Что такое управление персоналом и как Kadrebi вместе с Rigi24 помогает эффективнее управлять бизнесом?
Полное руководство по HR: возможности Kadrebi для учета рабочего времени, смен, отпусков, зарплаты, RFID, GPS и отчетов, а также связь с Rigi24.
Что такое управление человеческими ресурсами и как Kadrebi вместе с Rigi24 помогает более полно управлять бизнесом?
Для роста любой бизнес зависит от двух основных групп:
Клиенты и сотрудники.
У вас может быть лучшая система записи, много клиентов и качественные услуги, но если управление сотрудниками, посещаемость, смены, отпуска, переработки и эффективность персонала не организованы, значительная часть бизнеса по-прежнему управляется вручную.
С другой стороны, даже сильная HR-система без правильного управления клиентами и записями не даёт полной картины деятельности бизнеса.
Именно поэтому компания NetCity разработала два разных решения для двух важных направлений управления бизнесом:
Rigi24 — для управления клиентами, услугами и записями.
И Kadrebi — для управления сотрудниками и человеческими ресурсами.
Эти две системы не должны заменять друг друга. Каждая решает свою задачу, а вместе они способны цифровизировать значительную часть ежедневного управления бизнесом.
Управление человеческими ресурсами — это не только учёт времени прихода и ухода
Когда речь заходит об HR-системе, многие руководители в первую очередь думают об устройстве учёта посещаемости.
Например:
Во сколько сотрудник пришёл?
Во сколько ушёл?
На сколько минут опоздал?
Но управление человеческими ресурсами намного шире.
Хорошая HR-система должна уметь отвечать на такие вопросы:
- Кто сегодня находится на работе?
- Кто опоздал?
- Кто ушёл с рабочего места раньше времени?
- Кто работал сверхурочно?
- Какие сотрудники находятся в отпуске?
- Какая смена назначена каждому сотруднику?
- В каком статусе находится запрос на отпуск?
- Какими сотрудниками управляет руководитель каждого отдела?
- Какова посещаемость конкретного сотрудника за этот месяц?
- Как рассчитываются зарплата и рабочие часы?
- Сколько сотрудников работает в каждом филиале?
- Кто отметил присутствие через мобильное устройство, а кто — через терминал?
Чем больше сотрудников в компании, тем сложнее отвечать на эти вопросы вручную.
Почему управление персоналом влияет на прибыль бизнеса?
Заработная плата сотрудников обычно является одной из самых значительных статей расходов для многих компаний.
Даже небольшие расхождения в:
- Опозданиях
- Раннем уходе
- Сверхурочной работе
- Отсутствиях
- Отпусках
- Фактически отработанных часах
при умножении на количество сотрудников и месяцев в году могут превратиться в существенную сумму.
Но дело не только в расходах.
Более качественное управление человеческими ресурсами напрямую влияет на:
Организационную дисциплину, качество услуг, удовлетворённость клиентов, производительность сотрудников и управленческие решения.
Что такое Kadrebi?
Kadrebi — это система управления человеческими ресурсами и учёта рабочего времени, разработанная компанией NetCity для управления сотрудниками и HR-процессами.
Подробнее:
https://kadrebi.ge
Цель Kadrebi — объединить в одной централизованной системе разрозненные данные о сотрудниках, посещаемости, сменах, запросах, отчётах и связанных с HR расчётах.
Полные профили сотрудников
Для каждого сотрудника в системе может быть создан отдельный профиль.
В этом профиле можно управлять рабочей информацией сотрудника и его деятельностью, а уполномоченные руководители могут видеть соответствующую историю.
Вместо того чтобы информация о сотрудниках была разбросана по Excel-файлам, бумажным документам, мессенджерам и разным системам, появляется единая точка управления.
Управление посещаемостью
Одной из основных функций Kadrebi является управление временем прихода и ухода сотрудников.
Система может фиксировать время присутствия и предоставлять эту информацию руководителям в виде отчётов.
В зависимости от инфраструктуры организации присутствие может фиксироваться различными способами.
Терминалы посещаемости и RFID
В компаниях, где требуется физическая фиксация присутствия, Kadrebi может использоваться совместно с терминалами учёта рабочего времени и RFID.
Сотрудник отмечает присутствие с помощью карты, чипа или другого настроенного способа, а информация передаётся в систему.
В результате руководителю больше не нужно вручную проверять время прихода и ухода по журналам или отдельным файлам.
Учёт присутствия через мобильный телефон
Не каждому бизнесу нужен настенный терминал.
Для некоторых компаний мобильная отметка присутствия удобнее для выездных сотрудников, отдела продаж, технических специалистов или работников разных филиалов.
Kadrebi также предусматривает использование мобильных методов учёта присутствия.
Контроль GPS и IP
В случаях, когда компания хочет контролировать допустимое место или сеть для отметки присутствия, можно использовать такие механизмы, как:
- GPS
- IP
Например, можно установить правило, при котором мобильная отметка принимается только из определённого места или из разрешённой сети.
Управление несколькими сменами
Не все сотрудники работают по одинаковому графику.
В компании могут быть:
- Утренняя смена
- Вечерняя смена
- Ночная смена
- Сменный график
- Разные рабочие часы для разных подразделений
Kadrebi разработан для управления несколькими рабочими сменами, чтобы посещаемость каждого сотрудника анализировалась в соответствии с его реальным расписанием.
Опоздания сотрудников
Если сотрудник должен прийти в 09:00, но фиксирует присутствие в 09:17, система должна уметь обнаружить эту разницу.
Когда такие данные фиксируются структурированно, руководитель получает реальный отчёт по опозданиям вместо приблизительных оценок.
Ранний уход
Важно не только время прихода.
Если сотрудник покидает рабочее место до окончания рабочего дня, это также может быть отражено в отчётах.
Так фактически отработанное время можно анализировать намного точнее.
Сверхурочная работа
Во многих компаниях расчёт сверхурочных — одна из тех задач, где ручной подход часто приводит к ошибкам.
Kadrebi может сравнивать фактически отработанные часы с установленным графиком и предоставлять данные, необходимые для управления сверхурочной работой.
Управление Break и временем отдыха
В некоторых компаниях недостаточно знать только время первого входа и последнего выхода.
Продолжительность перерывов или временных выходов сотрудников тоже может иметь значение.
Управление Break помогает получить более точную картину фактического присутствия и активности сотрудников.
Отпуска
Отпуска — ещё один процесс, который во многих компаниях до сих пор управляется через звонки, сообщения или бумажные формы.
Kadrebi позволяет подавать и управлять запросами на отпуск.
В результате и сотрудник, и руководитель могут ясно видеть статус запроса.
Запросы и согласование
Сотрудник может отправить запрос в системе, а соответствующий руководитель — рассмотреть его.
Это касается не только отпусков и может стать основой для разных процессов согласования внутри организации.
В результате понятно:
Кто подал запрос?
Когда он был подан?
На какую тему?
Кто его рассмотрел?
И каким был итог?
Управление департаментами
В крупных компаниях один руководитель не может напрямую управлять всеми сотрудниками.
Kadrebi поддерживает структуру департаментов.
Например:
Продажи
Технический отдел
Финансы
Поддержка
Администрация
У каждого подразделения может быть собственный руководитель.
Панель руководителя департамента
Руководитель каждого подразделения может управлять сотрудниками своей команды в соответствии с назначенным уровнем доступа.
Таким образом, все HR-процессы не обязательно должны проходить только через главного руководителя компании.
Личный кабинет сотрудника
Одно из важных свойств современной HR-системы — сотрудник не должен быть только объектом учёта; он также должен иметь доступ к относящейся к нему информации.
Сотрудник может использовать личный кабинет для просмотра информации и выполнения разрешённых действий.
Это также снижает нагрузку на HR-подразделение.
Сверхурочные, опоздания и ранний уход в одном отчёте
Представьте компанию с 50 сотрудниками.
Вручную рассчитать все:
- Опоздания
- Ранние уходы
- Сверхурочные
- Отсутствия
в конце каждого месяца — непростая задача.
Если данные фиксируются в системе с самого начала, отчётность становится значительно быстрее и точнее.
Управленческие отчёты
Данные становятся ценными тогда, когда из них можно получить отчёт.
Kadrebi позволяет формировать различные отчёты на основе информации о сотрудниках и посещаемости.
Вместо просмотра сотен отдельных записей руководитель может получить нужный результат в готовом отчёте.
Экспорт в Excel и PDF
Для многих компаний Excel по-прежнему остаётся важной частью рабочего процесса.
Поэтому возможность выгружать отчёты в таких форматах, как:
Excel и PDF
очень полезна для бухгалтерии, руководства и архива.
Заработная плата
Одно из важных применений информации о посещаемости — использование её в процессе расчёта зарплаты.
Когда:
Рабочие часы
Отпуска
Опоздания
Сверхурочные
Отсутствия
зафиксированы в одной системе, появляется более точная база для расчёта заработной платы.
Kadrebi также предусматривает возможности, связанные с Payroll и расчётом зарплаты.
Налоги и пенсионные отчисления
В процессе расчёта зарплаты имеет значение не только сумма начисленной заработной платы.
Налоги и, где это применимо, пенсионные отчисления также являются частью финансовых расчётов по сотрудникам.
Хранение этих данных в единой системе может уменьшить количество ошибок, возникающих при ручной работе.
KPI и организационная дисциплина
Управление человеческими ресурсами — это не только количество часов присутствия.
В более развитых системах руководителю также может быть необходимо видеть показатели эффективности и дисциплинарные данные вместе с другой информацией о сотруднике.
Kadrebi также предусматривает структуру для развития и управления такими данными.
Уведомления
Представьте, что сотрудник опоздал.
Или его запрос был одобрен.
Или произошло другое событие, о котором нужно уведомить.
Система может использовать уведомления для ускорения коммуникации между сотрудниками и руководителями.
В зависимости от настроек уведомления могут отправляться через саму систему или SMS.
Управление несколькими филиалами
Многие компании работают не из одного офиса.
Например, у бизнеса могут быть филиалы в:
Тбилиси
Батуми
Кутаиси
или несколько точек в одном городе.
Kadrebi поддерживает структуру Multi-Branch, чтобы данные всех филиалов находились в одной системе, но при этом могли отдельно фильтроваться и анализироваться.
Разница между «фиксацией присутствия» и «управлением человеческими ресурсами»
Покупка терминала учёта времени не означает, что у вас есть HR-система.
Устройство может лишь сообщить:
Этот человек отметился в 08:58.
Но система управления человеческими ресурсами должна понимать:
Во сколько он должен был прийти?
Какая у него была смена?
Опоздал ли он?
Был ли он сегодня в отпуске?
Сколько он отработал?
Есть ли у него сверхурочные?
Как эти данные влияют на месячный отчёт?
Именно для этого управленческого уровня создан Kadrebi.
Как более качественное управление сотрудниками влияет на клиентов?
На первый взгляд HR и клиентская работа могут казаться отдельными темами.
Но на практике они тесно связаны.
Представьте салон красоты с большим количеством записей, но один специалист без предупреждения не вышел на работу.
Что происходит?
Клиент остаётся недоволен.
Или клиника имеет большое количество записей на один день, но график персонала не соответствует фактической загрузке.
И снова последствия ощущает клиент.
Поэтому управление сотрудниками в конечном итоге напрямую влияет на качество клиентского опыта.
Здесь встречаются Kadrebi и Rigi24
Rigi24 и Kadrebi — два разных продукта.
Rigi24 сосредоточен на клиентской стороне бизнеса:
- Клиенты
- CRM
- Услуги
- Записи
- Календарь
- Специалисты, оказывающие услуги
- Reminder
- Коммуникация с клиентами
- Публичный профиль бизнеса
- Статьи
- Reviews
- Привлечение клиентов
А Kadrebi сосредоточен на внутренней организации:
- Сотрудники
- Посещаемость
- Смены
- Отпуска
- Break
- Опоздания
- Ранний уход
- Сверхурочные
- Департаменты
- Руководители
- Зарплата
- Отчёты
- Терминалы посещаемости
- RFID
- GPS/IP
- Управление филиалами
Специалист в Rigi24 и сотрудник в Kadrebi — не одно и то же
Это важное различие.
Когда в Rigi24 создаётся специалист, основная задача — определить:
Кто может оказать конкретную услугу клиенту и в какое время?
Это концепция Appointment Resource.
Kadrebi отвечает за управление отношениями этого человека с организацией:
Когда он пришёл?
Какая у него смена?
Брал ли он отпуск?
Сколько работал сверхурочно?
Как рассчитывается его зарплата?
То есть Rigi24 не должен превращаться в HR-систему, а Kadrebi не должен заменять систему клиентских записей.
Пример: салон красоты
Представьте салон с 10 специалистами.
В Rigi24 руководитель указывает:
Nino оказывает услуги окрашивания волос.
Mariam оказывает услуги маникюра.
В какие часы каждая из них доступна для записи клиентов.
Клиент записывается, и запись появляется в календаре.
А в Kadrebi руководитель проверяет:
Во сколько Nino пришла сегодня?
Работала ли она по своей смене?
Сколько часов она отработала в этом месяце?
Сколько было сверхурочных?
Когда у неё отпуск?
Таким образом, один и тот же человек в двух системах рассматривается с двух разных точек зрения.
Пример: клиника
В Rigi24:
Пациент выбирает врача.
Видит свободное время.
Записывается.
Получает Reminder.
История записи попадает в CRM клиента.
В Kadrebi:
Руководство может контролировать посещаемость сотрудников, смены, отпуска, сверхурочную работу и HR-информацию организации.
То есть одна система управляет внешней стороной организации и клиентом, а другая — внутренней стороной организации и сотрудниками.
Нужен ли Kadrebi каждому бизнесу, который использует Rigi24?
Не обязательно.
Если человек работает один, ему, возможно, пока не нужна полноценная система управления персоналом.
Но когда у бизнеса появляются несколько сотрудников, особенно если он:
- Работает по сменам
- Имеет несколько филиалов
- Нуждается в учёте посещаемости
- Управляет отпусками и сверхурочными
- Рассчитывает зарплату сотрудников
использование серьёзной HR-системы становится значительно более ценным.
Почему мы не копируем Kadrebi внутрь Rigi24?
Потому что обе эти задачи сами по себе достаточно большие.
Добавление полного набора:
Payroll
Attendance
Tax
Leave
Shift
HR Reports
RFID Devices
в Rigi24 превратило бы систему записи в слишком тяжёлое и сложное приложение.
Лучше, когда каждый продукт идеально выполняет свою основную задачу и взаимодействует с другим там, где это действительно нужно.
Будущее: связь Rigi24 и Kadrebi
Здесь появляется очень интересная возможность.
Представьте бизнес, который использует обе системы.
В будущем можно связать операционные данные Rigi24 с HR-информацией Kadrebi.
Например:
Если специалист оформил отпуск в Kadrebi, система записи могла бы понимать, что этот человек недоступен.
Или руководитель мог бы сравнивать спрос клиентов в Rigi24 с планом персонала.
Например, он мог бы увидеть:
По субботам много записей, но сотрудников меньше, чем необходимо.
В этот момент речь уже идёт не просто о системе записи или системе посещаемости.
Это использование данных для более умного управления бизнесом.
Вы управляете клиентами — не забывайте о сотрудниках
Многие компании инвестируют в маркетинг и привлечение клиентов.
Это необходимо.
Но новый клиент приносит ценность только тогда, когда бизнес способен оказать ему хорошую услугу.
А качество услуги во многом зависит от:
- Сотрудников
- Дисциплины
- Планирования
- Посещаемости
- Численности и доступности персонала
Поэтому управление клиентами и управление человеческими ресурсами — две стороны одной задачи.
Rigi24 + Kadrebi
Эти два продукта можно очень просто описать так:
Rigi24
Управляйте клиентами и услугами.
Kadrebi
Управляйте сотрудниками и человеческими ресурсами.
Когда обе стороны управляются правильно, руководитель получает гораздо более полную картину бизнеса.
Для каких компаний подходит Kadrebi?
Практически любой организации с несколькими сотрудниками со временем может понадобиться HR-система.
Например:
- Салоны красоты
- Клиники
- Медицинские центры
- Сервисные компании
- Магазины
- Рестораны
- Заводы
- Офисы
- Школы
- Учебные центры
- Технические компании
- Сети с несколькими филиалами
- Государственные и частные организации
Способ использования и набор необходимых функций может отличаться в зависимости от организации.
Где узнать больше о Kadrebi?
Для получения дополнительной информации о системе управления человеческими ресурсами и посещаемостью Kadrebi посетите официальный сайт:
https://kadrebi.ge
Kadrebi — одно из программных решений NetCity для цифровизации управления сотрудниками и HR-процессов.
А если ваша основная задача — клиенты и записи?
Если вам в первую очередь нужны:
- Управление записями
- CRM клиентов
- Услуги
- Специалисты, доступные для записи
- Календарь
- Reminder
- Публичный профиль бизнеса
- Привлечение клиентов
- Онлайн-запись
то Rigi24 создан именно для этой части бизнеса.
Нет необходимости заставлять одну систему делать всё.
Для клиентов и записей: Rigi24
Для сотрудников и человеческих ресурсов: Kadrebi
Итог
Цифровизация бизнеса — это не просто сайт или онлайн-запись.
За каждой успешной услугой стоит команда.
Если клиенты управляются через систему, а сотрудники по-прежнему через бумагу, Excel и разрозненные сообщения, пройдена только половина пути цифровизации.
Kadrebi создан для упорядочивания HR-стороны бизнеса.
Rigi24 — для упорядочивания и развития клиентской и сервисной стороны.
Вместе эти два продукта могут следовать простой логике:
Лучше управляйте клиентами, лучше управляйте сотрудниками и давайте руководителю более точные данные для принятия решений.
Rigi24 — Book. Manage. Grow.
Kadrebi — более умное управление человеческими ресурсами
Связанные статьи Rigi24 Academy
- Что такое CRM и зачем он нужен даже малому бизнесу в Грузии?
- Как создать профиль бизнеса в Rigi24, который привлекает больше клиентов?
- Запись из Instagram, WhatsApp, по телефону или с сайта: как управлять всеми запросами клиентов в одной системе?
