قبل از خرید دستگاه حضور و غیاب، این راهنمای Rigi24 HR Manager را بخوانید
قبل از انتخاب نرمافزار منابع انسانی این مقاله را بخوانید اگر برای شرکت خود به‌دنبال سیستم حضور و غیاب، نرمافزار منابع انسانی، مدیریت شیفت، مرخصی، اضافهکاری یا حقوق و دستمزد هستید، احتمالاً در نگاه اول با گزینه‌های زیادی روبه‌رو می‌شوید. بعضی سیستم‌ها فقط ورود و خروج را ثبت می‌کنند. بعضی‌ها چند فرم منابع انسانی دارند. بعضی‌ها گزارش تولید می‌کنند. بعضی‌ها نیز مجموعه‌ای از امکانات مختلف را کنار هم قرار داده‌اند. اما سؤال اصلی این نیست که یک نرمافزار چند منو دارد. سؤال مهم‌تر این است: آیا این سیستم میتواند واقعاً
قبل از انتخاب نرمافزار منابع انسانی این مقاله را بخوانید
اگر برای شرکت خود به‌دنبال سیستم حضور و غیاب، نرمافزار منابع انسانی، مدیریت شیفت، مرخصی، اضافهکاری یا حقوق و دستمزد هستید، احتمالاً در نگاه اول با گزینه‌های زیادی روبه‌رو می‌شوید.
بعضی سیستم‌ها فقط ورود و خروج را ثبت می‌کنند.
بعضی‌ها چند فرم منابع انسانی دارند.
بعضی‌ها گزارش تولید می‌کنند.
بعضی‌ها نیز مجموعه‌ای از امکانات مختلف را کنار هم قرار داده‌اند.
اما سؤال اصلی این نیست که یک نرمافزار چند منو دارد.
سؤال مهم‌تر این است:
آیا این سیستم میتواند واقعاً مرکز مدیریت نیروی انسانی شرکت شما شود؟
آیا مدیر میتواند هر لحظه بداند چه کسانی سر کار هستند؟
آیا مشخص است چه کسی تأخیر داشته؟
چه کسی زودتر محل کار را ترک کرده؟
چه کسی مرخصی دارد؟
چه میزان اضافهکاری ثبت شده و چه مقدار آن تأیید شده است؟
هر کارمند در کدام دپارتمان قرار دارد؟
چه کسی اطلاعات او را تغییر داده؟
حقوق او بر اساس چه اطلاعاتی محاسبه شده؟
و اگر شش ماه بعد درباره یک تغییر سؤال شود، آیا تاریخچه آن وجود دارد؟
این تفاوت میان یک ابزار ساده و یک سیستم واقعی مدیریت منابع انسانی است.
ریگی ۲۴ اچ‌آر منیجر با همین نگاه طراحی شده است.
دستگاه حضور و غیاب کافی نیست؛ دستگاه فقط ثبت میکند
یکی از اشتباهات رایج این است که شرکت فکر میکند با خرید یک دستگاه حضور و غیاب، مسئله منابع انسانی حل شده است. دستگاه فقط یک رویداد خام ثبت میکند: کارت زده شد، ورود ثبت شد، خروج ثبت شد. اما دستگاه به‌تنهایی نمی‌فهمد این ورود دیر بوده یا نه، این خروج زودهنگام بوده یا نه، این زمان باید به حقوق وصل شود یا خیر و آیا این اضافهکاری واقعاً قابل پرداخت است یا نیاز به تأیید مدیر دارد.
نرمافزار HR مغز سیستم است. همان‌طور که یک شرکت بدون نرمافزار حسابداری نمی‌تواند مدیریت مالی دقیق داشته باشد و یک معمار بدون نرم‌افزارهای معماری نمی‌تواند پروژه حرفه‌ای تحویل دهد، یک شرکت در حال رشد هم بدون نرمافزار منابع انسانی همیشه با فایل‌های پراکنده، پیام‌های دستی و تصمیم‌های ناقص لنگ می‌زند.
این مقاله برای چه کسی نوشته شده است؟
این راهنما برای مدیرانی نوشته شده که در اولین تماس می‌پرسند: «سیستم HR شما چه امکاناتی دارد؟» هدف این است که قبل از دمو، تصویر روشنی از تفاوت میان یک دستگاه ساده حضور و غیاب و یک سیستم واقعی مدیریت منابع انسانی داشته باشند. اگر بعد از خواندن این مقاله احساس کردید مشکل شما فقط ثبت ساعت نیست، وقت آن است که Rigi24 HR Manager را با سناریوی واقعی شرکت خودتان ببینید.
پیشنهاد عملی برای تماس اول
اگر برای اولین بار درباره Rigi24 HR Manager سؤال می‌کنید، کافی است تعداد کارکنان، تعداد شعب، نوع شیفت‌ها، وضعیت اینترنت شعب و نیاز به دستگاه یا ثبت موبایلی را اعلام کنید. سپس می‌توانیم یک سناریوی واقعی از شرکت شما بسازیم و نشان دهیم ورود و خروج، مرخصی، اضافهکاری، گزارش و حقوق چگونه به هم متصل می‌شوند.
مسئله واقعی شرکت‌ها فقط حضور و غیاب نیست
خیلی از شرکت‌ها زمانی به فکر خرید سیستم منابع انسانی می‌افتند که با حضور و غیاب مشکل پیدا می‌کنند.
مثلاً:
کارمندان دیر می‌آیند.
ساعت ورود و خروج دقیق مشخص نیست.
اضافه‌کاری‌ها محل اختلاف شده‌اند.
یا مدیر نمی‌تواند بفهمد چه کسی واقعاً در محل کار حضور داشته است.
اما معمولاً بعد از کمی بررسی مشخص میشود که مشکل بسیار بزرگ‌تر است.
اطلاعات پرسنلی در یک فایل قرار دارد.
مرخصی‌ها در پیام‌رسان ثبت می‌شوند.
شیفت‌ها در فایل دیگری هستند.
حسابدار اطلاعات حقوق را جداگانه نگهداری میکند.
مدیر دپارتمان یک لیست مستقل دارد.
حضور و غیاب در دستگاه است.
و بخشی از اطلاعات مهم نیز فقط در ذهن مدیر یا مسئول منابع انسانی وجود دارد.
در چنین شرایطی شرکت عملاً یک تصویر واحد و قابل اعتماد از نیروی انسانی خودش ندارد.
مشکل دقیقاً از همین نقطه شروع میشود.
وقتی اطلاعات پراکنده باشند، مدیریت هم پراکنده میشود
فرض کنید یک کارمند امروز ۳۰ دقیقه دیر وارد شده است.
اگر سیستم مرکزی وجود نداشته باشد، این اتفاق ممکن است فقط داخل دستگاه حضور و غیاب بماند.
اگر همان شخص دو ساعت زودتر خارج شود، اطلاعات دیگری ثبت میشود.
اگر فردا درخواست مرخصی بدهد، ممکن است درخواست در پیام‌رسان ارسال شود.
اگر آخر ماه مدیر بخواهد بخشی از اضافهکاری او را تأیید کند، اطلاعات دیگری ایجاد میشود.
بعد از آن حسابدار باید همه این موارد را کنار هم قرار دهد.
هر مرحله‌ای که به انتقال دستی اطلاعات وابسته باشد، یک نقطه بالقوه برای خطاست.
به همین دلیل یک سیستم حرفه‌ای منابع انسانی نباید فقط «اطلاعات را ذخیره» کند.
باید اطلاعات را به یکدیگر متصل کند.
ریگی ۲۴ اچ‌آر منیجر چیست؟
ریگی ۲۴ اچ‌آر منیجر یک سیستم یکپارچه برای مدیریت نیروی انسانی است که بخش‌های اصلی منابع انسانی را در یک هسته مرکزی به یکدیگر متصل میکند.
این سیستم میتواند اطلاعات مربوط به موارد زیر را در یک ساختار واحد مدیریت کند:
پرونده کارکنان
ساختار سازمانی
دپارتمان‌ها
سمت‌ها
گروه‌های کاری
برنامه و شیفت کاری
حضور و غیاب
تأخیر
خروج زودهنگام
غیبت
کم‌کاری زمانی
مرخصی
اضافهکاری
حقوق و دستمزد
گزارش‌های مدیریتی
تاریخچه تغییرات
سطوح دسترسی
و دستیار هوش مصنوعی
اما اهمیت اصلی سیستم در تک‌تک این امکانات نیست.
ارزش اصلی در ارتباط میان آنها است.
یک مثال ساده؛ چرا یکپارچگی مهم است؟
فرض کنید گئورگی باید ساعت ۹ صبح وارد شرکت شود.
سیستم برنامه کاری او را می‌داند.
ورود واقعی ساعت ۹:۲۵ ثبت میشود.
بنابراین سیستم میتواند متوجه تأخیر شود.
اگر گئورگی ساعت ۱۷ محل کار را ترک کند در حالی که برنامه کاری او تا ساعت ۱۸ بوده است، سیستم میتواند کسری زمان را تشخیص دهد.
اگر همان روز زمان اضافه‌ای نیز ثبت شده باشد، مدیر میتواند بررسی کند چه مقدار از آن باید به‌عنوان اضافهکاری تأیید شود.
اگر گئورگی مرخصی داشته باشد، آن روز باید با شرایط دیگری تحلیل شود.
در نهایت اطلاعات مربوط به زمان کاری میتواند روی فرآیندهای گزارش‌گیری و حقوق اثر بگذارد.
این همان چیزی است که از یک سیستم HR انتظار می‌رود:
اطلاعات جدا از هم نباشند.
پرونده مرکزی کارکنان؛ نقطه شروع نظم سازمان
یک کارمند نباید فقط یک نام در یک لیست باشد.
در یک سازمان حرفه‌ای باید مشخص باشد:
این شخص چه کسی است؟
کد پرسنلی او چیست؟
در چه وضعیتی استخدام شده؟
در کدام دپارتمان است؟
چه سمتی دارد؟
عضو کدام گروه کاری است؟
چه برنامه زمانی دارد؟
چه تغییراتی روی اطلاعاتش انجام شده؟
مدیر یا مسئول مستقیم او چه کسی است؟
وقتی این اطلاعات در یک پرونده مرکزی وجود داشته باشند، بسیاری از مشکلات بعدی از همان ابتدا حذف می‌شوند.
ساختار سازمانی؛ هر فرد باید جای مشخصی داشته باشد
هرچه شرکت بزرگ‌تر شود، اهمیت ساختار سازمانی بیشتر میشود.
در یک شرکت ۵ نفره شاید مدیر تمام اطلاعات را در ذهن داشته باشد.
اما در شرکت ۳۰، ۵۰ یا ۱۰۰ نفره، چنین مدلی دیگر پایدار نیست.
باید مشخص باشد:
چه کسی در کدام دپارتمان است.
چه سمتی دارد.
چه کسی مسئول اوست.
به کدام گروه کاری تعلق دارد.
و چه کسی اجازه دارد اطلاعات او را مشاهده یا تغییر دهد.
ریگی ۲۴ این ساختار را به بخشی از سیستم عملیاتی شرکت تبدیل میکند.
حضور و غیاب؛ بیشتر از یک ساعت ورود و خروج
یک سیستم ساده ممکن است فقط این را نشان دهد:
ورود: ۹:۱۰
خروج: ۱۸:۰۵
اما برای مدیریت حرفه‌ای این اطلاعات کافی نیست.
مدیر می‌خواهد بداند:
آیا ورود دیر بوده؟
چقدر تأخیر ثبت شده؟
آیا خروج زودتر از برنامه اتفاق افتاده؟
آیا مجموع زمان کار کمتر از برنامه بوده؟
آیا فرد در طول روز چند بار خارج و دوباره وارد شده؟
آیا اضافهکاری داشته؟
آیا اضافهکاری قابل پرداخت است؟
ریگی ۲۴ زمان کاری را به یک داده مدیریتی تبدیل میکند.
چند ورود و خروج در یک روز
زندگی واقعی همیشه به شکل «یک ورود و یک خروج» نیست.
ممکن است کارمند صبح وارد شود.
در طول روز خارج شود.
دوباره برگردد.
و در پایان روز مجدداً خروج بزند.
یک سیستم حرفه‌ای باید بتواند بازه‌های واقعی کار را در نظر بگیرد.
به این ترتیب ساعات کاری از رفتار واقعی حضور محاسبه می‌شوند، نه از یک فرض ساده.
تأخیر، خروج زودهنگام و کم‌کاری
برای اینکه سیستم بتواند تأخیر را تشخیص دهد، باید برنامه کاری را بداند.
برای مثال اگر شروع کار ساعت ۹ است و کارمند ساعت ۹:۲۰ وارد میشود، سیستم میتواند تأخیر را مشخص کند.
همین موضوع درباره خروج نیز صادق است.
اگر ساعت پایان برنامه کاری ۱۸ باشد ولی کارمند ساعت ۱۷ خارج شود، این موضوع باید برای بررسی مدیر قابل مشاهده باشد.
کم‌کاری نیز باید بر اساس مقایسه زمان واقعی کار با برنامه کاری محاسبه شود.
در نتیجه مدیر فقط «ساعت خام» نمی‌بیند.
او رفتار زمانی نیروی انسانی را می‌بیند.
اضافهکاری؛ ثبت زمان به معنی پرداخت خودکار نیست
یکی از موضوعاتی که معمولاً میان کارمند و مدیریت ایجاد اختلاف میکند، اضافهکاری است.
فرض کنید کارمند دو ساعت بیشتر در شرکت حضور داشته است.
آیا تمام این دو ساعت باید پرداخت شود؟
نه لزوماً.
ممکن است فقط یک ساعت با تأیید مدیر به‌عنوان اضافهکاری قابل پرداخت پذیرفته شود.
ریگی ۲۴ امکان کنترل مدیریتی اضافهکاری را فراهم میکند تا تفاوت بین «زمان اضافه ثبتشده» و «اضافهکاری تأییدشده» مشخص باشد.
این موضوع مستقیماً به کنترل هزینه‌های شرکت کمک میکند.
مدیریت شیفت و گروه کاری
بدون برنامه کاری، بسیاری از محاسبات حضور و غیاب بی‌معنی می‌شوند.
اگر سیستم نداند یک کارمند چه زمانی باید سر کار باشد، چگونه میتواند تشخیص دهد که دیر آمده است؟
بنابراین برنامه کاری و گروه‌های کاری بخش مهمی از هسته HR هستند.
شرکت میتواند برای گروه‌های مختلف برنامه‌های متفاوت تعریف کند.
در نتیجه سیستم حضور و غیاب را در بستر برنامه واقعی هر فرد بررسی میکند.
مرخصی؛ فقط یک فرم درخواست نیست
مرخصی یکی از بخش‌هایی است که در شرکت‌ها بسیار ساده گرفته میشود، اما در عمل میتواند مستقیماً روی برنامه کاری، حضور و حقوق تأثیر بگذارد.
سیستم باید میان انواع مختلف مرخصی تفاوت قائل شود.
برای مثال:
مرخصی سالانه
مرخصی با حقوق
مرخصی بدون حقوق
مرخصی استعلاجی
ماموریت کاری
و سایر انواع تعریف‌شده
درخواست مرخصی نیز باید مسیر مشخصی داشته باشد:
ثبت درخواست
بررسی
تأیید یا رد
و ثبت در سوابق
مرخصی با حقوق و موجودی مرخصی
مرخصی با حقوق باید با موجودی کارمند مرتبط باشد.
اگر کارمند موجودی کافی نداشته باشد، سیستم باید بتواند این موضوع را تشخیص دهد.
مرخصی بدون حقوق نیز باید به‌عنوان یک نوع مستقل قابل مدیریت باشد.
این تفکیک برای گزارش‌های درست و فرآیندهای حقوقی بسیار مهم است.
حقوق و دستمزد زمانی دقیق است که داده HR دقیق باشد
حقوق فقط یک عدد ثابت ماهانه نیست.
اگر شرکت بخواهد محاسبات دقیق‌تری داشته باشد، اطلاعات مختلفی باید در کنار هم قرار بگیرند.
از جمله:
زمان کاری
مرخصی
کم‌کاری
تأخیر
اضافهکاری تأییدشده
و آیتم‌های مالی مجاز
ریگی ۲۴ امکان ایجاد پیش‌نویس حقوق برای دوره مشخص را فراهم میکند.
محاسبات می‌توانند قبل از نهایی‌سازی بررسی شوند.
در صورت نیاز، محاسبه مجدد انجام شود.
و آیتم‌های دستی مجاز نیز به فیش اضافه شوند.
هدف این است که حقوق به اطلاعات واقعی منابع انسانی متصل باشد، نه به مجموعه‌ای از محاسبات پراکنده و دستی.
گزارش‌هایی که مدیر واقعاً به آنها نیاز دارد
مدیر نباید برای فهمیدن وضعیت شرکت چند ساعت زمان صرف کند.
سیستم منابع انسانی باید بتواند اطلاعات خام را به گزارش مدیریتی تبدیل کند.
از جمله:
گزارش روزانه حضور و غیاب
گزارش ماهانه
گزارش تأخیر
گزارش خروج زودهنگام
گزارش غیبت
گزارش کم‌کاری
گزارش مرخصی
گزارش اضافهکاری
گزارش کارکرد کارکنان
و اطلاعات قابل ارائه به مدیریت و حسابداری
هدف این است که مدیر بتواند در زمان کوتاه بفهمد در نیروی انسانی شرکت چه اتفاقی افتاده است.
مهم‌ترین تفاوت ریگی ۲۴؛ هوش مصنوعی عملیاتی
یکی از متفاوت‌ترین بخش‌های ریگی ۲۴ اچ‌آر منیجر، دستیار هوش مصنوعی آن است.
اما باید یک تفاوت مهم را توضیح دهیم.
این بخش قرار نیست فقط یک چت‌بات باشد که درباره منابع انسانی توضیح بدهد.
هدف این است که مدیر بتواند با زبان طبیعی با سیستم HR شرکت خودش صحبت کند.
برای مثال مدیر میتواند سؤال کند:
«نینو در چه دپارتمانی است؟»
یا:
«امروز چه کسانی دیر آمده‌اند؟»
یا:
«آخرین تغییر انجام‌شده روی این کارمند چه بوده؟»
دستیار برای اطلاعات سازمانی باید به داده واقعی سیستم مراجعه کند.
یعنی درباره اطلاعات شرکت حدس نمی‌زند.
وقتی هوش مصنوعی از سؤال فراتر می‌رود
قدرت اصلی دستیار زمانی مشخص میشود که مدیر درخواست انجام کار داشته باشد.
برای مثال:
«گئورگی را به دپارتمان ماریام منتقل کن.»
در این حالت سیستم میتواند:
گئورگی را پیدا کند.
ماریام را پیدا کند.
دپارتمان فعلی ماریام را بررسی کند.
مجوز مدیر را کنترل کند.
تغییر پیشنهادی را آماده کند.
و قبل از اجرای آن از کاربر مجاز تأیید بگیرد.
بعد از تأیید، عملیات انجام میشود و سابقه آن باقی می‌ماند.
این یعنی مدیر برای بسیاری از کارها مجبور نیست محل دقیق هر گزینه را در منوها حفظ کند.
او میتواند هدف خود را بیان کند.
یک نمونه دیگر؛ ثبت مرخصی با زبان طبیعی
مدیر میتواند بگوید:
«برای لوان امروز مرخصی بدون حقوق ثبت کن.»
دستیار میتواند فرد موردنظر را پیدا کند.
نوع مرخصی را مشخص کند.
تاریخ را بررسی کند.
عملیات را آماده کند.
و قبل از اجرای تغییر تأیید بگیرد.
این تفاوت بزرگی با نرم‌افزارهای سنتی ایجاد میکند.
کنترل انسانی در کنار قدرت هوش مصنوعی
هوش مصنوعی قدرتمند است.
اما در یک سیستم سازمانی، قدرت بدون کنترل خطرناک است.
به همین دلیل عملیات حساس نباید فقط به تصمیم مدل هوش مصنوعی واگذار شوند.
در ریگی ۲۴ مسیر عملیات کنترل‌شده است:
درخواست مدیر
درک درخواست
دریافت اطلاعات واقعی
کنترل دسترسی
آماده‌سازی پیشنهاد
تأیید مدیر
اجرای عملیات
ثبت تاریخچه
این طراحی باعث میشود هوش مصنوعی سرعت کار را بالا ببرد، ولی کنترل نهایی همچنان در اختیار افراد مجاز شرکت باشد.
اگر شش ماه بعد بپرسید «چه کسی این تغییر را انجام داد؟»
این سؤال بسیار مهم است.
در سیستم‌های ساده فقط وضعیت فعلی وجود دارد.
ممکن است امروز ببینید گئورگی در دپارتمان فروش است، اما ندانید:
قبلاً کجا بوده؟
چه زمانی منتقل شده؟
چه کسی تغییر را انجام داده؟
اطلاعات قبل چه بوده؟
بعد از تغییر چه شده؟
سیستم حرفه‌ای باید تاریخچه داشته باشد.
ریگی ۲۴ برای عملیات مهم میتواند وضعیت قبل و بعد، کاربر اجراکننده و زمان عملیات را ثبت کند.
این قابلیت برای کنترل مدیریتی بسیار ارزشمند است.
امنیت؛ هوش مصنوعی نباید دسترسی‌ها را دور بزند
فرض کنید مدیر یک دپارتمان فقط اجازه مشاهده کارکنان همان دپارتمان را دارد.
نباید بتواند با نوشتن یک سؤال در دستیار هوش مصنوعی اطلاعات دپارتمان دیگری را دریافت کند.
بنابراین دستیار هوش مصنوعی باید همان قوانین دسترسی سیستم را رعایت کند.
در ریگی ۲۴ مواردی مانند نقش کاربر، سطح دسترسی و محدوده دپارتمان در نظر گرفته می‌شوند.
همچنین اطلاعات شرکت‌های مختلف از یکدیگر جدا هستند.
این موضوع برای سیستم سازمانی حیاتی است.
چه شرکت‌هایی بیشترین استفاده را از این سیستم می‌برند؟
اگر شرکت شما یکی یا چند مورد از شرایط زیر را دارد، استفاده از یک هسته HR مرکزی اهمیت بیشتری پیدا میکند:
تعداد کارکنان در حال افزایش است.
چند دپارتمان دارید.
چند مدیر یا مسئول منابع انسانی دارید.
کارکنان برنامه‌های کاری متفاوت دارند.
با تأخیر یا اضافهکاری زیاد سروکار دارید.
مرخصی‌ها به‌صورت دستی مدیریت می‌شوند.
اطلاعات حقوق از چند منبع جمع‌آوری میشود.
چند شعبه دارید.
مدیر نمی‌تواند سریع وضعیت واقعی کارکنان را ببیند.
اطلاعات در فایل‌ها و پیام‌رسان‌های مختلف پخش شده‌اند.
اختلاف بر سر حضور، مرخصی یا اضافهکاری وجود دارد.
شرکت قصد رشد دارد و روش فعلی دیگر قابل ادامه نیست.
آیا شرکت کوچک هم به سیستم HR نیاز دارد؟
بله؛ اما سطح نیاز متفاوت است.
اگر شرکت فقط چند کارمند دارد و ساختار آن بسیار ساده است، ممکن است بسیاری از مشکلات هنوز محسوس نباشند.
اما زمانی که شرکت شروع به رشد میکند، مشکلات بسیار سریع ظاهر می‌شوند.
به همین دلیل بهتر است سیستم قبل از رسیدن سازمان به مرحله بی‌نظمی ایجاد شود.
سیستم HR خوب فقط برای حل مشکل امروز نیست.
باید برای رشد فردای شرکت نیز آماده باشد.
چرا اکسل جای سیستم HR را نمی‌گیرد؟
اکسل ابزار بسیار خوبی است.
اما برای مدیریت عملیات زنده منابع انسانی ساخته نشده است.
یک فایل نمی‌تواند به‌تنهایی:
ورود دستگاه را دریافت کند.
سطوح دسترسی پیچیده داشته باشد.
درخواست مرخصی را به جریان تأیید تبدیل کند.
تاریخچه عملیات را نگهداری کند.
شیفت را به تأخیر مرتبط کند.
اضافهکاری تأییدشده را از زمان اضافه تفکیک کند.
و دستیار هوش مصنوعی عملیاتی ارائه دهد.
فایل میتواند بخشی از گزارش باشد.
اما نباید هسته منابع انسانی شرکت باشد.
فرآیند راه‌اندازی ریگی ۲۴ چگونه است؟
راه‌اندازی سیستم باید بر اساس واقعیت همان شرکت انجام شود.
به همین دلیل فرآیند کار با نیازسنجی شروع میشود.
مرحله اول؛ نیازسنجی
تعداد کارکنان بررسی میشود.
تعداد شعب مشخص میشود.
نیاز به دستگاهها بررسی میشود.
قوانین حضور و غیاب مشخص می‌شوند.
شرایط مرخصی، شیفت و اضافهکاری بررسی می‌شوند.
مرحله دوم؛ دمو با سناریوی واقعی
به‌جای نمایش چند صفحه بدون ارتباط، بهتر است سیستم با مثال‌هایی نزدیک به شرایط واقعی سازمان نمایش داده شود.
مرحله سوم؛ پیکربندی
دپارتمان‌ها
سمت‌ها
گروه‌های کاری
دستگاهها
و دسترسی کاربران
براساس ساختار شرکت تنظیم می‌شوند.
مرحله چهارم؛ آموزش و شروع کار
مدیران و مسئولان منابع انسانی آموزش می‌بینند.
سیستم برای چند روز در شرایط واقعی تست میشود.
و تنظیمات لازم اصلاح می‌شوند.
مرحله پنجم؛ گسترش قابلیت‌ها
گزارش‌های بیشتر، حقوق و دستیار هوش مصنوعی می‌توانند براساس نیاز عملیاتی شرکت مورد استفاده قرار گیرند.
قیمت ریگی ۲۴ اچ‌آر منیجر چقدر است؟
یکی از مهم‌ترین موضوعات هنگام انتخاب سیستم، شفافیت قیمت است.
قیمت نهایی بسته به تعداد کارکنان، تعداد شعب، تجهیزات و قابلیت‌های موردنیاز تعیین میشود.
اما برای اینکه مشتری قبل از تماس دید مناسبی داشته باشد، ساختار قیمت نمونه به شکل زیر است:
| مورد | قیمت نمونه |
| نرمافزار منابع انسانی برای حدود ۱۰ تا ۵۰ کارمند | ماهانه ۲۶۰ تا ۳۰۰ لاری |
| دستگاه آنلاین کارتخوان | ۱۲۰۰ لاری |
| نصب و راه‌اندازی اولیه | ۳۰۰ لاری |
| کارت برای هر کارمند، در صورت نیاز | حدود ۵ لاری |
| آموزش اولیه | رایگان |
| پشتیبانی آنلاین اولیه | رایگان |
مبلغ ماهانه نرمافزار بر اساس تعداد کارکنان و نیاز سازمان در محدوده نمونه فوق تعیین میشود.
برای شرکت‌هایی که چند شعبه، تجهیزات بیشتر یا نیازهای متفاوت دارند، پیشنهاد اختصاصی ارائه میشود.
اگر در یک شعبه اینترنت پایدار وجود نداشته باشد، سناریوی آفلاین نیز قابل بررسی است.
قبل از مقایسه قیمت، این سؤال را بپرسید
هنگام مقایسه دو سیستم فقط سؤال نکنید:
«کدام ارزان‌تر است؟»
سؤال بهتر این است:
دقیقاً چه چیزی دریافت می‌کنم؟
ممکن است یک دستگاه ساده حضور و غیاب ارزان‌تر باشد.
اما آیا اطلاعات را با ساختار سازمانی مرتبط میکند؟
آیا مرخصی دارد؟
آیا برنامه کاری دارد؟
آیا اضافهکاری را کنترل میکند؟
آیا تاریخچه تغییرات دارد؟
آیا حقوق به داده HR مرتبط است؟
آیا مدیر میتواند گزارش واقعی بگیرد؟
آیا سطح دسترسی دپارتمان‌ها رعایت میشود؟
آیا دستیار هوش مصنوعی دارد؟
بنابراین مقایسه درست باید بر اساس کل فرآیند مدیریتی باشد، نه فقط قیمت یک دستگاه یا یک اشتراک.
هزینه بی‌نظمی چقدر است؟
فرض کنید یک شرکت ۴۰ کارمند دارد.
اگر فقط روزانه چند دقیقه از زمان مدیر منابع انسانی صرف پیدا کردن اطلاعات، تماس با مدیران، اصلاح فایل‌ها و تطبیق ساعت‌ها شود، این زمان در طول ماه قابل توجه خواهد بود.
اگر اضافهکاری اشتباه پرداخت شود، هزینه ایجاد میکند.
اگر کم‌کاری دیده نشود، هزینه ایجاد میکند.
اگر مرخصی اشتباه ثبت شود، اختلاف ایجاد میکند.
اگر تغییرات بدون تاریخچه باشند، زمان مدیریت صرف پیدا کردن علت میشود.
بنابراین هزینه سیستم HR را نباید فقط با عدد اشتراک مقایسه کرد.
باید آن را با هزینه بی‌نظمی مقایسه کرد.
مدیر چه چیزی به دست می‌آورد؟
هدف نهایی سیستم این نیست که مدیر تعداد بیشتری صفحه ببیند.
هدف این است که مدیر کنترل بیشتری داشته باشد.
مدیر باید بتواند سریع بفهمد:
امروز چه کسانی حضور دارند.
چه کسانی غایب هستند.
چه کسانی دیر آمده‌اند.
چه کسانی کمتر از برنامه کار کرده‌اند.
چه مرخصی‌هایی ثبت شده‌اند.
چه اضافه‌کاری‌هایی وجود دارند.
چه تغییراتی در اطلاعات پرسنلی رخ داده.
و چه کسی مسئول هر تغییر بوده است.
این همان چیزی است که سیستم را به یک ابزار مدیریتی تبدیل میکند.
واحد منابع انسانی چه چیزی به دست می‌آورد؟
کاهش کارهای تکراری.
کاهش فایل‌های پراکنده.
کاهش پیگیری دستی.
فرآیند روشن‌تر برای مرخصی.
مدیریت بهتر شیفت.
تاریخچه تغییرات.
گزارش‌های آماده‌تر.
و دسترسی سریع‌تر به اطلاعات.
در نتیجه مسئول منابع انسانی میتواند زمان بیشتری صرف مدیریت واقعی کارکنان کند و زمان کمتری صرف جست‌وجو و اصلاح اطلاعات کند.
حسابداری چه چیزی به دست می‌آورد؟
داده منظم‌تر برای حقوق.
تفکیک بهتر اضافهکاری تأییدشده.
اطلاعات قابل بررسی درباره زمان کاری.
مرخصی‌های ثبتشده.
و امکان بررسی محاسبات قبل از نهایی‌سازی.
چرا ریگی ۲۴ را انتخاب کنیم؟
اگر فقط به یک دستگاه برای ثبت ساعت نیاز دارید، ممکن است گزینه‌های ساده زیادی در بازار پیدا کنید.
اما اگر به‌دنبال سیستمی هستید که بتواند همراه با شرکت رشد کند، موضوع متفاوت است.
ریگی ۲۴ بر پایه یک هسته یکپارچه طراحی شده است.
یعنی حضور و غیاب یک جزیره جداگانه نیست.
مرخصی جدا نیست.
ساختار سازمانی جدا نیست.
اضافهکاری جدا نیست.
حقوق جدا نیست.
گزارش جدا نیست.
هوش مصنوعی نیز یک ابزار تزئینی روی سیستم نیست.
هدف این است که همه این بخش‌ها به داده واقعی همان سازمان متصل باشند.
شاید مهم‌ترین مزیت، چیزی باشد که در آینده بیشتر ارزش پیدا میکند
ممکن است امروز فقط ۲۰ کارمند داشته باشید.
شش ماه بعد ۳۵ نفر شوید.
سال بعد شعبه دوم باز کنید.
بعد مدیر دپارتمان تعریف کنید.
سپس بخواهید حقوق را به سیستم متصل کنید.
و بعد نیاز داشته باشید مدیر بتواند با زبان طبیعی سؤال بپرسد.
اگر سیستم از ابتدا هسته مناسبی داشته باشد، رشد شرکت الزاماً به معنی تعویض کامل نرمافزار نیست.
این مسئله هنگام انتخاب سیستم بسیار مهم است.
قبل از خرید چه کاری انجام دهیم؟
بهترین روش این نیست که فقط بروشور بخوانید.
یک جلسه دمو درخواست کنید.
سناریوی واقعی شرکت خودتان را مطرح کنید.
برای مثال بگویید:
«ما ۴۵ کارمند و دو شعبه داریم.»
«سه نوع شیفت داریم.»
«اضافهکاری باید با تأیید مدیر باشد.»
«مرخصی با حقوق و بدون حقوق داریم.»
«مدیر هر دپارتمان فقط باید کارکنان خودش را ببیند.»
«می‌خواهیم گزارش ماهانه بگیریم.»
سپس ببینید سیستم چگونه این سناریو را مدیریت میکند.
چه اطلاعاتی برای دریافت پیشنهاد قیمت لازم است؟
برای اینکه قیمت واقعی شرکت شما مشخص شود، معمولاً چند اطلاعات کافی است:
تعداد کارکنان
تعداد شعب
تعداد دستگاه‌های موردنیاز
وضعیت اینترنت شعب
نوع سیستم حضور و غیاب موردنیاز
قوانین شیفت
نوع مرخصی‌ها
نیاز به حقوق و دستمزد
و سطح استفاده موردنظر از هوش مصنوعی
بعد از این مرحله میتوان پیشنهاد دقیق‌تری ارائه کرد.
جمع‌بندی؛ سیستم HR هزینه نیست، زیرساخت مدیریت است
بزرگ‌ترین اشتباه هنگام انتخاب نرمافزار منابع انسانی این است که آن را فقط یک «برنامه حضور و غیاب» ببینیم.
در شرکت‌های حرفه‌ای، نیروی انسانی یکی از بزرگ‌ترین منابع و یکی از بزرگ‌ترین هزینه‌های سازمان است.
زمان کارکنان هزینه است.
اضافهکاری هزینه است.
بی‌نظمی هزینه است.
خطای حقوق هزینه است.
تصمیم دیرهنگام هزینه است.
و مدیری که تصویر واقعی از سازمان ندارد، مجبور است بر اساس اطلاعات ناقص تصمیم بگیرد.
یک سیستم منابع انسانی مناسب میتواند این وضعیت را تغییر دهد.
ریگی ۲۴ اچ‌آر منیجر با هدف ایجاد یک هسته مرکزی برای کارکنان، ساختار سازمانی، زمان کاری، مرخصی، اضافهکاری، حقوق، گزارش و هوش مصنوعی طراحی شده است.
هدف نهایی بسیار ساده است:
مدیر باید بداند در سازمانش چه اتفاقی در حال رخ دادن است.
نه با حدس.
نه با فایل‌های پراکنده.
نه با تماس با چند نفر.
بلکه با داده‌ای که در یک سیستم مرکزی ثبت، کنترل و قابل بررسی است.
اگر در حال بررسی سیستم HR برای شرکت خود هستید، پیشنهاد می‌کنیم قبل از تصمیم نهایی یک دموی عملی براساس شرایط واقعی سازمان خودتان ببینید.
تعداد کارکنان، تعداد شعب و قوانین کاری خود را اعلام کنید.
سناریوی واقعی شرکتتان را مطرح کنید.
و سیستم را دقیقاً با همان شرایط امتحان کنید.
انتخاب یک سیستم منابع انسانی فقط انتخاب یک نرمافزار نیست؛ انتخاب زیرساختی است که قرار است نظم نیروی انسانی شرکت شما روی آن ساخته شود.
قیمت‌های نمونه در یک نگاه
نرمافزار منابع انسانی:
ماهانه ۲۶۰ تا ۳۰۰ لاری
برای حدود ۱۰ تا ۵۰ کارمند، بسته به تعداد کارکنان و نیاز شرکت.
دستگاه آنلاین کارتخوان:
۱۲۰۰ لاری
نصب و راه‌اندازی اولیه:
۳۰۰ لاری
کارت هر کارمند در صورت نیاز:
حدود ۵ لاری
آموزش اولیه:
رایگان
پشتیبانی آنلاین اولیه:
رایگان
قیمت نهایی پس از بررسی تعداد کارکنان، شعب، تجهیزات و قابلیت‌های موردنیاز ارائه میشود.
پرسش‌های متداول قبل از خرید
آیا سیستم فقط برای حضور و غیاب است؟
خیر. حضور و غیاب فقط یکی از بخش‌های سیستم است. ساختار کارکنان، دپارتمان، سمت، شیفت، مرخصی، اضافهکاری، حقوق، گزارش‌ها، تاریخچه تغییرات، سطوح دسترسی و دستیار هوش مصنوعی نیز بخشی از راهکار منابع انسانی هستند.
آیا میتوان چند دپارتمان را مدیریت کرد؟
بله. ساختار سازمانی و دپارتمان‌ها بخشی از سیستم هستند.
آیا مدیر دپارتمان میتواند فقط کارکنان خودش را ببیند؟
سیستم دارای سطوح دسترسی و محدوده دپارتمان است و دسترسی‌ها می‌توانند براساس نقش کاربر کنترل شوند.
آیا اضافهکاری به‌صورت خودکار پرداخت میشود؟
ثبت زمان اضافه الزاماً به معنی اضافهکاری قابل پرداخت نیست. تأیید مدیریتی میتواند تعیین کند چه مقدار از زمان اضافه قابل قبول باشد.
آیا مرخصی بدون حقوق وجود دارد؟
بله. مرخصی بدون حقوق میتواند به‌صورت مستقل از مرخصی با حقوق مدیریت شود.
آیا حضور و غیاب از دستگاه دریافت میشود؟
بله. در سناریوی آنلاین، دستگاه میتواند برای ثبت ورود و خروج و انتقال اطلاعات مورد استفاده قرار گیرد.
اگر اینترنت یک شعبه مناسب نباشد چه میشود؟
سناریوی آفلاین نیز قابل بررسی است و پیشنهاد نهایی براساس شرایط همان شعبه ارائه میشود.
آیا هوش مصنوعی اطلاعات شرکت را حدس می‌زند؟
برای اطلاعات واقعی سازمان، دستیار باید از داده‌های سیستم استفاده کند و اطلاعات پرسنلی یا عملیاتی را از خودش نسازد.
آیا هوش مصنوعی میتواند تغییر ایجاد کند؟
در عملیات پشتیبانی‌شده، دستیار میتواند عملیات را آماده کند. تغییرات حساس نیازمند کنترل دسترسی و تأیید کاربر مجاز هستند.
آیا تغییرات قابل پیگیری هستند؟
سیستم برای عملیات مهم میتواند تاریخچه تغییر، زمان، اجراکننده و وضعیت قبل و بعد را نگهداری کند.
قیمت دقیق شرکت ما چقدر میشود؟
این موضوع به تعداد کارکنان، شعب، تجهیزات و قابلیت‌های موردنیاز بستگی دارد. قیمت نمونه نرمافزار برای حدود ۱۰ تا ۵۰ کارمند ماهانه بین ۲۶۰ تا ۳۰۰ لاری است و پیشنهاد نهایی پس از نیازسنجی ارائه میشود.
سوالات متداول
آیا Rigi24 فقط دستگاه حضور و غیاب است؟
خیر. دستگاه فقط رویداد ورود و خروج را ثبت میکند؛ نرمافزار Rigi24 HR Manager ساختار سازمانی، شیفت، مرخصی، اضافهکاری، گزارش، Payroll، سطوح دسترسی، تاریخچه و AI را مدیریت میکند.
قیمت نرمافزار چقدر است؟
برای حدود ۱۰ تا ۵۰ کارمند، قیمت نمونه نرمافزار ماهانه ۲۶۰ تا ۳۰۰ لاری است. قیمت نهایی به تعداد کارکنان، شعب، تجهیزات و امکانات موردنیاز بستگی دارد.
قیمت دستگاه آنلاین چقدر است؟
دستگاه آنلاین کارتخوان ۱۲۰۰ لاری است و نصب اولیه ۳۰۰ لاری محاسبه میشود. کارت هر کارمند در صورت نیاز حدود ۵ لاری است.
آموزش و پشتیبانی اولیه هزینه دارد؟
آموزش اولیه و پشتیبانی آنلاین اولیه رایگان است.
آیا اضافهکاری خودکار پرداخت میشود؟
خیر. زمان اضافه ثبتشده با اضافهکاری قابل پرداخت یکی نیست و مدیر میتواند همه، بخشی یا هیچکدام از آن را تأیید کند.
آیا مرخصی با حقوق و بدون حقوق جداست؟
بله. مرخصی با حقوق میتواند به موجودی مرخصی متصل باشد و مرخصی بدون حقوق مستقل مدیریت شود.
آیا چند شعبه پشتیبانی میشود؟
بله. برای شعبههای مختلف میتوان سناریوی آنلاین یا آفلاین، دستگاه، Location و گزارش جداگانه بررسی کرد.
آیا AI اطلاعات شرکت را حدس می‌زند؟
خیر. برای اطلاعات واقعی سازمان، AI باید از داده سیستم استفاده کند و سطح دسترسی کاربر را رعایت کند.
برای دریافت پیشنهاد دقیق چه اطلاعاتی لازم است؟
تعداد کارکنان، تعداد شعب، وضعیت اینترنت، تعداد دستگاهها، نوع شیفت، مرخصی، Payroll و سطح استفاده از AI.
بهترین قدم بعدی چیست؟
درخواست دمو با سناریوی واقعی شرکت؛ مثلاً تعداد کارکنان، شعب، شیفت‌ها و قوانین اضافهکاری را اعلام کنید تا سیستم با همان شرایط نمایش داده شود.
RIGI24 HR · SALES GUIDEقبل از خرید دستگاه حضور و غیاب، این راهنمای Rigi24 HR Manager را بخوانید
RIGI24 HR · LEAVEقوانین مرخصی در گرجستان در سال ۲۰۲۶؛ راهنمای کامل برای کارفرما و کارمند
RIGI24 HR · LABOUR LAWقوانین کار و اجازه کار خارجی‌ها در گرجستان در سال ۲۰۲۶؛ راهنمای به‌روز
RIGI24 HR · ANNEX №2فایل رسمی ثبت زمان کار در گرجستان چیست؟ راهنمای Annex №2 و خروجی خودکار Rigi24