Global Manager، Department Manager و Employee نباید سطح دسترسی یکسان داشته باشند. کنترل واقعی باید سمت سرور انجام شود، نه فقط با پنهان‌کردن یک دکمه در رابط کاربری.

داده‌هایی مثل حقوق، مدارک شخصی، گزارش‌های مدیریتی و تنظیمات Payroll باید فقط برای Roleهای مجاز قابل مشاهده یا تغییر باشند. AI و Telegram Mini App نیز باید همین Permissionها را رعایت کنند.

Workgroup، Shift و Schedule

کارکنان می‌توانند در Workgroupهای مختلف قرار بگیرند و هر گروه Schedule یا Shift Template خود را داشته باشد. شیفت ثابت، چندشیفتی، الگوهای متفاوت برای روزهای هفته و برنامه‌های اختصاصی را می‌توان بر اساس نیاز Business تعریف کرد.

وقتی Schedule وجود دارد، زمان واقعی با زمان مورد انتظار مقایسه می‌شود. در این مرحله Late Arrival، Early Leave، Underwork و Extra Time معنا پیدا می‌کنند؛ بدون Schedule، بسیاری از این اصطلاحات فقط حدس هستند.

Attendance مبتنی بر Session

Rigi24 می‌تواند به‌جای مدل ساده «اولین ورود تا آخرین خروج»، Sessionهای واقعی کار را نگه دارد. اگر کارمند چند بار وارد و خارج شود، زمان کار از بازه‌های واقعی محاسبه می‌شود. این موضوع برای Break، خروج موقت یا حضور چندمرحله‌ای دقیق‌تر است.

History اسکن‌ها نیز باید باقی بماند تا مدیر بتواند رفتار روز را بررسی کند. داده خام و نتیجه محاسبه‌شده دو چیز متفاوت‌اند و هر دو برای Audit ارزش دارند.

دستگاه آنلاین RFID و PIN

در محل دارای اینترنت، دستگاه آنلاین می‌تواند RFID یا PIN را به سرور ارسال کند و Attendance تقریباً Real-time در پنل دیده شود. مزیت آن حذف انتقال دستی فایل و امکان گزارش سریع است.

در معماری آنلاین، محدودیت‌های قانونی و امنیتی داده‌های بیومتریک باید رعایت شوند. به همین دلیل RFID/PIN برای اتصال مستقیم به سرور سناریوی ساده‌تر و قابل‌کنترل‌تری است.

دستگاه آفلاین برای سایت بدون اینترنت

بعضی شعبه‌ها یا کارگاه‌ها اینترنت پایدار ندارند. دستگاه آفلاین می‌تواند اطلاعات را محلی نگه دارد و بعداً با USB یا فرایند Import به سیستم منتقل کند.

مهم است مشتری بداند Offline به معنی Real-time نیست. HR مرکزی همچنان می‌تواند یک سیستم واحد داشته باشد، اما زمان ورود داده شعبه آفلاین متفاوت است.

GPS Attendance و Geofence

برای کارکنانی که اجازه حضور موبایلی دارند، Rigi24 موقعیت Check-in و Check-out را بررسی می‌کند. هر Location می‌تواند Latitude، Longitude و Radius مجاز خود را داشته باشد و کارمند باید در محدوده تعریف‌شده باشد.

Accuracy نیز بررسی می‌شود؛ مختصات بسیار ضعیف نباید اعتبار یک GPS دقیق را داشته باشد. بنابراین Distance و Accuracy هر دو در تصمیم نهایی اهمیت دارند.

دفتر اصلی و چند شعبه

Business می‌تواند Main Location و Branchهای متعدد داشته باشد. هر Branch نام، شهر، آدرس، مختصات، Radius و وضعیت Active/Disabled دارد.

غیرفعال‌کردن قبل از حذف از اشتباه جلوگیری می‌کند و Soft Delete کمک می‌کند گزارش‌های قدیمی همچنان قابل‌فهم باشند. Location تاریخی نباید فقط چون امروز استفاده نمی‌شود از تاریخچه Attendance ناپدید شود.

ضدتکرار Attendance و کنترل درب

Attendance و Access Control دو منطق مرتبط اما متفاوت‌اند. اسکن تکراری سریع نباید Session حضور را چند بار تغییر دهد، اما در سناریوی درب ممکن است لازم باشد Relay در هر اسکن معتبر دوباره فعال شود.

این تفکیک باعث می‌شود کارمند اگر در باز نشد دوباره کارت بزند، بدون اینکه Attendance خراب شود.

دیرکرد، خروج زودهنگام و Underwork

با Schedule و Session واقعی، سیستم می‌تواند دیرکرد نسبت به شروع شیفت، خروج قبل از پایان و مجموع کسری زمان نسبت به Net Shift را محاسبه کند.

این داده‌ها نباید به‌صورت خودکار حکم انضباطی باشند. هدف آن‌ها ایجاد مبنای قابل بررسی برای مدیر است تا Leave، مأموریت، اصلاح یا دلیل موجه را هم در نظر بگیرد.

Overtime با Approval کامل یا جزئی

Extra Time الزاماً Overtime قابل پرداخت نیست. مدیر مجاز باید بتواند همه، بخشی یا هیچ‌کدام از زمان اضافه را تأیید کند. مثلاً از دو ساعت ثبت‌شده فقط یک ساعت به Payroll برود.

بخش ردشده نباید حذف شود؛ باید در History بماند تا بعداً روشن باشد زمان واقعی چه بوده و تصمیم مدیریتی چه چیزی را قابل پرداخت دانسته است.

مرخصی با کنترل مانده

Paid Leave باید Balance-aware باشد. اگر مانده کافی وجود ندارد، سیستم باید هشدار دهد یا طبق سیاست Business اجازه ثبت بیش از سهمیه را ندهد.

Unpaid Leave گزینه‌ای مستقل است و حتی در صورت وجود Paid Balance ممکن است با تصمیم مدیر انتخاب شود. سیستم نباید نوع مرخصی را بی‌صدا عوض کند.

پرتال شخصی کارمند

کارمند می‌تواند بسته به دسترسی، Profile کاری، Attendance، Leave، قراردادها، اسناد و Payslipهای مربوط به خودش را ببیند. Self-service حجم سؤال‌های تکراری از HR را کم می‌کند.

این دسترسی از Business Admin جداست؛ یعنی کارمند برای دیدن اطلاعات خودش نباید به پنل مدیریتی شرکت وارد شود.

Telegram Mini App

Telegram Mini App یک کانال دسترسی به همان هویت Rigi24 است، نه یک دیتابیس جدا. کارمند می‌تواند Workplace خود را ببیند و در صورت مجوز GPS Attendance ثبت کند.

برای بخش‌های کامل‌تر، SSO امن کاربر را به صفحات وب مجاز می‌برد. Allowlist سمت سرور مانع Redirect آزاد به مقصدهای دلخواه می‌شود.

امنیت Mini App بدون ادعای غیرقابل‌هک بودن

هیچ سامانه آنلاین حرفه‌ای نباید ادعا کند «غیرقابل هک» است. مزیت Mini App این است که بسیاری از عملیات روزمره بدون تکرار ورود رمز اصلی انجام می‌شوند و هویت Telegram با Session معتبر سمت سرور پیوند می‌خورد.

امنیت واقعی همچنان به HTTPS، Authentication، Authorization، Session Management، Validation و Permissionهای سرور وابسته است.

Payroll؛ داده خام با داده قابل پرداخت فرق دارد

Payroll باید فقط از داده نهایی و تأییدشده استفاده کند. Attendance، Approved Leave، Approved Overtime، Underwork و تنظیمات مالی ورودی‌های اصلی هستند.

Raw Attendance برای Audit باقی می‌ماند، اما هر Event خام نباید بدون Approval مبلغ حقوق را تغییر دهد.

مالیات، Pension و قواعد مالی

در Payroll Settings می‌توان قواعد مالی مرتبط با حقوق، مالیات و در صورت کاربرد Pension را مدیریت کرد. هدف این است که محاسبه ماهانه قابل تکرار و مبتنی بر Ruleهای مشخص باشد.

وقتی قانون تغییر می‌کند، Rule باید به‌صورت کنترل‌شده به‌روزرسانی شود؛ نه اینکه عددی Hard-coded در چند فایل مختلف باقی بماند.

Payslip و Finalized Payroll

پس از نهایی‌شدن Payroll، کارمند می‌تواند خروجی مربوط به خودش را از Personal Account ببیند. قبل از Finalize، مدیر باید فرصت Review استثناها را داشته باشد.

Finalize یک مرز کنترلی است؛ هر تغییر بعدی باید آگاهانه و قابل‌ردگیری باشد تا دوره بسته‌شده بی‌صدا بازنویسی نشود.

گزارش‌های روزانه، ماهانه و Excel/PDF

مدیر برای عملیات روزانه یک View سریع و برای تحلیل دوره یک گزارش ماهانه یا بازه‌ای نیاز دارد. Worked Hours، Late، Early Leave، Underwork، Leave و Overtime باید قابل بررسی باشند.

Excel و PDF برای بایگانی یا تحلیل خارجی مفیدند، اما دیتابیس Workforce باید Source اصلی باقی بماند.

Government Annex №2

Rigi24 می‌تواند فایل Government Annex №2 را از Workforce تولید کند. Attendance، Schedule، Leave، Overtime و دسته‌های زمانی به Export رسمی وارد می‌شوند.

این قابلیت ورود دوباره اطلاعات در Excel را کاهش می‌دهد، اما مسئولیت کنترل نهایی گزارش همچنان با کارفرماست.

AI Assistant؛ راهنمای هوشمند داخل HR

AI در Rigi24 برای پاسخ به سؤال درباره امکانات، Navigation، Attendance، Leave، Payroll و Reports طراحی می‌شود. هدف این است که کاربر برای هر سؤال ساده به Support انسانی وابسته نباشد.

AI می‌تواند داده‌های مجاز را خلاصه کند، موارد غیرعادی را توضیح دهد و کاربر را به صفحه درست هدایت کند. Actionهای حساس باید همچنان نیازمند Permission و در صورت لزوم Approval باشند.

AI نباید Permission را دور بزند

اگر یک کارمند اجازه دیدن حقوق همکارش را ندارد، پرسیدن همان سؤال از AI نباید این محدودیت را حذف کند. AI باید همان Scope کاربر را داشته باشد.

Tool Callهای حساس باید Log شوند و عملیات مهم مثل تغییر Payroll، تأیید Leave یا اصلاح Attendance قابل ردگیری باقی بمانند.

Audit و امنیت داده

امنیت فقط Login نیست. Source هر Attendance، کاربر انجام‌دهنده Correction، زمان تغییر، Approval Result و History عملیات هم برای Audit مهم‌اند.

هدف Rigi24 این است که تغییرات حساس قابل‌ردگیری باشند و Scope Business/Workforce در همه مسیرها رعایت شود.

۸ زبان در کل تجربه HR

پشتیبانی هشت‌زبانه نباید فقط در Landing Page باشد. هدف این است که HR Panel، Personal Account، پیام‌های اصلی و Telegram Mini App تا حد ممکن زبان انتخابی کاربر را حفظ کنند.

زبان‌ها شامل گرجی، انگلیسی، روسی، فارسی، ترکی، عربی، ارمنی و آذربایجانی هستند.

سناریوی رستوران دو شعبه‌ای

یک رستوران ۵۰ نفره ممکن است در شعبه اول اینترنت پایدار و در شعبه دوم اینترنت ضعیف داشته باشد. یکی آنلاین و دیگری آفلاین Attendance ثبت می‌کند.

با این حال HR، Leave، Payroll و Reporting در یک Business باقی می‌مانند. تفاوت Source نباید شرکت را مجبور به دو سیستم HR کند.

سناریوی شرکت خدماتی با کارکنان متحرک

کارمندانی که میان دفتر و محل مشتری جابه‌جا می‌شوند می‌توانند در صورت مجوز از GPS Attendance استفاده کنند. هر Location Radius خود را دارد و Accuracy پایین می‌تواند رد شود.

این Context جغرافیایی بسیار دقیق‌تر از یک دکمه ساده «حاضر شدم» است.

سناریوی سازمان ۱۰۰ نفره

HR ممکن است دید کامل لازم داشته باشد، Department Manager فقط تیم خودش را ببیند، Payroll دسترسی مالی داشته باشد و Employee فقط Self-service خود را مشاهده کند.

Role و Permission درست اجازه می‌دهد همه در یک سیستم باشند بدون اینکه امنیت قربانی شود.

Excel رقیب Rigi24 نیست؛ خروجی آن است

Excel ابزار عالی برای تحلیل و تبادل داده است، اما Workflow، Permission، Approval، GPS، Device Integration و Self-service ندارد.

Rigi24 داده را در سیستم عملیاتی نگه می‌دارد و در زمان لازم Excel تولید می‌کند؛ یعنی Spreadsheet خروجی است، نه تنها Source of Truth.

مسیر پیاده‌سازی پیشنهادی

بهتر است پیاده‌سازی مرحله‌ای باشد: اول ساختار سازمان و کارکنان، بعد Schedule و Attendance، سپس Leave و Approval، بعد Payroll و Reports و در نهایت AI و Automation بیشتر.

این روش ریسک تغییر هم‌زمان همه فرایندها را کاهش می‌دهد و به تیم فرصت می‌دهد داده‌ها و سیاست‌ها را اصلاح کند.

یک Source واحد برای Workforce

هدف نهایی این است که یک سیستم پاسخ دهد امروز چه کسی سر کار است، چه کسی مرخصی دارد، چند ساعت کار شده، چه Overtimeی تأیید شده، حقوق بر چه مبنایی محاسبه شده و Annex №2 از کدام داده تولید شده است.

وقتی پاسخ این سؤال‌ها در چند Excel، چند Chat و چند دستگاه جدا پخش نباشد، HR سریع‌تر، شفاف‌تر و قابل‌کنترل‌تر می‌شود.

منابع رسمی و مطالعه بیشتر

• Labour Code of Georgia
• Official work-time recording rules / Annex №2

اطلاعات حقوقی این مقاله عمومی است. برای پرونده واقعی، آخرین نسخه Matsne و سامانه رسمی مربوط را بررسی کنید.

سوالات متداول

Rigi24 HR فقط حضور و غیاب است؟

خیر؛ پرونده کارکنان، ساختار سازمانی، شیفت، مرخصی، Payroll، گزارش، GPS، Telegram Mini App و AI را در یک Workforce متصل می‌کند.

آیا حضور موبایلی GPS دارد؟

بله، برای کاربران مجاز می‌توان Location، Radius و Accuracy را کنترل کرد.

آیا اضافه‌کاری خودکار پرداخت می‌شود؟

خیر؛ Extra Time می‌تواند نیاز به Approval کامل یا جزئی داشته باشد.

آیا کارمند حساب شخصی دارد؟

بله، Self-service برای اطلاعات مجاز خودش وجود دارد.

آیا Telegram Mini App دیتابیس جداست؟

خیر، کانال دسترسی به همان هویت و داده Rigi24 است.

AI به همه اطلاعات دسترسی دارد؟

خیر، باید Permission همان کاربر را رعایت کند.

آیا Annex №2 تولید می‌شود؟

بله، از گزارش ماهانه Workforce.

زبان‌ها؟

گرجی، انگلیسی، روسی، فارسی، ترکی، عربی، ارمنی و آذربایجانی.